Skicka fakturan med Fakturaservice

När du skapat din faktura så kan du skicka den med Fakturaservice på via det distibutionssätt du önskar.

Markera fakturan/fakturorna du vill skicka i fakturalistan genom att bocka i den tomma rutan till vänster. Du hittar valet Fakturaservice under Fakturatjänster nere i högra hörnet. Välj därefter valfritt distributionssätt. Sedan klickar du på Bokför & Skicka.

Motsvarande val finns även inne på en specifik faktura, längst ner till höger.

Du kommer då att få ett meddelande att fakturan är skapad och skickad via Fortnox Fakturaservice.

Du har möjlighet att ändra förvalt faktureringssätt under inställningarna.

I fakturalistan ser du vilka fakturor som du skickat med Fakturaservice. Dessa har dels fått ett nytt OCR-nummer, men även en knapp i form av en domarklubba längst ut till höger på fakturaraden.

En svart domarklubba betyder att fakturan är skickad med automatiska påminnelser, vilket innebär att påminnelseflödet sker automatiskt. En vit domarklubba betyder att fakturan är skickad utan automatiska påminnelser. Du kan välja om du önskar skicka med eller utan automatiska påminnelser under inställningarna för fakturering. Gå till Inställningar - Fakturering - Fakturerings - och påminnelsesätt.

Du kan även ställa in med eller utan automatiska påminnelser på kundnivå. Detta gör du under respektive kundkort - under faktureringsuppgifterna. 

När det gäller val av faktureringssätt så behöver du gå in på en faktura åt gången och skicka. Detta för att inställningarna ska hämtas från kundkortet. Skulle du välja flera fakturor samtidigt genom att markera dem i fakturalistan och därefter skicka så kommer de generella inställningarna för faktureringssätt gälla istället.

Klickar du på domarklubban hittar du mer information om fakturan och dess indrivningsstatus.

Fakturor via Fakturaservice, Påminnelseservice och fakturaförsäljning kan du endast skicka med valuta SEK.

Har du en förfallen faktura du skickat själv till en början så kan du istället använda Påminnelseservice‍ .

E-post
Väljer du att fakturorna skickas ut via e-post kontrollerar vi att e-postmeddelandet kommer fram. Om ett e-postmeddelande inte kommer fram på grund av till exempel felaktig e-postadress skickas fakturan istället om som brev. Observera att det inte syns ifall en faktura till exempel hamnar i spamfiltret hos mottagaren, utan vi kan endast kontrollera att vi inte får något felmeddelande från mottagarens e-postserver.

I tidslinjen under domarklubban, inne på fakturan syns det distributionssätt som fakturan skickats via.

E-faktura
Väljer du att fakturorna skickas ut via e-faktura kontrollerar vi att e-fakturan kommer fram. Om en e-faktura av någon anledning avvisas skickas fakturan automatiskt om med brev.

Observera att mottagaren av e-faktura kan kräva att referensnummer eller projektnummer finns med på fakturan, för att den ska kunna levereras till mottagaren. Referensnumret får du av din kund och ska skrivas in i fältet Er elektroniska referens på fakturan.

Även projektnumret får du av din kund och det måste skickas med på ett speciellt sätt för att fakturan ska kunna levereras och bli godkänd. Projektnumret skrivs in i fältet Extrafält 1 e-faktura på fakturan.

För att kunna skicka e-faktura till privatpersoner via fakturaservice behöver du kontakta er bank och lägga till bankgironummer 5020-7042 som ett inbetalningsgironummer kopplat till ert e-faktura-avtal.

Dubbelkolla så att du gått igenom stegen innan, du kan läsa mer om e-fakturautskick till privatpersoner här: Aktivera/Skicka e-faktura till privatperson

Här kan du läsa mer om e-faktura: Kom igång med e-faktura‍

Om du har valt att skicka dina fakturor via post skickas de som standard ut med B-post via antingen Posten eller Bring, beroende på vilket postnummer din kund har.

Fakturor som skickas med Fakturaservice innan klockan 13.00 postas i regel samma dag.

Om du vill att dina fakturor istället ska skickas via A-post så kan vi ändra detta åt dig, det kostar dig inget extra. Kontakta oss så hjälper vi dig att ändra till A-post för kommande fakturor.

I tidslinjen under domarklubban, inne på fakturan syns det distributionssätt som fakturan skickats via.

Skicka ej
När du väljer att skicka din faktura med Fakturaservice får du även upp alternativet Skicka ej under Distributionssätt.

Alternativet Skicka ej kan du exempelvis använda när du skapar en kreditfaktura men inte vill skicka den till din kund.

Vill du skicka med en bilaga på din faktura så väljer du att koppla dokument till fakturan och klickar sedan i Inkludera vid skicka. Att skicka med en bilaga kostar 1 kr per mail, och för ordinarie postgång blir priset 2 kr för första sidan och 1 kr för varje efterföljande sida.

Har du en utländsk kund du vill fakturera så går det bra att använda Fakturaservice och Påminnelseservice. Tänk på att valutan behöver vara i SEK och att du endast kan fakturera inom EU. Samma priser gäller oavsett om du fakturerar inom Sverige eller utlandet. 

Indrivningsprocessen avslutas efter att påminnelsefaktura skickats ut. Vi driver inte vidare obetalda förfallna fakturor mot utländska kunder.

Du bestämmer själv vilket betalningsvillkor som fakturan ska ha när du skickar via fakturatjänster. Tänk på att du minst behöver ha 3 dagars betalningsvillkor om du skickar fakturan via E-post eller E-Faktura. Vid brev gäller 7 dagar.