Fakturatolkning - Postalt flöde

Vi rekommenderar att ni tar emot era fakturor digitalt, och fotar med appen om någon faktura skickas med post. Om detta av någon anledning inte passar ert företag, så erbjuder vi även möjligheten att era leverantörer skickar pappersfakturorna till en fakturaadress som Fortnox, i samarbete med en partner till oss, tillhandahåller. Vår partner öppnar, skannar och arkiverar alla fakturor som skickas till dem. Priset för det postala tolkningsflödet hittar du här: Prislista

Observera att det enbart rör sig om en fakturaadress för leverantörsfakturor. Ska leverantörerna skicka reklamblad eller annan information är det er vanliga postadress de ska skicka till.

1. Gör inställningarna under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning. Du aktiverar den postala tolkningsadressen genom välja JA under Aktivera fakturaadress.

Fältet status kommer att få statusen Under aktivering hos Tolkningstjänsten efter aktiveringen, du kommer först få tillgång till ditt unika kund-ID och adress efter att du mottagit ett bekräftelsemejl.

2. När du fått bekräftelsemejlet om att tjänsten aktiverats ska du informera dina leverantörer om vilken adress de ska skicka fakturorna till i fortsättningen. Du ser adressen i inställningarna under rubriken adressuppgifter för era leverantörer, notera att hela adressen måste stå på fakturan inklusive det ID-nummer som börjar på FRX/FSX.

3. När en faktura inkommit och tolkats av tolkningstjänsten kommer du att finna fakturan i vyn Meny - Bokföring - Inkomna fakturor. Kontrollera att informationen som tolkats är korrekt innan du skapar fakturan.

4. För att skapa fakturan avslutar du med att spara eller bokföra fakturan. Fakturan kommer därefter att synas i Leverantörsfakturalistan.

Observera att leverantörsfakturan måste innehålla rätt fakturaadress samt Kund-ID för att hantering av postala fakturor ska kunna ske. 

Om någon leverantör skulle skicka något annat än en faktura till dina adressuppgifter hos vår partner kommer de skanna och mejla, alternativt skicka, vidare informationen till de adressuppgifter du har fyllt i för ovidkommande post. Exempel på ovidkommande post kan vara en produktkatalog som din leverantör skickat till din fakturaadress hos Exela. Du kommer att få mejl från "aterskick@privatgirot.se " med information om de har tagit emot någon ovidkommande post. 

I det postala flödet återskickas fakturor om möjligt till den e-postadress som lagts upp under kontaktuppgifter ovidkommande post i inställningarna. Om en postal faktura inte kunnat skannas eller saknar nödvändig kundinformation på fakturan, kommer den inte kunna återskickas ordinarie väg utan återskickas direkt till leverantören med ett följebrev som uppger anledningen. Dessa undantag kräver en manuell hantering. Fortnox förbehåller sig därför rätten att debitera dig som kund avseende återskick, se gällande priser här: Prislista . Därför är det viktigt att du kommunicerar till dina leverantörer att de endast ska skicka originalfakturor till fakturaadressen.

Dokument som återskickas:

• Fakturor utan Kund -ID

• Ej orginalfakturor ( Påminnelser, Inkassokrav, följesedlar, ordersedlar, fakturakopior.

• Ovidkommande post

I dokumentet nedan finns ett brevförslag/mall att använda för att skicka till leverantörer för ändring av adress samt e-post.