Bokföring från kontoutdrag

Automatisk bokföring från ditt kontoutdrag

Med funktionen Bokföring från kontoutdrag kan en stor del av företagets bankhändelser hanteras och bokföras helt automatiskt. Funktionen kan i dagsläget användas av kunder som har en bankkoppling med Handelsbanken, SEB eller Länsförsäkringar Bank.

Kom igång redan idag genom att aktivera funktionen direkt i Fortnox! Detta görs antingen under Leverantörsfakturor - Utbetalningar eller Fakturering - Inbetalningar. 

När Bokföring från kontoutdrag är aktiverat kommer dina in- och utbetalningar att dyka upp under det nya menyvalet Transaktioner. 

Obs! Har du i dagsläget ingen koppling till din bank kan du läsa mer om hur du aktiverar det här: Koppla Fortnox till din bank‍ 

Därefter kan Bokföring från kontoutdrag aktiveras.

Automatisk bokföring

Fortnox kommer automatiskt att bokföra transaktioner som har en referens som motsvarar en unik matchning på löpnummer, fakturanummer, ert ordernummer, OCR och Leverantörsnamn på en kundfaktura eller leverantörsfaktura, samt där summan på transaktionen motsvarar saldot för aktuell faktura. Detta sker under menyvalet Transaktioner.

Direkt när du klickar dig in under Meny-Transaktioner får du en överblick över hur många transaktioner som har bokförts automatiskt den senaste månaden.

Så här går det till:

1. Fortnox får bankfilen med transaktioner från banken.
2. Bankfilen läses in i ditt företag och matchas med hjälp av referenserna som banken skickat.
3. Fortnox bokför automatiskt de transaktioner som hittar en unik matchning på kund- eller leverantörsfaktura. 
4. Företagaren/konsulten hanterar de transaktioner Fortnox inte kunnat bokföra automatiskt.

Historik

För att ha full kontroll på alla transaktioner som genomförts på ditt bankkonto klickar du på Historik. Här ser du alla transaktioner, såväl automatiskt som manuellt bokförda. De transaktioner som har bokförts automatiskt av Fortnox visas med texten Bokförd automatiskt. 

Det finns även möjlighet att filtrera denna lista. Du kan selektera och söka fram vissa transaktioner på datum, konto, status, saldo, transaktionstyp och verifikationsnummer. 

När du klickar in dig på en bokförd transaktion får du detaljerad information. Här visas bland annat information om hur transaktionen bokförts och vilka fält Fortnox kunnat matcha på. Du har också möjlighet att se vilket verifikat eller vilken faktura transaktionen är kopplad mot, och du kan klicka på en länk för att visa dessa.

På de verifikat som bokförts automatiskt kommer användaren “Intern systemanvändare” att visas i behandlingshistoriken. Denna användare kommer även att visas under historiken för respektive verifikat som skapats.

Hantera transaktioner i “att göra-listan”

Om Fortnox inte helt säkert kan avgöra hur transaktionen ska bokföras kommer den att hamna i din “att göra-lista”. Här visas såväl inbetalningar som utbetalningar.

Du behöver här ta ställning till hur varje transaktion ska hanteras och har tre olika sätt att välja mellan. Du kan välja att manuellt koppla transaktionen till antingen en faktura eller ett befintligt verifikat, alternativt kan du skapa ett nytt verifikat. Därmed behöver alla transaktioner hanteras via ett av hanteringssätten. Anledningen till detta är att ditt företags bokföring och bankkonto ska stämma överens. Allt som har hänt på ditt bankkonto behöver hanteras i Fortnox. 

Koppla mot faktura

Om transaktionen på banken avser en faktura som antingen blivit betald av din kund, eller som du betalat till en leverantör, så ska transaktionen kopplas till denna faktura i Fortnox. När du kopplar samman transaktionen med en faktura skapas ett betalverifikat, och saldot på fakturan minskar. Om fakturans saldo blir 0 kommer fakturan markeras som slutbetald i Fortnox. För att koppla en faktura till en transaktion klickar du på Koppla mot faktura. 

När du klickar på Koppla mot faktura kommer du till en vy som ser ut så här:

Högst upp till höger finns en ruta som visar all information som banken skickat till Fortnox. Här kan du exempelvis se transaktionens belopp, betaldatum, vilket konto betalningen inkommit till, samt vilka referenser banken har skickat med.

Till vänster visar vi dina obetalda fakturor. I exemplet ovan har vi hittat tre olika fakturor som har matchande referenser med transaktionen. De fält som är markerade är de fält som har kunnat matchas med informationen som banken skickat med transaktionen. Om inga referenser skulle matcha visar vi alla obetalda fakturor som har ett fakturadatum tidigare än transaktionens betaldatum. Du har då möjlighet att söka fram fakturor på Fakturanummer, Kund/Leverantör eller OCR. 

