Leverantörsfaktura - Lista

Fakturorna har olika färg beroende på vilken status de har. Du kan välja att sortera listan för att se historik och visa alla obetalda, alla obetalda förfallna, alla ej bokförda, alla slutbetalda, alla under betalning, samt alla makulerade fakturor.

Filtret Under betalning samlar alla fakturor som har skickats för betalning till banken men där en återrapportering om denna betalning ännu inte har mottagits och bokförts. Beroende på om du har en automatisk koppling eller en manuell koppling till er bank så kommer fakturan att ligga kvar under filtret Under betalning tills att ni antingen manuellt läser in återrapporteringsfilen där betalningen ligger eller att banken skickar filen per automatik till programmet och bokför betalningen.

Det finns också ett speciellt filter som heter Att hantera. Detta filter samlar alla fakturor som kräver någon form av hantering och ger ett översiktligt filter för att se till att alla fakturor blir slutbetalda eller makulerade.

Under Behandla betalfil hittar du en lista över alla de fakturor som är skickade för betalning till din bank men som ännu inte blivit återrapporterade och betalda. Här kan du även återställa betalningar som du inte vill ska betalas. Det görs genom att du markerar betalningen ute till vänster och klickar på Återställ.
Obs! När du återställer en betalning i Fortnox påverkas inte filen på banken. Om betaluppdraget finns hos banken måste det makuleras även där om betalningen inte ska genomföras. När betalningen återställts så kommer fakturan att ligga i listan som obetald.

Du har även möjlighet att göra en utökad sökning där du till exempel kan söka fram alla fakturor med en viss referensperson eller samtliga fakturor på ett visst kostnadsställe, fakturor som innehåller en specifik artikel eller specifikt konto. När du gjort en utökad sökning och bläddrar bland sökträffarna så kommer du till nästa faktura inom sökresultatet. För att ta bort en utökad sökning stänger du fältet genom att klicka på Stäng utökad sökning. Då kommer du tillbaka till fakturalistan där samtliga leverantörsfakturor visas. 

Vill du ändra sorteringsordningen på listan klickar du på någon av rubrikerna. Om du vill att listan ska sorteras på leverantörsnummer klickar du alltså på rubriken Leverantörsnr, klickar du en gång till kommer det högsta leverantörsnumret att hamna överst i listan. Du ändrar alltså från stigande till fallande ordning genom att klicka på rubrikerna.

I listan över dina leverantörsfakturor har du möjlighet att bocka i flera fakturor i bockrutan längst ut till vänster på fakturaraden och sedan massbearbeta fakturorna. På detta sätt kan du snabbt attestera eller bokföra många fakturor samtidigt. Nere i högra hörnet ser du vilka typer av massbearbetning du kan göra, t.ex. bokföra och skapa betalfil. 

Längst ut till höger på en faktura finns ett antal symboler. Symbolen med en gubbe visar vem det är som skapat fakturan och när den är skapad. Symbolen med ett rutnät visar att fakturan har periodiserats. Pratbubblan visar att det finns en kommentar kopplad till fakturan. De två arken längst ut till höger på raden innebär att man kopierar fakturan. 

Använder du dig av attestfunktionen finns även en symbol med ett utropstecken i en cirkel vilket innebär att fakturan ska betalattesteras (detta förutsätter att betalattest är aktiverat i inställningarna). Cirkeln med ett frågetecken innebär att fakturan är under utredning i ett attestflöde. Ett utropstecken i en triangel varnar för att fakturan har förfallit eller kommer att förfalla inom kort. En bock innebär att fakturan är betalattesterad (även detta förutsätter att betalattest är aktiverat i inställningarna). Pilsymbolen innebär att betalning av fakturan ska prioriteras.  

Om du har leverantörsfakturor i olika valutor kan du via länken längst ner till vänster enklare läsa och beräkna summan av leverantörsfakturor i olika valutor, för att ha koll på kommande betalningar. Det underlättar även översikten gällande historiska betalningar i olika valutor. Summeringen öppnar en pop-up med indelning av Summa SEK för de som är markerade i alla valutor och innehåller både summa och saldo.

Om du snabbt vill få fram total och saldo per leverantör, kan du via länken längst ner till vänster enklare läsa och beräkna summan per leverantör. Detta för att bland annat enklare kunna planera betalningar samt få en översikt över historiska betalningar. Summeringen öppnar en pop-up med indelning av Summa Total i SEK samt Summa Saldo i SEK för de leverantörsfakturor som är markerade i listan.