Ny klient i Fortnox Digital byrå

För att kunna lägga upp en ny klient behöver du ha behörigheten Lägg till nya klienter i Digital Byrå. 

I nedan steg ska vi gå igenom hur du går tillväga om du vill skapa ett nytt abonnemang till din klient. Om du vill sammankoppla dig med din klients befintliga Fortnox abonnemang finner du stegen för detta längre ned i denna artikel. 

1. För att lägga till en ny klient till din byrå, både om det gäller en befintlig Fortnox-kund eller om du vill skapa en ny klient, så klickar du på knappen Ny klient längst upp till höger under fliken Mina klienter i Digital Byrå.

2. Nu startas onboardningen för klienten du vill skapa och du börjar med att klicka på Ange uppgifter. 

3. Du får nu ange organisationsnumret för den klient du vill skapa och därefter klickar du på Hämta uppgifter.

4. Kontrollera företagsuppgifterna som hämtats in per automatik gällande klienten. I fälten under kontaktuppgifter fyller du i uppgifter till din kund och när allt stämmer klickar du på Lägg till.

Klienten har nu lagts till som ett prospekt i din Digitala Byrå och du har nu möjlighet att pausa onboardingen av klienten utan att informationen ni fyllt i tidigare steg går förlorad. Under tiden klienten ligger som ett prospekt finner du denna genom att klicka på Filtrera under Mina klienter och i rutan för Visa endast väljer du prospekt. 

5.  Du får nu möjlighet att ge fler konsulter från din byrå åtkomst till klienten genom att klicka på Ge åtkomst. De konsulter som du väljer kommer dels få åtkomst till klienten när onboardingen är genomförd men dem blir även systemadministratörer på klientabonnemanget. Du har möjlighet att Hoppa över detta steg. 

6. Välj i detta steg de konsulter från din byrå som du vill ge åtkomst till klienten när onboardingen slutförts. Kom ihåg att de konsulter du lägger till här kommer få rollen som systemadministratör på klienten. Du kan också här välja att skapa och bjuda in användare till klienten. Åtkomsten för användaren sker först när onboardingen slutförts och du kan editera detta i klientkortet i efterhand tills dess att klienten är skapad. När du lagt till de konsulter du önskar och eventuellt skapat och bjudit in användare klickar ni på Ge åtkomst.

7. Nu får du möjligheten att skapa ett uppdragsavtal för din klient genom att klicka på Skapa uppdragsavtal. Du har även möjlighet att skapa uppdragsavtalet via klientkortet vid ett senare tillfälle genom att klicka på Hoppa över.

8. I det här steget har du möjlighet att skapa ett uppdragsavtal mellan dig och klienten. Fyll i fälten och klicka på Fortsätt för att gå igenom de olika delarna i uppdragsavtalet.

9. Sista steget för att slutföra onboardingen är att klicka på Skapa abonnemang.

10. Du kommer nu till en sida där du beställer program till klienten. Du som konsult har tillgång till Bokföring, Fakturering, Offert & order, Anläggningsregister samt Lön. 

Välj paket som kunden ska ha tillgång till samt betalansvaret för eventuella plustjänster. Klicka sedan på Fortsätt.

11. Du möts nu av en sammanfattning av tidigare steg. För att slutföra och skapa klienten klickar du på Skapa klient.

12. Klienten kommer nu att övergå från ett prospekt till ett abonnemang. Under tiden vi slutför onboardingen får ni ett meddelande om detta under klientinformation för klienten. När meddelandet är borta är klienten skapad och ni kan börja arbeta med den.

För att göra en sammankoppling mellan din byrå och klientens befintliga Fortnox-abonnemang ställer du dig under Mina klienter och klickar på Ny klient.

1. Nu startas onboardingen för sammankoppling med klienten och du börjar med att fylla i klientens organisationsnummer och klickar på Hämta uppgifter. Om klienten redan har ett abonnemang i Fotnox får du ett meddelande om detta och att du kan välja att sammankoppla din byrå med klienten eller skapa ett nytt abonnemang i ett senare steg i onboardingen.

2. Kontrollera att uppgifterna gällande klienten du vill sammankoppla stämmer och fyll i kontaktuppgifter till klienten. Klicka därefter på Lägg till.

Klienten har nu lagts till som ett prospekt i din Digitala Byrå och du har nu möjlighet att pausa onboardingen av klienten utan att informationen ni fyllt i tidigare steg går förlorad. Under tiden klienten ligger som ett prospekt finner du denna genom att klicka på Filtrera under Mina klienter och i rutan för Visa endast väljer du prospekt.

