Skapa faktura - kundfaktura

Här beskriver vi detaljerat hur du gör för att skapa en faktura, och vilka funktioner som finns för att skapa dina olika fakturor. 

Innan du kan börja fakturera

För att kunna skapa fakturor måste du först: 

1. Fylla i dina Företagsuppgifter‍‍
2. Gå igenom och göra inställningarna för fakturering samt Bankkontoinställningar‍
3. Lägga till kunder i Kundregister‍
4. Om behov finns, lägga till artiklar i Artikelregister‍

Läs gärna vår Kom igång-guide här: Kom igång med Fortnox Fakturering‍‍

Skapa ny faktura - checklista

1. Välj Meny - Fakturering. 
2. Klicka på Skapa ny längst upp till höger. 
3. Välj kund. 
4. Kontrollera att fakturadatum och förfallodatum stämmer.
5. Välj eller skriv in en artikel, antal och á-pris. 
6. Spara eller bokför direkt om du är klar.

Skapa ny faktura

Klicka på Fakturering och välj Skapa ny. Längst upp till vänster ser du preliminärt fakturanummer, OCR-nummer och verifikationsnummer. Så länge fakturan inte är sparad eller bokförd är dessa nummer preliminära och märks ut med en stjärna.

Börja med att välja kund. De uppgifter du har lagt upp på kunden i Kundregister‍ fylls automatiskt i på fakturan.

Kontrollera att du har rätt uppgifter under rubriken Fakturauppgifter. Vill du att hela fakturan ska kopplas till ett visst projekt eller kostnadsställe fyller du i det i detta fält.

Har du artiklar registrerade i ditt Artikelregister‍ så kan du nu lägga till de artiklar som kunden ska faktureras genom att skriva i artikelnummer eller benämning under Artikelnr. Om du inte vill fakturera en artikel från ditt artikelregister skriver du bara en benämning i benämningsfältet. Fyll sedan i antal artiklar, á-pris och eventuell rabatt. Vill du ange rabatten i kronor istället för procent klickar du på pilsymbolen i kolumnen för rabatt, se bilden nedan. Samma pilsymbol finns i kolumnen för TG % och TB, klickar du på pilen där kommer du växla mellan att visa artikelns täckningsbidrag och täckningsgrad i procent.

Priset på artikeln hämtas från den prislista som är kopplad till kunden. Om det inte finns någon prislista kopplad till kunden i kundregistret kommer istället priset från er förvalda prislista att skrivas ut på fakturan. Läs mer om prislistor här: Prislistor och prisuppdatering‍

Arbetar du med att ha dina artiklar som lagervaror kan du också ställa in så att lagersaldo på dina artiklar syns i registreringsvyn för en kundfaktura. Vill du veta mer om hur du ställer in detta, klicka här: Inställningar - Lagersaldo‍‍

Moms på frakt- och fakturaavgift

Momssatsen för frakt- och fakturaavgiften/expeditionsavgiften på fakturan/fakturorna blir den momssats som du har på den största summan/beloppet på din faktura. Ifall du inte vill att det ska bli på det viset så kan du lägga din moms för dessa avgifter som artiklar på fakturan istället. Detta är viktigt för enligt mervärdesskattelagen ska beskattningsunderlaget för fraktkostnad och fakturaavgift fördelas på beskattningsunderlaget för respektive vara. Det innebär att du behöver fördela frakt och fakturaavgifter på olika momssatser.

Rekommendationen i Fortnox blir därför att ta bort frakt och fakturaavgift från fakturans fot och istället lägga upp dem som flera olika artikelrader med olika momssatser. Fördelningen görs utifrån en relation mellan beskattningsunderlaget för respektive vara och det totala beskattningsunderlaget för varorna. På Skatteverkets hemsida hittar du mer information samt exempel, klicka här.

När du skapar en momsrapport har du möjlighet att köra en momsavvikelserapport för att se eventuella differenser. Avvikelserapporten kontrollerar bland annat så att förhållandet mellan vad som bokförts på respektive intäktskonto stämmer överens med vad som bokförts på motsvarande konton för utgående moms.

