Kom igång med Fortnox Digital byrå - Ny byrå

Steg för steg går vi igenom de inställningar du behöver se över för att så snabbt som möjligt komma igång med arbetet i Digital byrå.

Checklista

1. Lägg till byråns Företagsuppgifter under ditt företagsnamn uppe till höger i programmet.

2. Lägg till konsulter under Administrera användare under ditt företagsnamn uppe till höger.

3. Lägg till Klienter under fliken Klienter. 

4. På aktuell klient i klientlistan, klicka på kugghjulet; Hantera klient och lägg upp tjänster genom att klicka på Skapa tjänst under fliken Uppdrag.

1. Lägg till byråns företagsuppgifter

Börja med att logga in i Fortnox och klicka på Digital byrå i huvudmenyn.

Företagsuppgifter hittar du under ditt företagsnamn uppe i högra hörnet. Börja med att fylla i ditt organisationsnummer och klicka enter, då hämtas dina företagsuppgifter automatiskt från Bolagsverkets register. Här kan ni även ladda upp er logotyp.

2. Lägg till konsult

Varje konsult behöver en licens för Digital byrå, för att beställa en ny licens klickar du som är systemadministratör på ert företagsnamn uppe till höger och väljer sedan alternativet Administrera användare. För att lägga till en ny användare klickar du på knappen Lägg till användare, fyller i uppgifterna och klickar på Spara.

När du lagt till konsulten ska du dessutom ange vilka behörigheter hen ska ha i programmet. Konsulten behöver behörigheter både i Digital byrå och inne i respektive klients Fortnox.
Läs mer här: Behörigheter för konsult i Digital byrå‍

3. Lägg till klient

Under rubriken Klienter kommer alla dina klienter att listas.

Skapa klient

För att skapa en ny klient klickar du på knappen Skapa klient, den syns för användare med behörighet att lägga till klienter. I en trestegsguide får du först ange klientens adressuppgifter.

Du får sedan välja vilka program klienten själv ska ha tillgång till, för att ni ska kunna samarbeta på bästa sätt.

Exempel:

• Ska din klient fakturera själv så behöver hen en licens för Fakturering, sedan kan ni välja vad klienten ska ha behörighet att göra. Exempelvis kan ni ställa in att klienten endast har behörighet att spara en faktura, men inte bokföra den.
• Vill ni arbeta med ett digitalt leverantörsfakturaflöde ska ni beställa en licens för Leverantörsfakturaattest till klienten, så kan hen gå in via Fortnox app och attestera leverantörsfakturorna.
• Har ni ett löneuppdrag så kan ni beställa en licens för Lön Personlig till klienten, så kan de själva rapportera avvikelse från sitt schema i Fortnox.

Slutligen väljer du vem som ska faktureras för klientens licenser, och anger en mailadress till vilken en bekräftelse skickas när klienten är upplagd. 

Aktivera klient

Du hittar den upplagda klienten längst upp i fliken Klienter, under Aktiveringslista. För att klienten ska aktiveras klickar du på pilsymbolen längst ut till höger och kommer då till vyn där du tilldelar licenser och behörigheter. 

Läs mer här: Lägg till ny klient i Digital byrå

När detta är gjort ligger kunden i klientlistan i Digital byrå och nu ska du lägga upp dina uppdrag och tjänster dessa ska spegla ditt uppdragsavtal med klienten dvs vad har du och klienten kommit överens om att ditt uppdrag är och när ska det olika tjänsterna levereras. Om du vill jobba så effektivt som möjligt ska du jobba med digitala tjänster och skapa automatiska flöden/samarbeten med din kund.
Läs mer här: Digitala tjänster i Fortnox Digital byrå

Koppla klient - när din klient redan har Fortnox

Om du får en ny klient som sedan tidigare har Fortnox program, kan vi koppla samman din byrå med klientens program. Klicka på Koppla klient och följ instruktionerna.
Läs mer här: Sammankoppling med befintlig Fortnoxkund

4. Lägg till uppdrag och tjänster

I Digital byrå finns en överskådlig lista där du ser vad som ska göras åt dina olika klienter. Funktionerna med varningar och påminnelser bygger på att du lägger in vilka uppdrag och underliggande tjänster du ska göra på varje klient, och när och hur ofta de ska göras. Digital byrå kommer då automatiskt generera en aktivitet varje gång tjänsten ska utföras. När nytt räkenskapsår skapas, skapas nya aktiviteter för det nya året automatiskt.

Uppdragen och tjänsterna ska spegla ditt uppdragsavtal med klienten, dvs vad har du och klienten kommit överens om att ditt uppdrag är och när ska de olika tjänsterna levereras. Du kan lägga upp uppdragen per kund eller jobba med massbearbetning och då kopiera till flera klienter samtidigt, se nedan.

Lägg upp en ny tjänst

Nya tjänster lägger du upp inne på klienten, på fliken Uppdrag. Klicka på Skapa tjänst längst ned till höger.

Här väljer du vad det är för uppdrag som du ska utföra åt just denna klient. För varje uppdrag finns det olika underliggande tjänster. Exempelvis kan Bokföring vara uppdraget och Dagskassa en underliggande tjänst. För att skapa det smidigaste arbetsflödet och därmed spara tid, välj alltid de digitala tjänsterna i första hand, då uppdateras aktiviteterna automatiskt allteftersom din klient arbetar i sitt eget Fortnox-program.

