Kundregister

För att kunna skapa en offert, order eller kundfaktura till en kund behöver du först ha lagt upp kundens uppgifter i ditt kundregister. Klicka på Register uppe till höger, och välj Kunder.

Den information du anger i kundregistret kommer att fyllas i per automatik när du skapar dina kundfakturor och övriga dokument.

Genom kundregistret får du också en enkel och tydlig ordning på dina kunduppgifter. Vill du söka på en kund kan du antingen söka på kundnummer eller kundnamn alternativt göra en utökad sökning där du till exempel kan söka på de kunder med ett specifikt postnummer eller en viss ort.

Har du ett befintligt kundregister som du vill lägga in i ditt program kan du genomföra den importen in i programmet på egen hand. Klicka på Företagsnamnet uppe till höger, och sedan Import.

Här kan du läsa mer om hur du gör för att importera befintligt kundregister .
Mer information om mallar och exempelfiler till importfunktionen‍ .

När du klickat på Register - Kunder kommer du till en lista där du ser alla dina kunder. Du kan ändra sorteringsordningen genom att klicka på någon av rubrikerna. Om du t.ex. vill att kunderna ska sorteras efter ort så klickar du på rubriken Ort, för att ändra så att sökresultatet visas från Ö-A istället för A-Ö så klickar du på rubriken en gång till. Du ändrar alltså från stigande till fallande ordning genom att klicka på rubrikerna.

För att lägga till en kund klickar du på knappen Skapa ny uppe till höger i vyn. Fyll i de uppgifter du har om kunden.

Grunduppgifter
På fliken Grunduppgifter fyller du i de obligatoriska uppgifterna, som är Kundnummer och Kundnamn. Här kan du också fylla i e-postadress, kundtyp och en eventuell branschkod. När du fyllt i e-post får du frågan om e-postadressen även ska användas som e-postadress när du skickar offert, order och kundfaktura till kunden. Svarar du ja på denna frågan sätter vi då även e-post som förvalt distributionssätt på dessa tre dokumenttyper offert, order och kundfaktura.

Faktureringsuppgifter
Nästa flik är Faktureringsuppgifter, här anger du bland annat Betalningsvillkor och vilken Prislista du vill koppla till kunden. Du väljer även vilken momstyp som ska kopplas till kunden. Här kan du även lägga in vilken e-postadress det ska vara för just påminnelser om det skiljer sig från e-postadressen som ska vara på kundfakturan. Du ändrar detta under E-dokument.

Tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början på kunden, desto mindre behöver du ange varje gång du lägger in en kund på en kundfaktura. Du kan när som helst gå in och ändra eller komplettera uppgifterna genom att klicka på aktuell kund i registret. Klicka på Spara när du är klar. Du kan också ändra uppgifterna när du skapar en kundfaktura, om en kundfaktura till exempel ska ha ett annat betalningsvillkor än det som hämtas upp från kundregistret.

Affärshändelser
Under fliken Affärshändelser ser du vilka offerter/order/kundfakturor som har skapats med den aktuella kunden. Här har du möjlighet att göra en mer specifik sortering där du exempelvis kan välja att visa vilka offerter/order/kundfakturor som skapats med kunden inom ett visst datumintervall eller inom ett visst projekt.

Letar du efter en specifik kund kan du antingen söka på kundnummer, kundnamn eller organisationsnummer i sökfältet uppe i vänstra hörnet eller göra en utökad sökning där du exempelvis gör ett urval på de kunder som finns på en viss ort.

Har du behörighet till kundregistret i någon av modulerna Offert/Order och/eller Fakturering kan du använda dig av en funktion som automatiskt hämtar upp adressuppgifterna på din kund genom att du enbart fyller i kundens organisationsnummer. Klicka på Skapa ny i kundregistret och fyll i organisationsnummer och klicka på enter-tangenten så kommer adressinformationen hämtas via vår kreditupplysningstjänst och fyllas i automatiskt. Den automatiska adresshämtningen är kostnadsfri.

Ska du hämta uppgifter om en privatperson behöver du först aktivera tjänsten Kreditupplysning och skapa ett konto hos vår samarbetspartner Creditsafe som tillhandahåller person- och företagsuppgifter samt tar kreditupplysningar åt oss.

Läs mer om det här: Gratis och automatisk adresshämtning‍

I tjänsten Fortnox Kreditupplysning samarbetar vi med Creditsafe AB och förutom möjligheten att ta ut en kreditupplysning på dina kunder kan du bevaka dina kunder och få information om nya händelser beträffande din kund i Bolagsverkets eller Kronofogdens register.

Här hittar du mer information om hur du gör en kreditupplysning‍ .

Du kan ändra all information utom kundnumret genom att klicka in dig på en kund och justera uppgifterna. Om du vill kan du även redigera en kund när du står inne på en kundfaktura. Klicka i så fall på redigerasymbolen till höger om kundnamnet så kommer du in på kundkortet och kan ändra uppgifterna.

Det kan även ta bort kunder med affärshändelser. Alla affärshändelser behöver vara avslutade. Det innebär att en kundfaktura behöver vara slutbetald eller offert vars order inte är i status skapad, eventuella avtal med kunden måste också vara borttaget. Tas kunden bort kommer momstypen på kundens fakturor baseras på värdet som var när kunden valdes in på fakturan.

Obs! Kundnummer på borttagna kunder kan ej återanvändas.