När du hittat fakturan att matcha transaktionen mot klickar du på den. Fakturan visas då under transaktionen på högersidan. Därefter klickar du på Bokför. Ett verifikat skapas då, saldot på fakturan uppdateras och transaktionen hamnar under fliken Historik. Du kan koppla en transaktion till flera fakturor, om en kund exempelvis betalat två fakturor som en totalsumma.

Hantera resterande

Skulle det vara så att det utbetalda/inbetalda beloppet är högre eller lägre än fakturans saldo, t.ex. om du har betalat en avgift, så klickar du på Hantera resterande. Du gör det genom att klicka på ikonen med den lilla pennan (till höger om vald faktura). 

En mindre ruta öppnas och du har möjlighet att välja vilket bokföringskonto som du vill bokföra resterande belopp mot. 

När du har hanterat det resterande beloppet visas det enligt bilden, och du kan sedan bokföra transaktionen. Om du skulle ha behov av att dela upp det resterande beloppet på flera olika konton går det bra att klicka på Hantera resterande flera gånger. 

Slutbetala en delbetald faktura

Om en faktura som du valt att bokföra transaktionen mot kommer att delbetalas, visas följande blå informationstext:

Om du vill att fakturan ska slutbetalas trots att en liten del av saldot kvarstår, så klickar du på det blå plustecknet. Då öppnas en ruta där du kan välja vilket konto du vill lägga differensen på. 

Koppla in- eller utbetalning mot kreditfaktura på motsatt sida

Skulle du få in en inbetalning som avser kreditering av en leverantörsfaktura, så har du möjlighet att koppla transaktionen mot en leverantörsfaktura med ett minussaldo. Du klickar då på Visa leverantörsfakturor och kopplar sedan transaktionen mot kreditfakturan. På samma sätt kan du koppla en utbetalning mot en kundfaktura med ett minussaldo.

Skapa verifikat

Om transaktionen på banken inte tidigare finns registrerad i Fortnox kan du skapa ett nytt verifikat. Du klickar då på Skapa verifikat. 

När du klickar på Skapa verifikat kommer du till en vy som ser ut så här:

Högst upp till höger finns en ruta som visar all information som banken skickat till Fortnox. Här kan du exempelvis se transaktionens belopp, betaldatum, vilket konto betalningen inkommit till samt vilka referenser banken har skickat med. Till vänster i vyn kan du skapa ditt verifikat. 

Fortnox läser automatiskt in vilket datum transaktionen genomfördes på banken, vilken summa transaktionen var på, samt eventuell beskrivning av transaktionen som banken skickat med. Det du behöver göra är att välja vilket konto du vill bokföra transaktionen på. Om du vill har du möjlighet att ändra beskrivning, lägga till transaktionsinfo samt  projekt/kostnadsställe eller välja en annan verifikationsserie som verifikationen ska skapas i.

Om du behöver dela upp transaktionen på flera verifikationsrader klickar du på Lägg till rad, då kommer fler rader bli tillgängliga. 

Du kan också koppla ett underlag till transaktionen genom att klicka på Koppla underlag. Då får du möjlighet att välja bland de underlag som finns i mappen “inbox.ver” eller ladda upp ett underlag direkt i vyn. 

Om inte knappen Bokför längst ner till höger är grön så är det något som gör att verifikatet inte kan skapas. Håll din muspekare över Bokför-knappen så visas en text som förklarar vad som saknas/behöver korrigeras.

Koppla verifikat 

Koppla verifikat används för att koppla en transaktion till ett redan befintligt verifikat. Det kan exempelvis vara en löneutbetalning som bokförts på 1930 under lönekörningen, eller en integration som skapat upp verifikat för dagskassor innan utbetalningen från kortleverantörerna genomförts. Själva kopplingen påverkar inte bokföringen, utan är ett sätt att hantera transaktionen på. Transaktionen blir ett underlag till bokföringen och verifikatet får bankfilen kopplad till sig. 

Du klickar här:

När du klickar på Koppla verifikat kommer du till en vy som ser ut så här: 

Högst upp till höger finns en ruta som visar all information som banken skickat till Fortnox om den aktuella transaktionen. De verifikat som är möjliga att koppla transaktionen mot, motsvarar de som finns inom valt datumintervall. Endast de verifikat som inte redan är kopplade/skapade genom tjänsten Bokföring från kontoutdrag visas. 