Om du inte specificerar momsbeloppen för frakt- och fakturaavgift på artikelraderna kommer förhållandet mellan hur mycket du bokfört på respektive intäktskonto inte stämma överens med vad som bokförts på konton för utgående moms för respektive tillhörande momssats. För att undvika denna differens behöver du alltså specificera frakt- och fakturaavgiften med olika momssats på artikelraderna.

Förhandsgranska faktura

När du fyllt i alla uppgifter på fakturan kan du förhandsgranska den genom att klicka på verktyget Förhandsgranska som du hittar uppe till höger i vyn. Då kommer fakturan att visas som en PDF-fil. Om du skulle vilja byta ordning eller skapa mellanrum mellan artiklarna på fakturan kan du använda pilsymbolen längst ut till höger på raden, se detta filmklipp.

Bokför och skicka faktura

När du är klar med fakturan klickar du antingen på Spara eller Bokför. Så länge fakturan bara är sparad kan du ändra uppgifterna på den. När fakturan bokförts kan du inte längre göra några justeringar. Du kan inte bokföra fakturan som betald om den inte är bokförd.

När det är dags att skicka fakturan till din kund så har du flera olika valmöjligheter:

Fakturaservice

Klicka på knappen Skicka med fakturatjänster så skickar vi fakturan åt dig, skickar påminnelser om det behövs, och markerar fakturan som betald i Fortnox när pengarna kommit in.
Läs mer här: Skicka fakturan med Fakturaservice 

E-faktura

Skicka fakturan effektivt och säkert direkt till din kunds ekonomiprogram. För att kunna skicka e-faktura måste du först aktivera tjänsten under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde - e-faktura.
Läs mer här: Skicka e-faktura till företag‍‍

Utskriftstjänst

Väljer du Utskriftstjänst så skriver vi ut, frankerar och postar dina kundfakturor.
Läs mer här: Utskriftstjänst för kundfakturor‍‍

E-post

Skicka fakturan via e-post. I kundregistret kan du ange en generell e-postadress till kunden, eller olika e-postadresser beroende på vilken typ av dokument du skickar.

1. Om det finns en dokumentspecifik e-postadress för de olika typerna av affärshändelser (offerter, order eller fakturor) används den.
2. Om det saknas en dokumentspecifik e-postadress kommer adressen hämtas från föregående affärshändelse, exempelvis om fakturan är skapad utifrån en order.
3. Finns det inte någon e-postadress för varken offert, order eller faktura i kundregistret eller någon tidigare affärshändelse där en e-postadress använts så kommer den generella e-postadressen på kunden att användas.
Fältet Hemlig kopia är dokumentspecifikt vilket innebär att den hemliga kopian enbart skickas till den e-postadress som du angivit på respektive affärshändelse.

Skrivare

Väljer du Skrivare så visas fakturan och du kan spara ner den som en pdf, och/eller skicka den den direkt till skrivaren för att själv kuvertera, frankera och lägga i brevlådan.


I kundregistret ställer du in vilket leveranssätt som ska vara förvalt för varje kund.

För att läsa om hur du senare bokför fakturan som betald, klicka här:
Manuell registrering av betalningar‍

Skapa en faktura utifrån en order

Vill du skapa en faktura utifrån en order klickar du på Order i huvudmenyn och söker fram den aktuella ordern. När du öppnat upp ordern har du en knapp längst ner till höger för att skapa en faktura som blir sammankopplad med ordern.  Fakturan kommer hamna som sparad men ej bokförd under Fakturering - Kundfakturor - Lista. Ordern ändrar status till fakturerad och blir grön i orderlistan. Det är endast levererat antal som faktureras och om detta värde är mindre än antalet på ordern kommer du få frågan om du vill skapa en restorder på de artiklar som inte levererats. Väljer du att skapa en restorder hamnar den i orderlistan med resterande antal artiklar på. Restordern får även en koppling till den ursprungliga ordern.

Skapar du en faktura utifrån en order så kommer vissa fält på artikelraderna att bli låsta och inte möjliga att redigera på fakturan. De fält som inte är redigerbara på fakturan som skapas från en order är:

• Artikelnummer
• Lagerplats
• Antal
• Enhet
• Kostnadsställe
• Projekt

Det finns en möjlighet att styra om dessa fält på fakturarader skapade ifrån en order ska vara låsta eller ej via inställningarna och blocket Registreringsvy.