Kom igång med Fortnox efter konvertering

Syftet med checklistan är att kontrollera så de konverterade filerna har lästs in korrekt och att ingen information saknas. Konverteringen får endast över information som är bokfört samt data som är kopplat till bokförda dokument, det innebär att man behöver komplettera med information samt inställningar i sitt nya abonnemang för att kunna starta upp med det löpande arbetet och bokföringen.

Det första du behöver göra är att skapa upp användare och tilldela licenser samt behörigheter till den/de användare som ska ha tillgång till programmet. För att göra detta måste du vara systemadministratör .
Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan på Administrera användare‍‍ .

Här kan du skapa upp alla användare som ska ha tillgång till programmet och lägga till programlicenser samt produkter. Ni behöver tilldela licenser och ge rätt behörigheter till dem/den användaren för att användaren ska ha tillgång till ert Fortnox och kunna arbeta med programmet utifrån era behov.
Läs mer här: Behörigheter i Fortnox Fakturering

Kontrollera att alla era räkenskapsår ligger upplagda med korrekt datum och bokföringsmetod. Klicka på räkenskapsåret (årtalet) bredvid Support-knappen uppe till höger i programmet och sedan på fliken Skapa nytt / Redigera / Ta bort år.
Läs mer här: Ändra räkenskapsår

När man har konverterat från ett annat system så kan man ha använt andra bokföringskonton än dem som finns i baskontoplanen i Fortnox. Vissa konton kan då sakna en momskod på sig som behöver kompletteras så att inga momsavvikelser uppstår i er bokföring.

Läs mer om skatter och moms i vår företagsguide.

Skatteverket skriver utförligt om vad som gäller för de olika momstyperna här: Moms - Skatteverket

Innan ni börjar bokföra behöver ni kontrollera alla era konton i kontoplanen som ni ska använda er av så de har korrekt momskod. För att kontrollera och lägga in en momskod på ett konto går man in under Register uppe till höger i programmet, sedan klickar på fliken Kontoplan. Du kan söka efter ett kontonummer eller benämning på kontot i sökrutan eller bläddra i kontoplanen för att se om något konto saknar momskod. För att lägga till eller ändra momskod behöver du klicka in på kontot och öppna upp fliken Ytterligare uppgifter, där har du kolumnen Momskod (momsruta) som du kan klicka på för att öppna upp rull-listan med tillgängliga momskoder för olika momssatser och momstyper.
Läs mer här: Kontoplan

Är det ett försäljningskonto som du uppdaterar med en momskod så behöver du kontrollera att det finns ett tillhörande konto för utgående moms med motsvarande utgående momskod för det kontot. Du kontrollerar först momskoderna inne i kontoplanen för att sedan komplettera med inställningar för förvalda konton kopplade till försäljningen och utgående moms.
Läs mer här: Förvalda konton

Du kan aktivera vår förenklade momshantering vilket innebär att du kan använda dig av fler än två stycken förvalda konton för din försäljning.
Läs mer om detta här: Förenklad momshantering‍

På Register uppe till höger i programmet hittar ni olika register, bl.a. kundregister, leverantörsregister och transaktionskonton etc.

Här behöver ni kolla så era register är inlästa och med korrekt information, se över så att ni inte saknas någon information på exempelvis en kund eller artikel som är viktig.
Läs mer här: Register

För att aktivera och börja använda funktionerna för kundfakturering och leverantörsfakturor behöver man gå igenom en aktiveringsguide för respektive programdel där ni fyller i era företagsuppgifter samt en kort kundkännedom om er verksamhet.

Ni kommer till aktiveringsguiden genom att klicka på Meny uppe till vänster i programmet och klicka in på respektive programdel, dvs. klicka på fliken Fakturering för att gå igenom aktiveringsguiden så ni kan skapa era fakturor.

Gå in på respektive vy för kund-/leverantörsfakturor och kolla så fakturorna som ska vara slutbetalda ligger som slutbetalda. Kolla så fakturorna som är obetalda ligger som obetalda, osv.

Upptäcker ni att en/flera fakturor har fel status, dvs. att bokföringen kopplat till fakturan saknas eller inte stämmer gentemot filen ni tog ut från ert tidigare program så kan ni kontakta vår support som hjälper er med att korrigera detta.

Läs mer här: Leverantörsfaktura - lista
Läs mer här: Kundfaktura - lista

När man flyttar över från ett annat bokföringssystem får man inte alltid med Fortnox grundinställningar för verifikationsserier. Här behöver man gå in och kontrollera/skapa upp serier så det finns en kopplad serie för varje programdel som man ska använda sig av.
Läs mer här: Verifikationsserier

Ingående balanser i kontoplanen uppdateras endast mellan räkenskapsåren i samband med att ett nytt räkenskapsår skapas i Fortnox. Är det nya räkenskapsåret redan skapat behöver du se till att uppdatera dessa på egen hand..

Kontrollera så föregående års utgående balanser stämmer överens med nuvarande års ingående balanser. Detta kan ni kontrollera genom att ta ut en balansrapport eller genom att gå in på register uppe till höger och kontoplan.

I länken nedan beskriver vi hur du gör detta mellan räkenskapsår men även hur du lägger in nya ingående balanser manuellt på dina balanskonton.
Läs mer här: Överföring av ingående balanser

Klicka på företagsnamnet uppe till höger i programmet och sedan Mitt abonnemang, här klickar du på fliken Företagsuppgifter ute till vänster.

Företagsuppgifterna är det som visas på bl.a. era kundfakturor, momsredovisningen och i e-faktura kopplingar. Kontrollera så att adressen och kontaktinformationen stämmer, du kan även här lägga till eran företagslogga som ska synas på bl.a. era kundfakturor. Klicka sedan på knappen Ändra skatteuppgifter för att fylla i era moms- och skatteuppgifter.
Läs mer här: Företagsuppgifter

Under Register - Transaktionskonton samlas finansiella konton, exempelvis dina bankkonton och ditt konto hos Skatteverket. Lägg upp informationen för alla bankkonton ni använder er av, har ni flera konton kan ni välja vilket förvalt bankkonto ni önskar för olika funktioner i Fortnox.
Läs mer här: Lägg till bankkonto

Du kan även här starta upp en koppling till er bank för att kunna läsa in återrapporteringsfiler varje dag automatiskt, kunna betala fakturor och enklare få en löpande avstämning samt statistik i realtid.
Läs mer här: Koppla Fortnox till din bank

Du har möjlighet att lägga upp och sätta igång en helt kostnadsfri koppling till skatteverket för att få in återrapporteringsfiler för alla transaktioner ni gör till och från skattekontot per automatik.
Läs mer här: Koppla ihop Skatteverket med Fortnox

Förbered inställningar för att kunna göra momsredovisningen snabbt och smidigt i Fortnox.
Läs mer här: Inställningar momsperiod
Läs mer här: Momsredovisning

Redigera och bestäm hur era mejlutskick av kundfakturor ser ut.
Läs mer här: E-postdokument

Kontrollera så inget saknas i bokföringen så att alla händelser under er konverteringsperiod är bokförda. Kontrollera så ni inte har råkat dubbel-bokföra något under konverteringen/ert byte till Fortnox.
Läs mer här: Inställningar för kontoavstämning
Läs mer här: Stäm av konto