Hantera fakturor där åtgärd krävs

I vissa fall kan de fakturor som du skickat med Fakturaservice kräva hantering av dig. Det kan till exempel uppstå när din kund saknar organisationsnummer, har en felaktig email eller postadress, eller om det är dags för indrivning.

När detta händer får du en notis i systemet om att åtgärd krävs på fakturan. Klickar du på notisen får du upp en ruta för att utföra åtgärden. Du kan även leta upp fakturan och hantera åtgärden genom att klicka på domarklubban.

Det dyker även upp en symbol i form av en varningstriangel på fakturan.

I vissa fall kan fakturan vara pausad utan att du själv har möjlighet att lösa problemet direkt i Fortnox. Det kan vara fakturor som pausats av supporten och exempelvis om din kund inkommit med ett bestridande på fakturan. Om så är fallet kan fakturan inte drivas vidare.

De olika åtgärderna du kan lösa direkt i Fortnox är:

• Felaktig adress på faktura (om påminnelse går i retur)

• Kundtyp, organisationsnummer eller personnummer saknas (inför inkassokrav) samt avgöra vilken adress som är aktuell inför inkassokrav (om dina kunduppgifter inte är samma som i allmänna register)

• Få hjälp med indrivning (om fakturan inte blir betald trots inkassokrav)

Om du har valt att en faktura ska skickas via brev men fel adress står på kundkortet, kommer fakturan att skickas i retur till dig. Då kan du kreditera fakturan, och skicka den via Fakturaservice, med leveranssätt Skicka ej. Därefter uppdaterar du kundkortet med rätt adress, och skapar en ny faktura.

Om du inte gör detta finns fakturan kvar i fakturaserviceflödet, och vi skickar en påminnelse. Om den inte heller går att leverera, går påminnelsen i retur till oss. Du får då en notifiering i systemet om att du måste uppdatera adressen på fakturan.

Om du har valt att fakturan ska skickas via e-post och det är en ogiltig e-postadress, gör vi ett nytt försök via brev. Observera att Fortnox e-postsystem omöjligt kan känna av om det är rätt mottagaradress som är registrerad på kundkortet. Det systemet känner av är om det är en befintlig e-postadress. E-post är mer spårbart då vi kan se om e-posten nått kunden.

Om du skickat en faktura med Fakturaservice med automatiska påminnelser, och kunden mot förmodan inte betalar trots att de blivit påminda - då är det dags för inkassokrav.

För inkassokrav finns särskilda regler för att säkerställa att de hamnar hos rätt mottagare. Därför görs en extra kontroll av din kunds uppgifter innan inkassokravet skickas. Inkassokravet skickas alltid ut via brev, men också via email om det är det distributionssätt du valt på orginalfakturan.

Kundens organisations- eller personnummer på fakturan och den kundtyp du valt i kundregistret används för att hitta namn- och adressuppgifter i allmänna register. Skulle dessa inte vara samma som på fakturan, eller saknas, får du en notifiering om att avgöra vart inkassokravet ska skickas.

Skulle du upptäcka att kundtyp eller organisations- eller personnummer är fel, kan du också välja att uppdatera informationen för att göra en ny sökning.

När du bekräftat rätt adress, skickas inkassokravet dit.

Om fakturan inte blivit betald trots inkassokrav så kan du få hjälp med att driva vidare fakturan via vår tjänst Indrivning‍.

Klicka på varningstriangeln för att välja Indrivning.

Fakturan registreras som ett indrivningsärende nästa morgon. Har du flera obetalda fakturor till samma kund, kan du därför samla dem i ett gemensamt indrivningsärende genom att välja Indrivning på fakturorna samma dag.