Bokföring från kontoutdrag

Med funktionen Bokföring från kontoutdrag kan en stor del av företagets transaktionshändelser hanteras och bokföras helt automatiskt. Funktionen kan i dagsläget användas av kunder som har en koppling med Skatteverket, Handelsbanken, SEB, Danske Bank, Swedbank och Sparbankerna, Nordea, Länsförsäkringar Bank, Sparbanken Syd, Ekobanken eller Svea Bank.

Kom igång redan idag genom att aktivera funktionen direkt i Fortnox! Detta görs antingen under Leverantörsfakturor - Utbetalningar eller Fakturering - Inbetalningar.

När Bokföring från kontoutdrag är aktiverat kommer dina in- och utbetalningar att dyka upp under det nya menyvalet Transaktioner.

Obs! Har du i dagsläget ingen koppling till Skatteverket eller din bank kan du läsa mer om hur du aktiverar det här:

Koppla Fortnox till din bank‍

Koppla ihop Skatteverket med Fortnox

Fortnox kommer automatiskt att bokföra transaktioner som har en referens som motsvarar en unik matchning på löpnummer, fakturanummer, ert ordernummer, OCR och Leverantörsnamn på en kundfaktura eller leverantörsfaktura, samt där summan på transaktionen motsvarar saldot för aktuell faktura. Detta sker under menyvalet Transaktioner.

Direkt när du klickar dig in under Meny-Transaktioner får du en överblick över hur många transaktioner som har bokförts automatiskt den senaste månaden.

För de transaktioner som inte matchar med en faktura eller befintligt verifikat, rekommenderar vi dig att skapa Regelverk, som möjliggör en automatiserad hantering även för dessa typer av transaktioner. Ett regelverk innebär att du kan skapa förutsättningar för hur transaktioner ska hanteras och bokföras med hjälp av olika parametrar, gränser och konton. Läs mer om regelverk längre ner i detta avsnitt.

Så här går det till:

1. Fortnox får transaktionerna från banken och/eller Skatteverket.

2. Transaktionerna läses in i ditt företag och matchas med hjälp av referenserna som återrapporteras.

3. Fortnox bokför automatiskt de transaktioner som hittar en unik matchning på kund- eller leverantörsfaktura, belopp och datum eller Regelverk.

4. Företagaren/konsulten hanterar de transaktioner Fortnox inte kunnat bokföra automatiskt.

Om Fortnox inte helt säkert kan avgöra hur transaktionen ska bokföras kommer den att hamna i din “att göra-lista”. Här visas såväl inbetalningar som utbetalningar.

Du behöver här ta ställning till hur varje transaktion ska hanteras och har tre olika sätt att välja mellan. Du kan välja att manuellt koppla transaktionen till antingen en faktura eller ett befintligt verifikat, alternativt kan du skapa ett nytt verifikat. Därmed behöver alla transaktioner hanteras via ett av hanteringssätten. Anledningen till detta är att ditt företags bokföring och skatt- eller bankkonto ska stämma överens. Allt som har hänt på ditt skatt- eller bankkonto behöver hanteras i Fortnox. Läs mer om de olika hanteringssätten nedan:

Koppla mot faktura‍
För de transaktioner som som ska kopplas mot kund- eller leverantörsfaktura.

Skapa verifikat
För de transaktioner som inte är bokförda och ska skapas nytt verifikat för. ‍

Koppla verifikat‍
För de transaktioner som redan är bokförda.

Hantering av rot/rut inbetalningar
För transaktioner som avser inbetalningar från Skatteverket för beviljad rot-/rutansökan. ‍

Regelverk för automatisk bokföring‍
För de transaktioner som önskas automatiseras, men inte matchar en faktura eller befintligt verifikat.

Ignorera transaktion
För de transaktioner som inte ska hanteras och kopplas ihop med din bokföring.

Masshantera är ett hjälpmedel som underlättar när du har flera liknande transaktioner som ska hanteras på ett och samma sätt. Masshantera ger dig möjlighet att markera flertalet transaktioner i din “Att göra-lista“, därefter kan du hantera allihop på en gång i ett och samma hanteringssätt. Initialt erbjuds hanteringssättet Koppla verifikat och Skapa verifikat.

Läs mer här: Masshantering i Bokföring från kontoutdrag‍

För att ha full kontroll på alla transaktioner som genomförts på ditt transaktionskonto klickar du på Historik. Här ser du alla transaktioner, såväl automatiskt som manuellt bokförda.

Läs mer här: Historik‍

Under Inställningar i Bokföring från kontoutdrag kan du själv välja hur dina transaktioner ska hanteras. Du hittar inställningarna genom att klicka på kugghjulet uppe till höger i vyn Transaktioner.

Läs mer här: Inställningar och behörigheter - Bokföring från kontoutdrag‍

Du som arbetar med annan valuta och valutakonton i samband med Bokföring från kontoutdrag, läs mer här: Valuta och valutakonto

Du som skickar fakturor via Fortnox Finans kommer de hanteras till största del per automatik.

Läs mer här: Fortnox Finans i Bokföring från kontoutdrag‍

Du som arbetar i Digital byrå har möjlighet att få pling när det finns händelser att hantera under Transaktioner.

Läs mer här: Digital byrå i Bokföring från kontoutdrag‍

För en tydligare överblick och interna noteringar har du möjlighet att kommentera transaktioner. Läs mer här .

Kortkommando innebär att du inte behöver använda muspekaren för att klicka på knappar som exempelvis Bokför eller Koppla. Istället använder du dig av ditt tangentbord och håller ner olika tangenter för att en transaktion ska bokföras eller att en rad ska läggas till.

Genom att använda kortkommandon kommer du kunna spara tid och arbeta mer effektivt i transaktionsvyn.

Nedan finner du samtliga kortkommandon i Bokföring från kontoutdrag just nu:

• Bokför/Koppla transaktion: Alt + B

• Lägg till rad vid Skapa verifikat: Alt + N

• Öppna Koppla underlag vid Skapa verifikat: Alt + Pil vänster

• Koppla underlag vid Skapa verifikat: Alt + K