Du har möjlighet att söka på specifika verifikat eller en viss beskrivning. Du kan även välja att filtrera på verifikat från en viss verifikationsserie. De verifikationer som listas längst upp är de som vi kunna matcha mot betalningssumma och/eller transaktionsdatum. 

Du har möjlighet att koppla en transaktion till flera verifikat. Det kan exempelvis vara en löneutbetalning som redovisats som en klumpsumma på ditt kontoutdrag och som sedan ska kopplas till flera olika verifikat som avser lön.

När du hittat rätt verifikat att koppla transaktionen till klickar du på Koppla längst ner till höger. 

Om du skulle koppla en transaktion till fel verifikat kan du gå till Historik och återställa transaktionen. Då bryts kopplingen, transaktionen återställs och läggs återigen i din “att göra-lista”. Det redan befintliga verifikatet ligger kvar precis som tidigare, men utan någon koppling till transaktionen eller bankfilen. 

Koppla automatiskt

Dina transaktioner som har ett befintligt verifikat kan automatiskt sammankopplas, detta gör att dina händelser på kontot stäms av mot din bokföring.

När en transaktion inte matchar en faktura kommer transaktionen matchas mot befintliga verifikat. För att en transaktion ska kopplas automatiskt behöver datum och belopp matcha mot ett unikt verifikat.

Du kan se samtliga transaktioner som har kopplats automatiskt i Historiken. Om du vill söka fram vilka transaktioner som har kopplats automatiskt, finns det ett specifikt filter du kan använda.  

När du klickar dig in på en transaktion i historiken kommer du se att status för transaktionen är Kopplad automatiskt, men i övrigt ser transaktionen ut på samma sätt som om du manuellt hade kopplat transaktionen till ett verifikat. 

Du kan även återställa transaktionen och därmed bryta kopplingen till verifikatet om du ser att transaktionen kopplats felaktigt. 

Obs! Tänk på att transaktionen kommer kopplas automatiskt igen om du inte hanterar transaktionen manuellt innan matchningen sker på nytt. Ett tips är att stänga av inställningen för att koppla verifikat automatiskt om du vill ha lite längre tid på dig att korrigera vilket verifikat transaktionen ska kopplas mot. 

Hantering av ROT/RUT inbetalningar

Om du arbetar med ROT/RUT kan betalningarna från både kund och Skatteverket enkelt hanteras i vyn Transaktioner. 

När du mottar en inbetalning från din kund avseende en husarbete-faktura kan denna, beroende på referenser, bokföras automatiskt. Skulle referenserna vara otillräckliga går det bra att hantera inbetalningen manuellt via hanteringssätt Koppla mot faktura. 

När du sedan tar emot inbetalningen från Skatteverket som avser den ansökta skattereduktionen kan även denna hanteras direkt i vyn Transaktioner. Denna typ av betalning hanteras via hanteringssätt Husarbete. 

Transaktionen från Skatteverket kommer precis som övriga transaktioner, hamna i din Att göra-lista. Klicka in på inbetalningen och välj sedan hanteringssätt Husarbete. 

Detta hanteringssätt visar till vänster samtliga obetalda husarbete-fakturor i reskontralistan som har status Ansökt, under Fakturering - Husarbete. 

För att hantera transaktionen markerar du den/de fakturor som skattereduktionen avser för att gå vidare, och klickar sedan på Bokför. 

När inbetalningen från Skatteverket är bokförd, kommer både fakturan och ansökan om skattereduktion markeras som slutbetalda. 

Ignorera transaktion

Det finns möjlighet att välja att inte hantera en transaktion på ditt bankkonto, då väljer du att använda funktionen "ignorera transaktion". Fortnox rekommenderar att alla transaktioner hanteras eftersom det finns risk för att bokföringen och transaktionerna på företagets bankkonto inte stämmer överens om en transaktion ignoreras. Att ignorera en transaktion innebär att den inte kopplas ihop med din bokföring, innan du ignorerar transaktionen bör du vara noga med att kontrollera att bokföringen är korrekt.

För att tillgängliggöra detta hanteringssätt behöver inställningen Ignorera transaktioner aktiveras. Läs mer om det här: Inställningar i Bokföring från kontoutdrag‍ 

Du ignorerar sedan en transaktion genom att klicka in på den, och därefter väljer du hanteringssättet Ignorera transaktion. 

Innan du ignorerar transaktionen bör du vara noga med att kontrollera att bokföringen är korrekt, eftersom den inte kopplas ihop med din bokföring. 

En transaktion som ignoreras försvinner från din “Att göra lista” och hamnar under Historik som en “hanterad transaktion”.  Transaktionen visas med en symbol som visualiserar att den är ignorerad.

