Hantera utskriftsmallar

Justera inställningarna i standardmallarna utifrån dina behov och vill du ha flera olika mallar för samma typ av dokument (kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse eller restbelopp rot/rut) men med olika inställningar, så kan du skapa egna mallar. Du når sidan från länken i Inställningar - Fakturering - Utskrifter.

På sidan Hantera utskriftsmallar kan du justera dina inställningar i standardmallarna för kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut.

Du kan se hur inställningarna påverkar utskriften genom förhandsgranskningen som presenteras till höger. Inställningarna som görs här kommer att vara med på kundfakturor som skickas som e-post. Skickar du en kundfaktura som e-faktura är det dock inte säkert att dessa inställningar tas med. Detta beror på att en e-faktura skickas som en xml fil med en bifogad pdf på kundfakturan från Fortnox. Efter det är det upp till mottagaren om de väljer att använda xml filen och skapa upp en egen pdf utifrån informationen i filen eller om de visar den bifogade pdf:en som skickas med från Fortnox.

Det finns även möjlighet att skapa egna mallar för de olika typerna av dokument och på så sätt ha olika inställningar i olika mallar för samma typ av dokument.

Du skapar en egen mall genom att trycka på knappen Skapa ny mall och sen välja vad mallen ska heta och vilken typ av dokument mallen ska användas på.

Egen titel på utskrift

Denna inställning finns för alla dokumenttyper och ändrar rubriken på mallen. Som exempel har en mall av typen kundfaktura alltid rubriken Faktura och en mall av typen order har rubriken Orderbekräftelse som standard. Aktiverar du denna inställningen så kan du skriva en egen rubrik som kommer stå istället för Faktura.

Den texten du skriver in kommer att använda på samtliga kundfakturor utom Räntefakturor när du använder den nyskapade mallen med en egen rubrik. Lägg även till en rubrik som ska användas om du skapar en kontantfaktura eller en kundfaktura som är på engelska om du vill ändra det.

I och med denna uppdatering så kommer även mallen för kontantfaktura att tas bort och istället så är det standardmallen som används på kontantfakturor. Det kommer inte bli någon egentlig ändring mer än att mallen kommer heta Standardmall istället för Kontantfaktura. Skapar du en kontantfaktura och använder standardmallen så kommer det att stå kontantfaktura som rubrik så länge du inte har lagt till en egen rubrik för kontantfaktura på mallen. Skapar du en ny mall och ändrar rubriken är det respektive rubrik som kommer att visas på kundfakturor och kontantfakturor, och om du har lagt till en annan logotyp i logotypgalleriet så kommer den logotypen att visas på båda fakturatyperna.

Visa/dölj artikelnummer

Denna inställning finns för alla mallar för de olika dokumenttyperna kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut.

Visa/dölj projekt

Denna inställning finns för alla mallar för de olika dokumenttyperna kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut.

Visa/dölj Swish QR-kod för privatpersoner

Denna inställning finns för mallar av typen kundfaktura, påminnelse samt restbelopp rut/rot. Om denna inställning är aktiverad så visas en Swish QR-kod på kundfakturan. Detta gäller dock bara om mottagaren är en privatperson och valutan är i SEK.

För att kunna aktivera inställningen behöver du ange ett Swish-nummer (Swish för företag) på ditt bankkonto under Register - Transaktionskonton. Kontot måste också vara förvalt för dina kundfakturor.

När fakturamottagaren scannar in Swish QR-koden så läses mottagare, belopp samt vissa referenser in. Möjliga referenser som läses in, beroende på om de finns angivet i fakturan, är OCR-nummer, ert ordernummer, fakturanummer samt kundnummer. Alla inscannade fält är låsta för redigering för den som betalar.

Det skiljer sig åt hur bankerna redovisar transaktionerna, därför kommer återrapportering och matchning fungera olika beroende på vilken bank du använder. Det kommer också skilja sig åt om du arbetar med en bankkoppling eller inte.

Läs mer nedan om hur det fungerar för din bank.

Denna inställning finns för alla mallar för de olika dokumenttyperna kundfaktura, följesedel, order, offert, påminnelse samt restbelopp rot/rut. Här har du möjlighet att välja om du vill använda logotyp från Företagsuppgifter eller om du vill använda logotyp från Logotypgalleriet. Om du väljer att du vill använda logotyp från logotypgalleriet, klicka på knappen Välj för att ladda upp och markera den logotyp du vill använda.

Filformatet på logotypen kan antingen vara JPG eller PNG och filens storlek får inte vara större än 2 MB.

Bilden av logotypen får heller inte vara mer än 4000 * 2200 pixlar.

Genom att dra markören till höger eller vänster så förstoras eller förminskas den valda logotypen. Det är bara möjligt att justera storleken på logotypen inom den plats som finns tillgänglig på mallen.

Du kan även välja att visa olika iban och bic beroende på vilken valuta du fakturerar i. Det betyder att du kan fakturera i SEK med ett bankkonto och Euro på ett annat iban och bic utan att ändra något när du skapar kundfakturan.

För att få med det så klickar du på Register - Transaktionskonton.

Det går att läsa mer om här: Transaktionskontoregister‍