3. I detta steg har du möjlighet att lägga till fler konsulter på klienten genom att klicka på Ge åtkomst. Det är dock endast om ni väljer att skapa ett nytt abonnemang till kunden som de konsulter ni väljer kommer att få åtkomst till klienten när abonnemanget skapats. Väljer ni att sammankoppla er till klientens abonnemang kommer ni senare få välja en konsult som får åtkomst direkt till klienten när sammankopplingen är godkänd. Ni kan efter sammankopplingen hantera så att fler konsulter får åtkomst till klienten.

4. Välj i detta steg de konsulter från din byrå som du vill ge åtkomst till klienten när onboardingen slutförts. Kom ihåg att de konsulter du lägger till här kommer få rollen som systemadministratör på klienten. Du kan också här välja att skapa och bjuda in användare till klienten. Åtkomsten för användaren sker först när onboardingen slutförts och du kan editera detta i klientkortet i efterhand tills dess att klienten är skapad. När du lagt till de konsulter du önskar och eventuellt skapat och bjudit in användare klickar ni på Ge åtkomst.

5. Nu får du möjligheten att skapa ett uppdragsavtal för din klient genom att klicka på Skapa uppdragsavtal. Du har även möjlighet att skapa uppdragsavtalet via klientkortet vid ett senare tillfälle genom att klicka på Hoppa över.

6. I det här steget har du möjlighet att skapa ett uppdragsavtal mellan dig och klienten. Fyll i fälten och klicka på Fortsätt för att gå igenom de olika delarna i uppdragsavtalet.

7. Du har nu kommit till steget där du slutför onboardingen genom att koppla klienten till din byrå eller skapa ett nytt abonnemang. Klicka på Koppla eller skapa abonnemang.

8. Du får nu två val: 

För att sammankoppla din byrå med klientens befintliga Fortnox abonnemang väljer du alternativet Jag vill koppla ihop min byrå med företagets befintliga Fortnox program.

Vill du skapa ett nytt tomt abonnemang till klienten väljer du alternativet Jag vill skapa en ny uppsättning av Fortnox program för företaget.

Välj ett alternativ och klicka på Fortsätt.

9. Välj klient att sammankoppla och välj sedan vilken konsult som ska få åtkomst till klientabonnemanget när förfrågan om sammankoppling är godkänd. 

Du har möjlighet att schemalägga vilket datum ni vill att sammankopplingen ska ske genom att fylla i detta datum i rutan Datum för genomförande. Om ni väljer att schemalägga sammankopplingen så kommer förfrågan att skickas samma dag och klienten har möjlighet att godkänna den men själva sammankopplingen sker först vid det datum ni valt. När ni gjort de val ni önskar klickar ni på Skicka förfrågan. 

10. Du får nu en bekräftelse om att förfrågan om sammankoppling har skickats och för att komma tillbaka till Digital Byrå klickar du på Till klienten.

Onboardingen är nu klar och klienten kommer att vara ett prospekt i er Digital Byrå fram tills dess att förfrågan om sammankoppling är godkänd. När förfrågan godkänts så övergår klienten från prospekt till ett abonnemang. Skulle det vara så att ni behöver avbryta sammankopplingen så kan ni göra det här under klientinformationen för klienten genom att klicka på knappen Avbryt sammankoppling.

För att kunna arkivera och radera klienter krävs det att du har behörigheten Hantera arkivering och radering av klienter.

Under tiden klienten ligger som ett prospekt i er byrå har du möjlighet att arkivera eller radera prospektet. Du gör detta genom att gå in på prospektet och längst ned under klientinformationen har ni en ruta för klientadministration med alternativen Arkivera eller Radera. 

Arkivera - väljer ni att arkivera ett prospekt kommer den att flyttas från Mina klienter till Arkiverade klienter. En arkiverad klient har ni möjlighet att ångra arkivering av så den återigen hamnar som ett prospekt under Mina klienter. Du finner era arkiverade klienter genom att du ställer dig under Mina klienter, klicka på Administration och efter det på Arkiverade klienter. Vill du ångra arkiveringen klickar du på klienten i listan och sedan på Ångra arkivering.

Radera - om du väljer att radera ett prospekt så finns det ingen möjlighet att återställa detta utan du behöver göra om onboardingprocessen för klienten.