Skapa faktura - kundfaktura

För att kunna skapa kundfakturor måste du först:

1. Fylla i dina Företagsuppgifter‍‍

2. Gå igenom och göra inställningarna för fakturering samt Bankkontoinställningar‍

3. Lägga till kunder i Kundregister‍

4. Om behov finns, lägga till artiklar i Artikelregister‍

Läs gärna vår Kom igång-guide här: Kom igång med Fortnox Fakturering‍‍

1. Välj Meny - Fakturering.

2. Klicka på Skapa faktura längst upp till höger.

3. Välj kund.

4. Kontrollera att fakturadatum och förfallodatum stämmer.

5. Välj eller skriv in en artikel, antal och á-pris.

6. Spara eller bokför direkt om du är klar.

Klicka på Fakturering och välj Skapa faktura. Längst upp till vänster ser du preliminärt fakturanummer, OCR-nummer och verifikationsnummer. Så länge kundfakturan inte är sparad eller bokförd är dessa nummer preliminära och märks ut med en stjärna.

Börja med att välja kund. De uppgifter du har lagt upp på kunden i Kundregister‍ fylls automatiskt i på kundfakturan.

Kontrollera att du har rätt uppgifter under rubriken Fakturauppgifter. Vill du att hela kundfakturan ska kopplas till ett visst projekt eller kostnadsställe fyller du i det i detta fält.

Har du artiklar registrerade i ditt Artikelregister‍ så kan du nu lägga till de artiklar som kunden ska faktureras genom att skriva i artikelnummer eller benämning under Artikelnr. Om du inte vill fakturera en artikel från ditt artikelregister skriver du bara en benämning i benämningsfältet. Fyll sedan i antal artiklar, á-pris och eventuell rabatt. Vill du ange rabatten i kronor istället för procent klickar du på pilsymbolen i kolumnen för rabatt, se bilden nedan. Samma pilsymbol finns i kolumnen för TG % och TB, klickar du på pilen där kommer du växla mellan att visa artikelns täckningsbidrag och täckningsgrad i procent.

Priset på artikeln hämtas från den prislista som är kopplad till kunden. Om det inte finns någon prislista kopplad till kunden i ditt kundregister kommer istället priset från er förvalda prislista att skrivas ut på fakturan. Läs mer om prislistor här: Prislistor och prisuppdatering‍

Arbetar du med att ha dina artiklar som lagervaror kan du också ställa in så att lagersaldo på dina artiklar syns i registreringsvyn för en kundfaktura. Vill du veta mer om hur du ställer in detta, klicka här: Inställningar - Lagersaldo‍‍

Momssatsen för frakt- och fakturaavgiften/expeditionsavgiften på kundfakturan/fakturorna blir den momssats som du har på den största summan/beloppet på din kundfaktura. Ifall du inte vill att det ska bli på det viset så kan du lägga din moms för dessa avgifter som artiklar på kundfakturan istället. Detta är viktigt för enligt mervärdesskattelagen ska beskattningsunderlaget för fraktkostnad och fakturaavgift fördelas på beskattningsunderlaget för respektive vara. Det innebär att du behöver fördela frakt och fakturaavgifter på olika momssatser.

Rekommendationen i Fortnox blir därför att ta bort frakt och fakturaavgift från kundfakturans fot och istället lägga upp dem som flera olika artikelrader med olika momssatser. Fördelningen görs utifrån en relation mellan beskattningsunderlaget för respektive vara och det totala beskattningsunderlaget för varorna. På Skatteverkets hemsida hittar du mer information samt exempel, klicka här .

När du skapar en momsrapport har du möjlighet att köra en momsavvikelserapport för att se eventuella differenser. Avvikelserapporten kontrollerar bland annat så att förhållandet mellan vad som bokförts på respektive intäktskonto stämmer överens med vad som bokförts på motsvarande konton för utgående moms.

Om du inte specificerar momsbeloppen för frakt- och fakturaavgift på artikelraderna kommer förhållandet mellan hur mycket du bokfört på respektive intäktskonto inte stämma överens med vad som bokförts på konton för utgående moms för respektive tillhörande momssats. För att undvika denna differens behöver du alltså specificera frakt- och fakturaavgiften med olika momssats på artikelraderna.

När du fyllt i alla uppgifter på fakturan kan du förhandsgranska den genom att klicka på verktyget Förhandsgranska som du hittar uppe till höger i vyn. Då kommer fakturan att visas som en PDF-fil. Om du skulle vilja byta ordning eller skapa mellanrum mellan artiklarna på fakturan kan du använda pilsymbolen längst ut till höger på raden.
Observera att om fakturan förhandsgranskas så sparas fakturan automatiskt.

När du är klar med kundfakturan klickar du antingen på Spara eller Bokför. Så länge kundfakturan bara är sparad kan du ändra uppgifterna på den. När kundfakturan bokförts kan du inte längre göra några justeringar. Du kan inte bokföra kundfakturan som betald om den inte är bokförd.

När det är dags att skicka kundfakturan till din kund så har du flera olika valmöjligheter:

Under Faktureringssätt kan du välja att skicka fakturan Med fakturaservice. Då skickar vi kundfakturan åt dig, skickar påminnelser om det behövs och markerar fakturan som betald i Fortnox när pengarna kommit in.
Läs mer här: Skicka fakturan med Fakturaservice‍

Vill du kunna anpassa utseendet på dina kundfakturor du skickar med Fortnox Finans?
Läs mer här: Varumärkesanpassa fakturaportal

Skicka kundfakturan effektivt och säkert direkt till din kunds ekonomiprogram eller bank. För att kunna skicka e-faktura måste du först aktivera tjänsten under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde - e-faktura.

