US English (US)
SE Swedish
  • Gå till fortnox.se
Swedish
US English (US)
SE Swedish
  • Hem
  • Kom igång-guider
  • Kom igång Guide - Program
  • Kom igång med Fortnox Digital byrå - Ny byrå
Användarstöd

Kom igång med Fortnox Digital byrå - Ny byrå

Contact us

If you still have questions or prefer to get help directly from an agent, please submit a request.
We’ll get back to you as soon as possible.

Please fill out the contact form below and we will reply as soon as possible.

  • Fortnox Bokföring
    Bokföring › Bokföring Attest & Läs › Verifikationer › Moms › Kontoplan › Periodisering › SIE-filer › Projekt › Rapporter & behandlingshistorik › Leverantörsfakturor › Dagskassa › Leverantörsregister › Leverantörsfakturaattest › Övrigt › Inställningar › Bokföring från kontoutdrag ›
  • Fortnox Fakturering
    Hantering › Fortnox app › E-faktura › Husarbete › Inbetalning › Register › Import & Export › Utskriftsmallar › Rapporter › Inställningar › Övrigt › Fakturering mini ›
  • Faktura- & betaltjänster
    Sälja fakturor › Fakturaservice › Påminnelseservice › Betalservice › Kontoutdrag › Inställningar ›
  • Fortnox Lön
    Systemdokumentation › Ny i Lön › Arbetsgivarintyg › Lön Personlig › Lön Mini › Lönekörning › Attest › Personal › Semesterhantering › Kalendarium › Inställningar › Arbetsgivaravgift och arbetsgivardeklaration › Bokföringsunderlag › Import & Export › Lönearter och beräkningar › Fora › Collectum › Korrekt skatteavdrag › Rapporter › Statistikrapportering › Övrigt › Frågor & svar Fortnox Lön › Avtal › Checklistor i Fortnox Lön ›
  • Fortnox Offert & Order
    Offert › Order › Gemensamt › Inställningar ›
  • Fortnox Digital byrå
    Uppdrag och Aktiviteter › Tjänster › Klienter › Inställningar › Meddelande › Bokslut & Skatt › Frågor och Svar Bokslut & Skatt › Privatpersoner - Klienter ›
  • Fortnox Tid
    Inställningar › Kopplingen Tid-Lön › Registrera tid › Fakturera tid › Övrigt › Fortnox App ›
  • Kvitto & Resa
    Kom igång › Inställningar Administratör › Administratör › Anställd › Kvitto & Resa Plus › Felsökning › Systemdokumentation › Övrigt ›
  • Fortnox Lager
    Inställningar & Rapporter › Inköp › Leveranser & inventering › Strukturartiklar › Övrigt ›
  • Fortnox Anläggningsregister
    Tillgångar › Avskrivning › Inställningar › Övrigt ›
  • Fortnox Arkivplats
    Hantering › Filhantering › Inställningar › Övrigt ›
  • Fortnox Autogiro
    Medgivanden › Betalningsuppdrag › Filhantering › Inställningar ›
  • Fortnox Bolagshanterare
  • Fortnox Klienthanterare
    Klienter › Konsulter ›
  • Fortnox Skolstöd
    Hantering › Inloggning ›
  • Mitt abonnemang och avtal
    Administration › Inloggning › FAQ ›
  • Fortnox Administration
    Felmeddelanden › Meddelanden › Behörigheter i Fortnox program › Brexit › GDPR › Administration › Tekniskt › Inloggning › Övrigt ›
  • Bankkopplingar
    Kom igång › Generellt › Utbetalningar › Kontoavstämning › Inbetalningar › Löneutbetalningar › Autogiro ›
  • Kopplingar och blanketter
    Digitala kopplingar › Manuella kopplingar ›
  • FAQ - Vanligaste frågorna
    Fortnox Bokföring › Fortnox Fakturering › Fortnox Offert & Order › Fortnox Lön › Fortnox Bankkopplingar › Fortnox Faktura- & betaltjänster › Fortnox Digital byrå › Fortnox Klienthanterare › Fortnox Skolstöd › Fortnox Arkivplats › Fortnox Autogiro › Fortnox Anläggningsregister ›
  • Felsökningsguider
    Hjälp till felsökning - Bokföring › Hjälp till felsökning - Lön › Hjälp till felsökning - Fakturering › Hjälp till felsökning - Administration › Hjälp till felsökning - Bank ›
  • Kom igång-guider
    Kom igång Guide - Program › Kom igång Guide - Tjänster › Arbeta effektivare med leverantörsfakturor ›
  • Kontantmetoden i Fortnox
    Kundfakturor › Leverantörsfakturor › Gemensamt ›
  • Nyheter i Fortnox
  • Fortnox Ordlista
    Fakturering › Bokföring › Övrigt ›
  • Fortnox Tips & Trix
    Bokföring › Fakturering › Lön › Övrigt ›
  • Fortnox Resa
  • Webbläsare
  • Byt till Fortnox
    Byt till Fortnox › Hjälp för att ta ut rätt information ›
  • Fortnox Kvitto & Utlägg
  • Fortnox Lagerbolag
  • Fortnox Enskild firma
  • Fortnox Bokslut & Skatt
  • Fortnox Företagsbrevlåda
Fler ›

