Hantera utskriftsmallar

Justera inställningarna i standardmallarna utifrån dina behov och vill du ha flera olika mallar för samma typ av dokument (kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse eller restbelopp rot/rut) men med olika inställningar, så kan du skapa egna mallar. Du når sidan från länken i Inställningar - Fakturering - Utskrifter.

På sidan Hantera utskriftsmallar kan du justera dina inställningar i standardmallarna för kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut.

Du kan se hur inställningarna påverkar utskriften genom förhandsgranskningen som presenteras till höger. Inställningarna som görs här kommer att vara med på kundfakturor som skickas som e-post. Skickar du en kundfaktura som e-faktura är det dock inte säkert att dessa inställningar tas med. Detta beror på att en e-faktura skickas som en xml fil med en bifogad pdf på kundfakturan från Fortnox. Efter det är det upp till mottagaren om de väljer att använda xml filen och skapa upp en egen pdf utifrån informationen i filen eller om de visar den bifogade pdf:en som skickas med från Fortnox.

Det finns även möjlighet att skapa egna mallar för de olika typerna av dokument och på så sätt ha olika inställningar i olika mallar för samma typ av dokument.

Du skapar en egen mall genom att trycka på knappen Skapa ny mall och sen välja vad mallen ska heta och vilken typ av dokument mallen ska användas på.

Det finns flera inställningar du kan göra i dina mallar. Dessa är uppdelade i två flikar: Allmänt och Artikeltabell. När du öppnar en mall visas först fliken Allmänt, där du hittar de övergripande inställningarna.

Genom att klicka på fliken Artikeltabell får du tillgång till inställningar som specifikt påverkar artikelraderna i mallen.

Allmänt

Använd inställningar för särskilt företagsnamn: 
Denna inställningen finns för alla dokumenttyper. Om denna aktiveras presenteras era alternativa företagsuppgifter på mallen. Du kan läsa mer om hur du skapar ett särskilt företagsnamn eller bifirma här: Särskilt företagsnamn i Fortnox

Egen titel på utskrift
Denna inställning finns för alla dokumenttyper och ändrar rubriken på mallen. Som exempel har en mall av typen kundfaktura alltid rubriken Faktura och en mall av typen order har rubriken Orderbekräftelse som standard. Aktiverar du denna inställningen så kan du skriva en egen rubrik som står istället för Faktura.

Den texten du skriver in kommer att använda på samtliga kundfakturor utom Räntefakturor när du använder den nyskapade mallen med en egen rubrik. Lägg även till en rubrik som ska användas om du skapar en kontantfaktura eller en kundfaktura som är på engelska om du vill ändra det.

Visa projekt
Denna inställning finns för alla mallar för de olika dokumenttyperna kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut.

Visa/dölj Swish QR-kod för privatpersoner
Denna inställning finns för mallar av typen kundfaktura, påminnelse samt restbelopp rut/rot. Om denna inställning är aktiverad så visas en Swish QR-kod på kundfakturan. Detta gäller dock bara om mottagaren är en privatperson och valutan är i SEK.

För att kunna aktivera inställningen behöver du ange ett Swish-nummer (Swish för företag) på ditt bankkonto under Register - Transaktionskonton. Kontot måste också vara förvalt för dina kundfakturor.

När fakturamottagaren scannar in Swish QR-koden så läses mottagare, belopp samt vissa referenser in. Möjliga referenser som läses in, beroende på om de finns angivet i fakturan, är OCR-nummer, ert ordernummer, fakturanummer samt kundnummer. Alla inscannade fält är låsta för redigering för den som betalar.

Det skiljer sig åt hur bankerna redovisar transaktionerna, därför kommer återrapportering och matchning fungera olika beroende på vilken bank du använder. Det kommer också skilja sig åt om du arbetar med en bankkoppling eller inte.

Läs mer nedan om hur det fungerar för din bank.

Använd logotyp från
Denna inställning finns för alla mallar för de olika dokumenttyperna kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut. Här har du möjlighet att välja om du vill använda logotyp från Företagsuppgifter eller om du vill använda logotyp från Logotypgalleriet. Om du väljer att du vill använda logotyp från logotypgalleriet, klicka på knappen Välj för att ladda upp och markera den logotyp du vill använda.

Filformatet på logotypen kan antingen vara JPG eller PNG och filens storlek får inte vara större än 2 MB.

Bilden av logotypen får heller inte vara mer än 4000 * 2200 pixlar.

Ändra storlek på logotyp
Genom att dra markören till höger eller vänster så förstoras eller förminskas den valda logotypen. Det är bara möjligt att justera storleken på logotypen inom den plats som finns tillgänglig på mallen.

Visa offertvärde exklusive moms
Denna inställningen syns endast för dokumenttyp Offert. Här väljer du om totalbeloppet för din offert ska visa priset inklusive eller exklusive moms.

Visa artiklar som ingår i paket
Denna inställningen finns för alla mallar för de olika dokumenttyperna kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut. Denna inställningen finns för att ge er möjligheten att bestämma om de ingående artiklarna i en paketartikel ska synas eller inte på dokumentet.Visa artikelnummer

Denna inställning finns för alla mallar för de olika dokumenttyperna kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut.

Visa levererat antal
Här väljer du om det levererade antalet ska visas eller inte.

Visa enhet
Här väljer du om du ska visa Enhet på mallen eller inte.

Visa a-pris
Här väljer du om du ska visa A-pris på mallen eller inte.

Visa rabatt
Här väljer du om du ska visa Rabatt på mallen eller inte.

Visa artikelsumma
Här väljer du om du ska visa Summan på mallen eller inte.

Observera att det finns en möjlighet att dölja viss information på fakturor, men det är inte alltid detta är tillåtet enligt gällande regler.

Om du är osäker på vad som gäller i just ditt fall, rekommenderas att du kontaktar Skatteverket för vägledning.

Vem får ställa ut en förenklad faktura?

Så här skriver Skatteverket på sin hemsida: Förenklad faktura - Skatteverket

Säljaren får utfärda en förenklad faktura om minst ett av följande kriterier är uppfyllt:

• Om totalbeloppet på fakturan inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms.

• Om handelsbruket i branschen, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för fakturering gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Det gäller till exempel vid försäljning av bensin i automat och tåg- eller bussbiljetter.

• Om fakturan är en ändringsfaktura, till exempel en kreditnota.

• Om säljaren har en årsomsättning på högst 120 000 kronor och är momsbefriad (undantagen från skatteplikt) av den anledningen.

Du kan även välja att visa olika iban och bic beroende på vilken valuta du fakturerar i. Det betyder att du kan fakturera i SEK med ett bankkonto och Euro på ett annat iban och bic utan att ändra något när du skapar kundfakturan.

För att få med det så klickar du på Register - Transaktionskonton.

Det går att läsa mer om här: Transaktionskontoregister‍

Nu kan du välja att varumärkesanpassa dina kundfakturor som dina kunder får tillgång till när du skickar med Fortnox Fakturatjänster via en fakturaportal. Du kan addera bilder, texter och eventuell länk till en hemsida och på så vis sätta din egen prägel på dina kundfakturor.

Läs mer här: Varumärkesanpassa fakturaportal