Koppla verifikat

Själva kopplingen påverkar inte bokföringen, utan är ett sätt att hantera transaktionen på. Transaktionen blir ett underlag till bokföringen och verifikatet får bankfilen kopplad till sig. 

När du klickar på Koppla verifikatkommer du till en vy som ser ut så här: 

Högst upp till höger finns en ruta som visar all information som banken skickat till Fortnox om den aktuella transaktionen. De verifikat som är möjliga att koppla transaktionen mot, motsvarar de som finns inom valt datumintervall. Endast de verifikat som inte redan är kopplade/skapade genom tjänsten Bokföring från kontoutdrag visas. 

Du har möjlighet att söka på specifika verifikat eller en viss beskrivning. Du kan även välja att filtrera på verifikat från en viss verifikationsserie. De verifikationer som listas längst upp är de som vi kunna matcha mot betalningssumma och/eller transaktionsdatum. 

Du har möjlighet att koppla en transaktion till flera verifikat. Det kan exempelvis vara en löneutbetalning som redovisats som en klumpsumma på ditt kontoutdrag och som sedan ska kopplas till flera olika verifikat som avser lön.

När du hittat rätt verifikat att koppla transaktionen till klickar du på Koppla längst ner till höger. 

Om du skulle koppla en transaktion till fel verifikat kan du gå till Historik och återställa transaktionen. Då bryts kopplingen, transaktionen återställs och läggs återigen i din “att göra-lista”. Det redan befintliga verifikatet ligger kvar precis som tidigare, men utan någon koppling till transaktionen eller bankfilen. 

Dina transaktioner som har ett befintligt verifikat kan automatiskt sammankopplas, detta gör att dina händelser på kontot stäms av mot din bokföring.

När en transaktion inte matchar en faktura kommer transaktionen matchas mot befintliga verifikat. För att en transaktion ska kopplas automatiskt behöver datum och belopp matcha mot ett unikt verifikat och/eller en unik summa match. Du ställer in hur många dagar det maximalt får skilja mellan transaktions-och bokföringsdatum via inställningar.

Du kan se samtliga transaktioner som har kopplats automatiskt i Historiken. Om du vill söka fram vilka transaktioner som har kopplats automatiskt, finns det ett specifikt filter du kan använda.

När du klickar dig in på en transaktion i historiken kommer du se att status för transaktionen är Kopplad automatiskt, men i övrigt ser transaktionen ut på samma sätt som om du manuellt hade kopplat transaktionen till ett verifikat. 

Du kan även återställa transaktionen och därmed bryta kopplingen till verifikatet om du ser att transaktionen kopplats felaktigt. 

Obs! Tänk på att transaktionen kommer kopplas automatiskt igen om du inte hanterar transaktionen manuellt innan matchningen sker på nytt. Ett tips är att stänga av inställningen för att koppla verifikat automatiskt om du vill ha lite längre tid på dig att korrigera vilket verifikat transaktionen ska kopplas mot.