Steg för steg går vi igenom de inställningar du behöver se över för att så snabbt som möjligt komma igång med arbetet i Digital byrå.

 

Checklista

1. Lägg till byråns Företagsuppgifter under ditt företagsnamn uppe till höger i programmet.

2. Lägg till konsulter under Administrera användare under ditt företagsnamn uppe till höger.

3. Lägg till Klienter under fliken Klienter. 

4. På aktuell klient i klientlistan, klicka på kugghjulet; Hantera klient och lägg upp tjänster genom att klicka på Skapa tjänst under fliken Uppdrag.

 

1. Lägg till byråns företagsuppgifter

Börja med att logga in i Fortnox och klicka på Digital byrå i huvudmenyn.

Företagsuppgifter hittar du under ditt företagsnamn uppe i högra hörnet. Börja med att fylla i ditt organisationsnummer och klicka enter, då hämtas dina företagsuppgifter automatiskt från Bolagsverkets register. Här kan ni även ladda upp er logotyp.

 

2. Lägg till konsult

Varje konsult behöver en licens för Digital byrå, för att beställa en ny licens klickar du som är systemadministratör på ert företagsnamn uppe till höger och väljer sedan alternativet Administrera användare. För att lägga till en ny användare klickar du på knappen Lägg till användare, fyller i uppgifterna och klickar på Spara.

När du lagt till konsulten ska du dessutom ange vilka behörigheter hen ska ha i programmet. Konsulten behöver behörigheter både i Digital byrå och inne i respektive klients Fortnox.
Läs mer här: Behörigheter för konsult i Digital byrå‍

 

3. Lägg till klient

Under rubriken Klienter kommer alla dina klienter att listas.

Skapa klient

För att skapa en ny klient klickar du på knappen Skapa klient, den syns för användare med behörighet att lägga till klienter. I en trestegsguide får du först ange klientens adressuppgifter.

OBS! Har du inte knappen Skapa klient uppe till höger, utan endast en knapp som heter Ny klient, så läs vidare här: Ny klient i Fortnox Digital byrå‍ 

Du får sedan välja vilka program klienten själv ska ha tillgång till, för att ni ska kunna samarbeta på bästa sätt.

Exempel:

  • Ska din klient fakturera själv så behöver hen en licens för Fakturering, sedan kan ni välja vad klienten ska ha behörighet att göra. Exempelvis kan ni ställa in att klienten endast har behörighet att spara en faktura, men inte bokföra den.
  • Vill ni arbeta med ett digitalt leverantörsfakturaflöde ska ni beställa en licens för Leverantörsfakturaattest till klienten, så kan hen gå in via Fortnox app och attestera leverantörsfakturorna.
  • Har ni ett löneuppdrag så kan ni beställa en licens för Lön Personlig till klienten, så kan de själva rapportera avvikelse från sitt schema i Fortnox.

 

Slutligen väljer du vem som ska faktureras för klientens licenser, och anger en mailadress till vilken en bekräftelse skickas när klienten är upplagd. 

 

Aktivera klient

Du hittar den upplagda klienten längst upp i fliken Klienter, under Aktiveringslista. För att klienten ska aktiveras klickar du på pilsymbolen längst ut till höger och kommer då till vyn där du tilldelar licenser och behörigheter. 


