Skicka in bilder på leverantörsfakturor

Använd Fortnox App och ta bild på underlaget direkt i mobilen!

Gå in på App Store eller Google Play och ladda ned appen som heter “Fortnox”. 

Därefter kan du logga in med dina vanliga inloggningsuppgifter för att använda funktionen.

I Fortnox App finns möjligheten att ta en bild på det fysiska underlaget för att sedan skicka in det till bokföringen. Genom att klicka på Plustecknet längst ner till höger kan du välja om underlaget är en leverantörsfaktura eller ett kvitto.

1. Klicka på Plustecknet nere till höger.

   

2. Välj Skanna.
   

   

Fota underlaget.
Fotoläget kan se olika ut och fungera på olika sätt beroende på om du använder en iPhone eller en Android-telefon.

Anledningen till att det finns olika vyer beror på att vi använder oss av Android och IOS egna operativsystem, därför ser scanningen olika ut beroende på vilken telefon du använder.

1. Autoläge: Första gången du använder appen är autoläget aktiverat.
   Det innebär att underlaget automatiskt identifieras och fotas av utan att du behöver göra något.

   Manuellt läge: Om du hellre vill ta bilden manuellt kan du göra det:

   
   iPhone:
   Ändra läge genom att trycka på “Auto” längst upp till höger på skärmen, då ändras hanteringen till manuellt fotoläge.

   
   Android:
   Ändra läge längst ner i mitten på skärmen genom att trycka på "Manuellt", då ändras hanteringen till manuellt fotoläge.
   
   

2. Förhandsgranska och fota flera sidor: Fota enkelt flera sidor till en faktura och skicka in dem som ett gemensamt underlag. Hantera bilderna direkt i förhandsgranskningen:

   
   iPhone: 

   Fota sidorna en efter en. Bilderna sparas längst ner till vänster. Tryck på bilderna för att förhandsgranska. Där kan du beskära, ta bort eller ta om dem.

   
   Android: 

   Efter att du tagit den första bilden visas förhandsgranskningen automatiskt. Tryck på plustecknet (+) för att lägga till fler sidor. I förhandsgranskningen kan du beskära, ta bort eller ta om bilder.

När du är klar med att fota ditt underlag:

• Tryck på “Spara” (iPhone) eller “Klar” (Android) beroende på vilken vy du har.

• Du kommer då vidare till nästa steg, där du väljer vilken typ av underlag du har fotat.

• Om du vill kan du ändra namn på underlaget, gör du inte detta kommer underlaget automatiskt få filnamnet “Användarnamn_ÅÅÅÅ_MM_DD”

Om du väljer “Leverantörsfaktura” som typ av underlag hamnar underlaget automatiskt för hantering i systemet under Meny - Leverantörsfakturor i webben.

I Meny - Leverantörsfakturor i webben hittar du det inskickade underlaget på två ställen, beroende på dina inställningar:

• Om du använder automatisk fakturatolkning:

Gå till fliken Inkomna fakturor. Här skapar du leverantörsfakturan direkt från underlaget.

• Om du inte använder fakturatolkning:

Gå till vyn Skapa leverantörsfaktura, klicka på den orange landskapsikonen till höger och skapa fakturan manuellt.

Har du valt att det är ett kvitto skickats in hittar du underlaget via Meny - Bokföring. Klicka på knappen Skapa verifikation uppe till höger och sedan på den orangea landskaps-ikonen till höger.

Har du ett flertal pappersfakturor som du vill kunna koppla samman med dina leverantörsfakturor i Fortnox kan du på ett enkelt sätt scanna in dem till programmet. En del scanners har dokumentmatare vilket innebär att du kan lägga en bunt med fakturor i scannern som då läser in fakturorna en och en med automatik. Du behöver alltså inte själv scanna en faktura för att sedan byta till nästa och scanna in den.

Tänk på att du måste dela upp fakturorna så att det blir en fil per faktura. Det går att mejla in flera fakturor i samma mail men varje faktura behöver alltså vara uppdelad i en separat fil. För att du ska slippa att skriva in mailadressen varje gång du ska skicka in bilder i programmet kan du lägga upp mailadressen som mottagare i din skanner. Du hittar mailadressen längst upp i leverantörsfakturavyn eller genom att klicka på den orangea fliken i mitten på högerkanten när du står inne på en leverantörsfaktura, håll markören över "E-posta bild" som du ser på bilden nedan.
(Vissa skanners har funktioner som gör att det läggs ett vitt papper mellan fakturorna, delar skannern upp fakturorna i olika dokument. Detta är inte en funktion som finns hos alla skanners, så här bör ni kontrollera er skanners funktionalitet för att se om det fungerar.)

Använder du dig av fakturatolkningen för att slippa registrera alla uppgifterna på leverantörsfakturan manuellt rekommenderar vi att du scannar in bilderna istället för att fota dem med mobilen. Följande filformat kan användas vid fakturatolkningen; tiff, pdf och jpg. Läs mer om hur ni kommer igång med fakturatolkningen här: Fakturatolkning - Kom igång

När du kopplat samman en bild med en leverantörsfaktura kommer du alltid att kunna se bilden när du kollar på fakturan i programmet. Du kommer även kunna se bilden när du skriver ut rapporter, t.ex. en huvudbok eller resultatrapport. 

Ett annat smidigt sätt att få in bilder till programmet är att fota fakturorna genom din mobiltelefon och sedan maila in dem. Du hittar mailadressen längst upp i leverantörsfakturavyn.

Eller genom att klicka på den orangea fliken i mitten på högerkanten när du står inne på en leverantörsfaktura, håll sedan markören över "E-posta bild" som du ser på bilden nedan. 

Ett tips är att du lägger till mailadressen som en kontakt i din mobiltelefon, du kan exempelvis döpa den till "Leverantörsfakturor". Du behöver alltså inte vara inloggad i Fortnox för att kunna skicka in fakturabilder. 

När du tar bilden kan du få ett val angående bildens filstorlek. Här ska alltid den minsta möjliga filstorleken väljas för att inte ta upp onödig plats i ert lagringsutrymme i Fortnox.