Tänk på att du kan göra tjänsterna olika detaljerade. Du kan ha ett uppdrag gällande moms och då endast en tjänst som heter moms där alla momstjänster ingår. Använd kommentarsfältet om du vill dokumentera vad som ska göras inom tjänsten.

Alternativt kan du ha ett momsuppdrag men dela upp det på olika tjänster; momsunderlag, momsrapportering, momsbetalning.

• När du valt uppdrag och tjänst lägger du upp startdatum, och om uppdraget ska löpa på tillsvidare sätter du inget slutdatum.
• Aktiviteter som är kopplade till en bokföringsperiod, som exempelvis moms- och bokföringsaktiviteter, ska du lägga till vilken som är första bokföringsperiod, detta för att man enkelt ska se vilken period en aktivitet tillhör.
• Leveransdatumet måste fyllas i.
• Det är även här du fyller i hur du vill att påminnelser och varningar ska styras. Du ställer in antalet dagar före leveransdatum som Digital Byrå antingen ska påminna dig, eller varna dig, om att leveransdatum börjar närma sig.
• När du lägger till en ny tjänst väljer du vem som ska vara handläggare för uppdraget, alltså vem det är som ska utföra tjänsten.
• Du har möjlighet att ställa in om detta uppdrag kräver material från klienten innan det går att utföra. Det är denna inställning som ger ett K i färgmarkeringen.

När du sparar tjänsten skapas en aktivitet för varje gång tjänsten ska utföras.

Läs mer här: Skapa tjänst i Fortnox Digital byrå

Digitala tjänster

För digitala tjänster anges inte fasta intervall, istället uppdateras tjänsternas aktiviteter automatiskt när händelser sker i klienternas Fortnox-program. Detta gör att det enkelt går att se när det finns arbete att utföra utan att behöva gå in på varje klient. När arbete utförs uppdateras aktiviteterna och när inget ytterligare arbete finns att utföra markeras aktiviteten som klar.

Då de digitala tjänsterna skapar flera aktiviteter per tjänst kan du se vilka aktiviteter som skapas längst ner och välja att ta bort någon om du inte vill att just den händelsen ska generera en aktivitet.

Läs mer här: Digitala tjänster i Fortnox Digital byrå

Momsuppdrag

Det finns en egen flik för momsuppdrag i Digital byrå, för att förenkla hantering av momsinlämning. Fliken grupperar klientens momsaktiviteter med tillhörande bokföringsaktiviteter så att det enkelt går att stämma av att arbetet inför en momsinlämning är klart. Momsaktiviteterna filtreras på inlämningsmånad och grupperar moms med tillhörande bokföringsaktiviteter, vilka beror på valt momsintervall.

Kopiera tjänster till flera klienter med massbearbetning

För att enklare och snabbare kunna lägga upp tjänster kan du kopiera befintliga tjänster till en eller flera klienter samtidigt via massbearbetning.

• Gå till klientlistan och markera en eller flera klienter, klicka sedan på Lägg till tjänster längst ner till höger. 
• Du väljer ifrån vilken klient eller fast exempelmall du vill kopiera tjänster.
• Du kan välja att plocka bort tjänster som du inte vill använda.
• Välj sedan startdatum och handläggare och beroende på vilka tjänster du valt att kopiera frågar programmet om det behövs ytterligare uppgifter.

De tjänster som påverkas av bolagsform; årsvis momsuppdrag och uppdraget inkomstdeklaration kommer inte gå att välja när du kopierar från en bolagsform till en annan. Vill man kopiera dessa tjänster får man göra det från företag med samma bolagsform eller lägga upp de tjänsterna för sig. Du kan i efterhand ändra leveransdag inne på tjänsten om du vill ha olika på klienterna.

Läs mer här: Kopiera tjänster i Fortnox Digital byrå

5. Alla uppdrag - här visas allt som ska göras

Under alla uppdrag visas byråns uppdrag sorterade på prioritet. Här har du möjlighet att filtrera på datumintervall, klient, handläggare och uppdrag. Datumfiltreringen är dynamisk och visar vid start aktiviteter som ligger 10 dagar bakåt i tid och 20 dagar framåt från dagens datum. Utöver datumfiltrering går det även att filtrera på en enskild klient samt på byråns handläggare. När sidan öppnas är innehållet filtrerat på inloggad handläggare.

Om det skulle finnas aktiviteter som ej är klara och som ligger mer än tio dagar bakåt visas en varning överst på sidan. Denna varning innehåller en länk som ändrar datumurvalet för att visa alla aktiviteter bakåt i tid som ej är klara.  

Genom att klicka på ett fält visas en lista med aktiviteterna som grupperats i fältet, för att enkelt navigera till vald aktivitet klickar du bara på aktiviteten, och där kan du se/ändra status och lägga till information mm. Det finns dessutom en länk för att snabbt kunna logga in i klientens program.

Det finns även i listläget en länk, i slutet på varje rad, för att enkelt logga in i klientens Fortnox. 

Läs mer här: Uppdrag & Aktiviteter i Fortnox Digital byrå

Här kan du läsa mer om Digital byrå.

Utbildning

Du vet väl att du även kan gå utbildningar hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? Här kan du läsa mer om våra utbildningar.