Skicka in bilder på leverantörsfakturor

Använd Fortnox App och ta bild på underlaget direkt i mobilen!

Gå in på App Store eller Google Play och ladda ned appen som heter “Fortnox”. 

Därefter kan du logga in med dina vanliga inloggningsuppgifter för att använda funktionen.

I Fortnox App finns möjligheten att ta en bild på det fysiska underlaget för att sedan skicka in det till bokföringen. Genom att klicka på Plustecknet längst ner till höger kan du välja om underlaget är en leverantörsfaktura eller ett kvitto.

1. Klicka på Plustecknet nere till höger.

   

2. Välj Skanna.
   

   

3. Fota underlaget.
   När du ska fota underlaget så finns det ett antal knappval som är bra att känna till.
   

   

   1.) Knappvalet Auto avgör om “autoslutaren” är på eller av. Om det med text står “manuellt” så kommer inte appen att automatiskt hitta underlaget och beskära den åt dig. Om det däremot med text står “auto” så är det precis vad appen kommer att göra, autoslutaren är då aktiv. Automatiskt letas underlaget upp och beskärs via kameran.
   2.) Alla bilder du tar hamnar i den rutan nere till vänster tills du klickar på “Spara”.

   Där kan du förhandsgranska bilderna du tagit.

   Efter att du fotat underlaget och sparat kommer du till nästa steg där du ska välja Leverantörsfaktura och sedan Skicka in underlag.
   

   

När du sedan går via Meny - Leverantörsfakturor och väljer Skapa leverantörsfaktura uppe till höger, finner du underlaget genom att klicka på den orange landskaps-ikonen ute till höger. 

Du hittar underlagen samtidigt under fliken Skicka för tolkning, ifall du vill att tolkningstjänsten ska tolka fakturorna.

Har du valt att ha automatisk fakturatolkning så kan du hitta underlaget under fliken Inkomna fakturor.

Har du valt att det är ett kvitto som ska skickas in så kan du hitta underlaget som skickas in via Meny - Bokföring. Klicka på knappen Skapa verifikation uppe till höger och sedan på den orangea landskaps-ikonen till höger.

Har du ett flertal pappersfakturor som du vill kunna koppla samman med dina leverantörsfakturor i Fortnox kan du på ett enkelt sätt scanna in dem till programmet. En del scanners har dokumentmatare vilket innebär att du kan lägga en bunt med fakturor i scannern som då läser in fakturorna en och en med automatik. Du behöver alltså inte själv scanna en faktura för att sedan byta till nästa och scanna in den.

Tänk på att du måste dela upp fakturorna så att det blir en fil per faktura. Det går att mejla in flera fakturor i samma mail men varje faktura behöver alltså vara uppdelad i en separat fil. För att du ska slippa att skriva in mailadressen varje gång du ska skicka in bilder i programmet kan du lägga upp mailadressen som mottagare i din skanner. Du hittar mailadressen längst upp i leverantörsfakturavyn eller genom att klicka på den orangea fliken i mitten på högerkanten när du står inne på en leverantörsfaktura, håll markören över "E-posta bild" som du ser på bilden nedan.
(Vissa skanners har funktioner som gör att det läggs ett vitt papper mellan fakturorna, delar skannern upp fakturorna i olika dokument. Detta är inte en funktion som finns hos alla skanners, så här bör ni kontrollera er skanners funktionalitet för att se om det fungerar.)

Använder du dig av fakturatolkningen för att slippa registrera alla uppgifterna på leverantörsfakturan manuellt rekommenderar vi att du scannar in bilderna istället för att fota dem med mobilen. Följande filformat kan användas vid fakturatolkningen; tiff, pdf och jpg. Läs mer om hur ni kommer igång med fakturatolkningen här: Fakturatolkning - Kom igång

När du kopplat samman en bild med en leverantörsfaktura kommer du alltid att kunna se bilden när du kollar på fakturan i programmet. Du kommer även kunna se bilden när du skriver ut rapporter, t.ex. en huvudbok eller resultatrapport. 

Ett annat smidigt sätt att få in bilder till programmet är att fota fakturorna genom din mobiltelefon och sedan maila in dem. Du hittar mailadressen längst upp i leverantörsfakturavyn.

Eller genom att klicka på den orangea fliken i mitten på högerkanten när du står inne på en leverantörsfaktura, håll sedan markören över "E-posta bild" som du ser på bilden nedan. 

Ett tips är att du lägger till mailadressen som en kontakt i din mobiltelefon, du kan exempelvis döpa den till "Leverantörsfakturor". Du behöver alltså inte vara inloggad i Fortnox för att kunna skicka in fakturabilder. 

När du tar bilden kan du få ett val angående bildens filstorlek. Här ska alltid den minsta möjliga filstorleken väljas för att inte ta upp onödig plats i ert lagringsutrymme i Fortnox.