Inställningar - Verifikationsserier

Klicka på kugghjulet uppe i till höger i programmet och välj Bokföring och sedan Verifikationsserier. Här finns redan förslag på olika verifikationsserier som du kan använda. 

Till höger i vyn väljer du vilka serier du vill att verifikationerna ska hamna i när du skapar fakturor, bokför betalningar, momsrapporter och så vidare. 

För att lägga upp en ny serie fyller du i en Kod och en Benämning. Bockar du i rutan för Manuell kontering innebär det att du kan välja den serien när du skapar en manuell verifikation under fliken Bokföring.

Observera att inställningarna för verifikationsserie är knutna till respektive räkenskapsår. Du kan alltså ha olika inställningar för verifikationsserierna beroende på vilket år du är i. Du ser vilket räkenskapsår du just nu är inne i, längst upp i högra hörnet. 

Fördel när du behöver ta bort en felaktig verifikation

Förutom tydligheten som det innebär att använda sig av olika verifikationsserier så underlättar det även om du skulle behöva ta bort en felaktig verifikation. Du kan nämligen alltid ta bort den sista verifikationen i varje serie. Om du hade samlat alla verifikationer i samma serie skulle det snabbt fyllas på och för att kunna radera den felaktiga verifikationen skulle du behöva ta bort många fler verifikationer än vad du behöver om du delar upp din bokföring i flera verifikationsserier. 

I Fortnox Bokföring kan du skapa och ha en separat verifikationsserie som din bokslutsserie. För att kopplingen mot Fortnox Bokslut & Skatt ska ske korrekt så behöver du lägga in serie I som förvald serie för bokslut, då det är den verifikationsserie som Bokslut & Skatt väljer när det bokför.

Anledningen till att du har denna möjlighet står att finna i Bokföringsnämndens rekommendationer:

"5 kap. 3 § BFL I samband med att den löpande bokföringen avslutas skall sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras."

Den verifikationsserien som man har valt in i alternativet Bokslut (ej låsbar serie) i inställningarna är undantagen från Låsning av period för att möjliggöra bokslutstransaktioner. I och med denna utökade funktion på verifikationsserier kan man låsa perioder tidigare, utan att behöva vänta in bokslutstransaktioner. Detta då denna funktion undantar din bokslutsserie från manuell och automatisk Låsning av period. 

För att välja in din specifika verifikationsserie som din bokslutsserie går du till inställningarna, längst upp till höger i programmet - Bokföring - Verifikationsserier

Här skapar du en ny bokslutsserie eller väljer ut en befintlig verifikationsserie för ändamålet. När serien skall användas behöver du tillgängliggöra den för manuell kontering så kommer den med i verifikationsserielistan när du skall skapa din bokslutsverifikation.

För att slutligen undanta serien från låsning av period väljs den in i fältet Bokslutsserie (Ej låsbar serie) längst ner på den högra sidan av inställningarna för verifikationsserie.

För att underlätta den dagliga verifikationsregistrering och säkerställa periodlåsning kan du alltså välja att antingen bocka i markeringen för manuell kontering eller välja in din bokslutsserie endast i samband med att du ska göra dina bokslutstransaktioner för att därefter plocka bort funktionen igen.