Läs mer här: 
Lägg till ny klient i Digital byrå

När detta är gjort ligger kunden i klientlistan i Digital byrå och nu ska du lägga upp dina uppdrag och tjänster dessa ska spegla ditt uppdragsavtal med klienten dvs vad har du och klienten kommit överens om att ditt uppdrag är och när ska det olika tjänsterna levereras. Om du vill jobba så effektivt som möjligt ska du jobba med digitala tjänster och skapa automatiska flöden/samarbeten med din kund.
Läs mer här: Digitala tjänster i Fortnox Digital byrå

 

Koppla klient - när din klient redan har Fortnox

Om du får en ny klient som sedan tidigare har Fortnox program, kan vi koppla samman din byrå med klientens program. Klicka på Koppla klient och följ instruktionerna.
Läs mer här: Sammankoppling med befintlig Fortnoxkund

4. Lägg till uppdrag och tjänster

I Digital byrå finns en överskådlig lista där du ser vad som ska göras åt dina olika klienter. Funktionerna med varningar och påminnelser bygger på att du lägger in vilka uppdrag och underliggande tjänster du ska göra på varje klient, och när och hur ofta de ska göras. Digital byrå kommer då automatiskt generera en aktivitet varje gång tjänsten ska utföras. När nytt räkenskapsår skapas, skapas nya aktiviteter för det nya året automatiskt.

 

Uppdragen och tjänsterna ska spegla ditt uppdragsavtal med klienten, dvs vad har du och klienten kommit överens om att ditt uppdrag är och när ska de olika tjänsterna levereras. Du kan lägga upp uppdragen per kund eller jobba med massbearbetning och då kopiera till flera klienter samtidigt, se nedan.

 

Lägg upp en ny tjänst

Nya tjänster lägger du upp inne på klienten, på fliken Uppdrag. Klicka på Skapa tjänst längst ned till höger.

Här väljer du vad det är för uppdrag som du ska utföra åt just denna klient. För varje uppdrag finns det olika underliggande tjänster. Exempelvis kan Bokföring vara uppdraget och Dagskassa en underliggande tjänst. För att skapa det smidigaste arbetsflödet och därmed spara tid, välj alltid de digitala tjänsterna i första hand, då uppdateras aktiviteterna automatiskt allteftersom din klient arbetar i sitt eget Fortnox-program.

Tänk på att du kan göra tjänsterna olika detaljerade. Du kan ha ett uppdrag gällande moms och då endast en tjänst som heter moms där alla momstjänster ingår. Använd kommentarsfältet om du vill dokumentera vad som ska göras inom tjänsten.

Alternativt kan du ha ett momsuppdrag men dela upp det på olika tjänster; momsunderlag, momsrapportering, momsbetalning.

 

  • När du valt uppdrag och tjänst lägger du upp startdatum, och om uppdraget ska löpa på tillsvidare sätter du inget slutdatum.
  • Aktiviteter som är kopplade till en bokföringsperiod, som exempelvis moms- och bokföringsaktiviteter, ska du lägga till vilken som är första bokföringsperiod, detta för att man enkelt ska se vilken period en aktivitet tillhör.
  • Leveransdatumet måste fyllas i.
  • Det är även här du fyller i hur du vill att påminnelser och varningar ska styras. Du ställer in antalet dagar före leveransdatum som Digital Byrå antingen ska påminna dig, eller varna dig, om att leveransdatum börjar närma sig.
  • När du lägger till en ny tjänst väljer du vem som ska vara handläggare för uppdraget, alltså vem det är som ska utföra tjänsten.
  • Du har möjlighet att ställa in om detta uppdrag kräver material från klienten innan det går att utföra. Det är denna inställning som ger ett K i färgmarkeringen.

När du sparar tjänsten skapas en aktivitet för varje gång tjänsten ska utföras.

Läs mer här: Skapa tjänst i Fortnox Digital byrå

 

Digitala tjänster

För digitala tjänster anges inte fasta intervall, istället uppdateras tjänsternas aktiviteter automatiskt när händelser sker i klienternas Fortnox-program. Detta gör att det enkelt går att se när det finns arbete att utföra utan att behöva gå in på varje klient. När arbete utförs uppdateras aktiviteterna och när inget ytterligare arbete finns att utföra markeras aktiviteten som klar.

