Förskottsfakturera

För att kunna utföra stegen nedan så behöver du både licens för Fakturering, samt Offert & Order.

Följ nedan steg för att skapa en förskottsfaktura.

1. Skapa en ny order och registrera den som vanligt, här kan du läsa mer om hur du skapar order .

2. Välj utskriftsmallen Orderbekräftelse och sedan förhandsgranska den. Spara sedan ner PDF-filen.

3. Skapa nu en ny kundfaktura genom att klicka på knappen Skapa faktura under Meny - Fakturering. Kundfakturan ska inte vara knuten till ordern, utan ska skapas manuellt.

4. Skriv en textrad på kundfakturan, ”Avser förskottsbetalning för Order X”, antalet 1st, och som pris det belopp som ska förskottsbetalas. Bifoga den sparade orderbekräftelsen som bilaga till kundfakturan.

5. När kunden betalat kundfakturan slutbetalar du den i programmet som vanligt.

6. När ordern levereras så skriver du en textrad på denna, ”Avgår förskottsbetalning kundfaktura X, antalet -1, och beloppet som förskottsbetalats. Därefter kan du skapa kundfaktura från ordern. Som alternativ kan textraden som tar bort förskottsbetalningen läggas på kundfakturan istället.

7. Kundfakturan hanteras sedan som vanligt och bokförs som slutbetald när kunden har betalat den.

Ett annat alternativ är att en order skapas, med förklaring på att det ska förskottsbetalas innan kundfakturan kommer.

Denna skickas till kund som betalar redan då hen får orderbekräftelsen.

När betalningen inkommit från kunden så skapas det ett manuellt verifikat direkt i bokföringen mellan bankkonto/företagskonto och ett “mellankonto” på det datum som betalningen inkom till banken.

När ordern senare levereras och kundfakturan skapas så bokförs en bortskrivning på denna kundfaktura per fakturadatumet så att kundfakturan blir slutbetald. Detta görs genom att klicka in på kundfakturan, och vidare till inbetalningsknappen. Här skriver du in 0kr i betalt sek, och efter det klickar du på B till höger.

När bortskrivningsrutan kommer upp så bokförs hela beloppet som blev förskottsbetalat mot “mellankontot” som tidigare använts i det manuella verifikatet.

I och med detta så blir bankkonto/företagskonto påverkat per samma datum som betalningen inkommit till banken, och fakturan blir slutbetald per fakturadatumet.

Det blir alltså en slutbetald kundfaktura så att reskontran stämmer, och huvudboken stämmer tack vare det manuella verifikatet.

När du ska fakturera en order där du enbart levererar en del av artiklarna har du möjlighet att skapa en restorder på de artiklar som inte levereras.

I exemplet nedan innehåller ordern 10 artiklar men enbart 5 har angetts i kolumnen Levererat antal, när du klickar på knappen Skapa faktura får du därför frågan om du vill skapa en restorder.

Väljer du att skapa en restorder kommer endast det levererade antalet att faktureras och övriga artiklar hamnar på restordern. Restordern får även en koppling till den ursprungliga ordern.

När du står inne på ordern kan du hålla markören över förstoringsglaset uppe till vänster för att se vilken restorder och vilken faktura ordern är kopplad till.