Fakturatolkning - Kom igång

Om du arbetar med Fortnox smarta tolkning så tolkas dina leverantörsfakturor ögonblickligen när de kommer in till Fortnox. Leverantör, datum, belopp m.m. läggs automatiskt in och du får ett förslag på hur fakturan ska bokföras. När en ny faktura kommit in ser användare med licens för Fortnox Bokföring det i kortet Inkomna fakturor. Kortet visas både i appen och i Lobbyn på datorn. Det spelar ingen roll om fakturan kommit till Fortnox via e-faktura, e-post, laddats upp till Fortnox Arkivplats, tolkats via postalt flöde eller fotats. Alla dokument i formaten pdf, jpg och png som kommer in som leverantörsfakturor tolkas. Priset för fakturatolkning hittar du här: Fortnox Prislista

Debiteringen sker när du klickar på Spara, Bokför, Skicka för attest eller Få hjälp av byrån.

Fakturor via e-post

Vi rekommenderar att ni i största möjliga mån undviker pappersfakturor, både för att det kräver mer hantering men även på grund av den negativa miljöpåverkan. Använd istället e-postadressen ni hittar under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning och ge ut till era leverantörer för att de ska kunna skicka digitala fakturor. För att fakturan ska kunna läsas in i Fortnox behöver den vara bifogad som något av följande filformat: 

• PDF 

• JPEG 

• TIFF 

Varje faktura behöver skickas som en separat fil men kan innehålla flera sidor. Du kan själv mejla in filer till denna adress eller ladda upp dem från din dator direkt i Fortnox.
Läs mer här: Koppla bild till leverantörsfaktura eller verifikation

E-faktura

E-faktura är ett säkrare och mer pålitligt digitalt alternativ än e-post för att ta emot fakturor.
Läs mer här: Kom igång med e-faktura

Pappersfaktura

Om du fått en pappersfaktura kan du fota denna via appen, då tolkas uppgifterna automatiskt om man använder sig av fakturatolkning.

Läs mer här: Skicka in bilder på leverantörsfakturor 

Det finns också möjlighet att skicka dina pappersfakturor till en annan adress där de hanteras och tolkas. 
Läs mer här: Fakturatolkning - Postalt flöde ‍ 

För att aktivera Fakturatolkning med bokföringsförslag behöver en användare eller konsult ha licens för Fortnox Bokföring, och behörigheten Inställningar för leverantörsfakturor. Fakturatolkning med bokföringsförslag aktiveras/inaktiveras under Kugghjulet - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning när du är inloggad i Fortnox på datorn. Det kan också finnas kort för aktivering i appen eller på startsidan. 

I inställningarna väljer du Fakturatolkning med bokföringsförslag och sparar. Inskickade underlag tolkas omgående. Vi erbjuder Förenklade vyer för den som enbart vill se de viktigaste fälten att hantera på en leverantörsfaktura. Observera att Förenklade vyer inte har stöd för alla funktioner som skapa periodisering, korrigera attestflöde och liknande. Om förenklade vyer passar ditt arbetssätt, markerar du både Fakturatolkning med bokföringsförslag och Förenklade vyer i inställningarna.
Läs mer här: Fakturatolkning - Webbvyer ‍

Fakturaflödet i fakturatolkning med bokföringsförslag består av 6 steg. Nedan presenteras de olika stegen i korthet. Samtliga steg kan genomföras i både app och webb. I webben erbjuder vi två olika arbetsvyer, Standardvyer och Förenklade vyer. 

Steg 1 - Gå till vyn Meny - Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor eller tryck på ditt Att göra-kort på startsidan.

Steg 2 - I vyn Inkomna fakturor kan du hantera en eller flera fakturor. I listan visas fakturor som tolkats digitalt och postalt, samt inkomna e-fakturor. 

Steg 3 - Klicka på en faktura och se över tolkad information. Komplettera med det som saknas eller justera det som är felaktigt. I Standardvyer finns möjlighet till massbearbetning. 

Steg 4 - Om fakturan kommer från en ny leverantör, kommer fakturan att markeras som gul för redigering, du får då möjlighet att skapa och spara önskvärd information. 

Steg 5 - Välj att Spara eller Bokför fakturan, då skapas fakturan och kommer att synas i Leverantörsfakturalistan.