Då de digitala tjänsterna skapar flera aktiviteter per tjänst kan du se vilka aktiviteter som skapas längst ner och välja att ta bort någon om du inte vill att just den händelsen ska generera en aktivitet.

Läs mer här: Digitala tjänster i Fortnox Digital byrå

 

Momsuppdrag

Det finns en egen flik för momsuppdrag i Digital byrå, för att förenkla hantering av momsinlämning. Fliken grupperar klientens momsaktiviteter med tillhörande bokföringsaktiviteter så att det enkelt går att stämma av att arbetet inför en momsinlämning är klart. Momsaktiviteterna filtreras på inlämningsmånad och grupperar moms med tillhörande bokföringsaktiviteter, vilka beror på valt momsintervall.

 

Kopiera tjänster till flera klienter med massbearbetning

För att enklare och snabbare kunna lägga upp tjänster kan du kopiera befintliga tjänster till en eller flera klienter samtidigt via massbearbetning.

  • Gå till klientlistan och markera en eller flera klienter, klicka sedan på Lägg till tjänster längst ner till höger. 
  • Du väljer ifrån vilken klient eller fast exempelmall du vill kopiera tjänster.
  • Du kan välja att plocka bort tjänster som du inte vill använda.
  • Välj sedan startdatum och handläggare och beroende på vilka tjänster du valt att kopiera frågar programmet om det behövs ytterligare uppgifter.

De tjänster som påverkas av bolagsform; årsvis momsuppdrag och uppdraget inkomstdeklaration kommer inte gå att välja när du kopierar från en bolagsform till en annan. Vill man kopiera dessa tjänster får man göra det från företag med samma bolagsform eller lägga upp de tjänsterna för sig. Du kan i efterhand ändra leveransdag inne på tjänsten om du vill ha olika på klienterna.

Läs mer här: Kopiera tjänster i Fortnox Digital byrå

5. Alla uppdrag - här visas allt som ska göras

Under alla uppdrag visas byråns uppdrag sorterade på prioritet. Här har du möjlighet att filtrera på datumintervall, klient, handläggare och uppdrag. Datumfiltreringen är dynamisk och visar vid start aktiviteter som ligger 10 dagar bakåt i tid och 20 dagar framåt från dagens datum. Utöver datumfiltrering går det även att filtrera på en enskild klient samt på byråns handläggare. När sidan öppnas är innehållet filtrerat på inloggad handläggare.

Om det skulle finnas aktiviteter som ej är klara och som ligger mer än tio dagar bakåt visas en varning överst på sidan. Denna varning innehåller en länk som ändrar datumurvalet för att visa alla aktiviteter bakåt i tid som ej är klara.  

Genom att klicka på ett fält visas en lista med aktiviteterna som grupperats i fältet, för att enkelt navigera till vald aktivitet klickar du bara på aktiviteten, och där kan du se/ändra status och lägga till information mm. Det finns dessutom en länk för att snabbt kunna logga in i klientens program.

Det finns även i listläget en länk, i slutet på varje rad, för att enkelt logga in i klientens Fortnox. 

Läs mer här: Uppdrag & Aktiviteter i Fortnox Digital byrå

 

Här kan du läsa mer om Digital byrå.

 

Utbildning

Du vet väl att du även kan gå utbildningar hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? Här kan du läsa mer om våra utbildningar.

digital byrå

Fick du den hjälp du sökte?

Ja
Nej
Ge feedback på denna artikel
Fortnox Blogg

I vår blogg ger vi dig nya perspektiv, inspiration, ny kunskap och tips och råd inom digitalisering och företagande.

Fortnox Utbildningar

Här hittar du alla våra utbildningar, som hjälper dig att komma igång och jobba så effektivt som möjligt i Fortnox.

Relaterade artiklar

  • Kom igång med Fortnox Bolagshanterare
  • Kom igång med Fortnox Anläggningsregister
  • Kom igång med Fortnox Klienthanterare

Definition by Author

0
0
Expand

Integritetsmeddelande Cookiepolicy Integritet och säkerhet Avtal & villkor

2022 Fortnox AB. Alla rättigheter är förbehållna Fortnox AB.