Fakturatolkning - Postalt flöde
Bokföring
Vi rekommenderar att ni tar emot era fakturor digitalt, och fotar med appen om någon faktura skickas med post. Om detta av någon anledning inte passar ert företag, så erbjuder vi även möjligheten att era leverantörer skickar pappersfakturorna till en fakturaadress som Fortnox, i samarbete med Exela, tillhandahåller. Exela öppnar, skannar och arkiverar alla fakturor som har skickats till dem. Fakturorna arkiveras i sitt originalformat i 10 år för att uppfylla lagen. Det postala tolkningsflödet kostar 15 kr/faktura.
Observera att det enbart rör sig om en fakturaadress för leverantörsfakturor. Ska leverantörerna skicka reklamblad eller annan information är det er vanliga postadress de ska skicka till.
Gör så här för att komma igång med postalt fakturaflöde
1. Gör inställningarna under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning. (Behörighet för Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor krävs.)
2. När du fått bekräftelsemejlet om att tjänsten aktiverats ska du informera dina leverantörer om vilken adress de ska skicka fakturorna till i fortsättningen. Du ser adressen i inställningarna under rubriken adressuppgifter för era leverantörer, notera att hela adressen måste stå på fakturan inklusive det ID-nummer som börjar på FRX/FSX.
3. Gå sedan in under Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor och kontrollera att informationen tolkats korrekt samt skapa fakturan.
4. Avsluta med att bokföra fakturorna.
Observera att leverantörsfakturan måste innehålla rätt fakturaadress samt Kund-ID för att hantering av postala fakturor ska kunna ske.
Ovidkommande post
Om någon leverantör skulle skicka något annat än en faktura till dina adressuppgifter hos Exela kommer de skanna och mejla, alternativt skicka, vidare informationen till de adressuppgifter du har fyllt i för ovidkommande post. Exempel på ovidkommande post kan vara en produktkatalog som din leverantör skickat till din fakturaadress hos Exela. Du kommer att få mejl från "aterskick@privatgirot.se " med information om de har tagit emot någon ovidkommande post.
I det postala flödet återskickas fakturor om möjligt till den e-postadress som lagts upp under kontaktuppgifter ovidkommande post i inställningarna. Om en postal faktura inte kunnat skannas eller saknar nödvändig kundinformation på fakturan, kommer den inte kunna återskickas ordinarie väg utan återskickas direkt till leverantören med ett följebrev som uppger anledningen. Dessa undantag kräver en manuell hantering. Fortnox förbehåller sig därför rätten att debitera dig som kund avseende återskick, se gällande prislista . Därför är det viktigt att du kommunicerar till dina leverantörer att de endast skall skicka fakturor till fakturaadressen.
Brevförslag/Mall
I dokumentet nedan finns ett brevförslag/mall att använda för att skicka till leverantörer för ändring av adress samt e-post.