Om transaktionen sedan skulle behöva hanteras via ett annat hanteringssätt kan du gå till Historik och återställa transaktionen. Efter att den återställts kommer du att hitta den i din “Att göra-lista” på nytt, och kan då hanteras på annat vis. 

Valuta

Valutatransaktioner

Om du får in en transaktion i annan valuta kommer Fortnox att presentera summan i både SEK och i den aktuella valutan. Detta visas både när transaktionen ska hanteras samt i historikvyn.

En valutatransaktion kan bokföras automatiskt enligt samma krav som en transaktion i SEK, dock med ett tillägg: Valutakursdifferensen får inte bli för hög. När en valutatransaktion bokförs automatiskt tar Fortnox hänsyn till om det uppstår en valutakursförlust eller -vinst. Detta bokförs då på det bokföringskonto som finns inlagt under Inställningar - Förvalda konton. 

Om det skulle uppstå en hög valutakursdifferens mellan det matchade fakturaunderlaget och transaktionen så kommer betalningen inte att bokföras automatiskt. 

Skulle det vara så att det utbetalda/inbetalda beloppet är högre eller lägre än fakturans saldo, så kan du klicka på Hantera resterande. Bortskrivningen görs då i den aktuella valutan, men själva bokföringen kommer alltid att ske i SEK. 

Valutakonto

Transaktioner som kommer från ett valutakonto saknar valutakurs i filen från banken, och kommer därför inte att bokföras automatiskt. Transaktionens kurs hämtas för aktuell valuta från Inställningar-Valuta. Om du har inställningen att hämta automatiska valutakurser kommer den att uppdateras från Riksbanken för aktuell dag & valuta. Kursen kommer att vara redigerbar om det finns behov att reglera kursen innan transaktionen bokförs, detta görs via pennan bredvid valutakursen. Detta går endast att göra på de transaktioner som kommer från ett valutakonto och saknar valutakurs.  

Fortnox Finans

Om du skickar fakturor via Fortnox Finans hanteras dessa till största del per automatik.

När gäldenären betalar fakturan direkt till Fortnox Finans, kommer Fortnox Finans att bokföra betalningen av fakturan automatiskt, precis som vanligt. Transaktionen syns då inte i transaktionsvyn, eftersom betalningen aldrig kommer till företagets bankkonto.

Utbetalningen som sker från klientmedelskontot till ditt bankkonto kommer däremot att hanteras i Bokföring från kontoutdrag. Fortnox Finans skapar automatiskt ett verifikat som visar att att händelsen har skett. I de flesta fall kommer Fortnox per automatik att koppla samman transaktionen som kommit till ditt bankkonto med det verifikat som Fortnox Finans skapat.  

Skulle det vara så att gäldenären (din kund)  av misstag betalat direkt till ditt bankkonto, trots att fakturan är skickad via Fortnox Finans, kommer betalningen inte att bokföras automatiskt.

Du behöver då aktivt välja att betalningen ska bokföras. När du gör det kommer Fortnox per automatik att rapportera inbetalningen till Fortnox Finans, så att inga påminnelser eller efterkrav skickas till gäldenären. 

Digital byrå

Du som arbetar i Digital byrå har möjlighet att få pling när det finns händelser att hantera under Transaktioner. På så sätt får du smidigt reda på när något behöver hanteras i vyn. För att få pling behöver du lägga upp en tjänst för detta på aktuell klient. Tjänsten skapas under fliken Uppdrag som visas när du klickat på kugghjulet längst ut till höger i ditt klientregister. Fliken innehåller en tabell med befintliga tjänster och klickar du på knappen Skapa tjänst så öppnas sidan för att lägga till nya tjänster.

När du skapar den nya tjänsten börjar du med att välja uppdragskategori Bokföring.

Under varje uppdragskategori finns en uppsättning tjänster att välja på, här väljer du Digitala banktransaktioner.

Läs mer om hur tjänsterna i Digital byrå fungerar här: Skapa tjänst i Fortnox Digital byrå‍ 

Behörigheter

Om användaren har behörighet till Verifikationer och Bokför så kommer användaren kunna skapa och koppla verifikat. 

Om användaren har behörighet till både in- och utbetalningar, alternativt till vyn Stäm av konto, så ser användaren alla transaktioner. 

Om användaren har behörighet till Inbetalningar och Kundfakturor ser hen alla transaktioner som är inbetalningar. Användaren kan koppla och bokföra inbetalningarna.

Om användaren har behörighet till Utbetalningar och Leverantörsfakturor ser hen alla transaktioner som är utbetalningar. Användaren kan koppla och bokföra utbetalningarna.

Om användaren har behörighet till Stäm av konto och Ta bort banktransaktioner kommer hen kunna ignorera transaktion.