Läs mer här:
Skicka e-faktura till företag
Skicka e-faktura till privatperson‍ ‍‍

Väljer du Utskriftstjänst så skriver vi ut, frankerar och postar dina kundfakturor.

Läs mer här: Utskriftstjänst för kundfakturor‍‍

Skicka kundfakturan via e-post. I kundregistret kan du ange en generell e-postadress till kunden, eller olika e-postadresser beroende på vilken typ av dokument du skickar.

1. Om det finns en dokumentspecifik e-postadress för de olika typerna av affärshändelser (offerter, order eller fakturor) används den.
2. Finns det inte någon e-postadress för varken offert, order eller kundfaktura i kundregistret så kommer den generella e-postadressen att användas för alla dina dokument på den kunden.

Fältet Hemlig kopia är dokumentspecifikt vilket innebär att den hemliga kopian enbart skickas till den e-postadress som du angivit på respektive affärshändelse.

Angående kundfakturor som skickas med distributionssätt e-post, i dom fallen där e-posten är felaktig eller ogiltig kommer utskicket att ses som misslyckat i fakturalistan i filtret nedan.. Här får du en samlad överblick över dina misslyckade e-postutskick.

Väljer du att skicka om kundfakturan till en korrekt adress försvinner varningsikonen och kundfakturan visas inte längre i filtret e-post. Fakturorna försvinner från filtret per automatik när de har status slutbetald (med undantag för kontantfakturor, kreditfakturor och fakturor med fakturabelopp 0). Du kan själv välja att ta bort kundfakturor från filtret genom att hålla muspekaren över den varningsikon som visas i kundfakturalistan eller på kundfakturan, klicka sedan på Ta bort varning för misslyckat e-postutskick. Varningsikonen visar den senaste misslyckade e-postadressen.

Väljer du Skrivare så visas kundfakturan och du kan spara ner den som en pdf, och/eller skicka den direkt till skrivaren för att själv kuvertera, frankera och lägga i brevlådan.

I kundregistret ställer du in vilket leveranssätt som ska vara förvalt för varje kund.

För att läsa om hur du senare bokför kund som betald, klicka här: Manuell registrering av betalningar‍

Har du klickat på knappen Skicka på en kundfaktura markeras den automatiskt som utskriven. Om du vill ta bort markeringen kan du göra det genom att hålla med muspekaren på brevet längst uppe till vänster på kundfakturan och sedan klicka på Markera som ej skickad. Denna ändring kan du även göra på en bokförd kundfaktura.

Vill du skapa en kundfaktura utifrån en order klickar du på Order i huvudmenyn och söker fram den aktuella ordern. När du öppnat upp ordern har du en knapp längst ner till höger för att skapa en kundfaktura som blir sammankopplad med ordern. Fakturan kommer att hamna som sparad men ej bokförd under Fakturering - Kundfakturor - Lista. Ordern ändrar status till fakturerad och blir grön i orderlistan. Det är endast levererat antal som faktureras och om detta värde är mindre än antalet på ordern kommer du få frågan om du vill skapa en restorder på de artiklar som inte levererats. Väljer du att skapa en restorder hamnar den i orderlistan med resterande antal artiklar på. Restordern får även en koppling till den ursprungliga ordern.

Skapar du en kundfaktura utifrån en order så kommer vissa fält på artikelraderna att bli låsta och inte möjliga att redigera på kundfakturan. De fält som inte är redigerbara på kundfakturan som skapas från en order är:

• Artikelnummer

• Lagerplats

• Antal

• Enhet

• Kostnadsställe

• Projekt

Det finns en möjlighet att styra om dessa fält på fakturarader skapade ifrån en order ska vara låsta eller ej via inställningarna och blocket Registreringsvy.

Observera att om du har aktiverat licensen Fortnox Lager så kan du inte slå av låsta rader.

För att få tillgång till att skapa en kundfaktura från offert behöver du först aktivera behörigheten, skapa faktura av offert. Behörigheten finns under Administrera användare - Program/behörighet - Order och Offert.

Klicka på Offert i huvudmenyn och sök fram den aktuella offerten. När du öppnat upp offerten har du en knapp längst ner till höger, knappen visar ett val att skapa en kundfaktura som blir sammankopplad med offerten. Fakturan kommer hamna som sparad men ej bokförd under Fakturering - Kundfakturor - Lista. Offerten ändrar status till fakturerad och blir grön i offertlistan.

Vi förstår att början på något nytt kan vara överväldigande.
För att du ska få bästa möjliga start i Fortnox har du möjlighet att boka in ett kom igång-möte med oss. Du får då en personlig guidning i programmet, samt möjligheten att i lugn och ro få svar på specifika frågor som du har.

Läs mer och boka här: Kom igång-samtal

Läs mer här:
Makulera faktura‍
Kundfaktura - Skapa kreditfaktura‍
Skapa ny kund‍
Artikelregister‍
Hitta lättare genom utökad sökning‍
Avmarkera en utskriven faktura ‍