Skapa påminnelsefaktura

Om du har kunder som inte betalar sina fakturor i tid så kan du smidigt och enkelt skicka påminnelsefakturor. 

Inställningar för påminnelser

Innan du skapar en påminnelsefaktura bör du kontrollera att du har rätt inställningar. Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet för att komma till inställningarna. Välj sedan Fakturering - Påminnelser.

Här ställer du in hur många dagar det ska ha gått efter fakturan förfallit för att du ska kunna skriva ut en påminnelsefaktura. Fyll även i hur många dagar det ska vara mellan påminnelserna samt hur många påminnelser som ska kunna skapas på samma faktura.

Om du vill ha en särskild referens eller fakturatext på påminnelsen skriver du i det här. Du fyller även i vilken påminnelseavgift som ska gälla.

Om du vill skicka påminnelser via mail måste du göra en inställning under blocket E-postdokument i inställningarna för fakturering. Där fyller du i avsändare, ämne och vad du vill att det ska stå i mailet som påminnelsen skickas med.

Den sista inställningen är att välja vilket förvalt konto du vill att påminnelseavgiften ska bokas upp på. klicka på inställningarna uppe i högra hörnet och välj Fakturering - Förvalda konton. Här fyller du i kontonummer i fältet för påminnelseavgift och avslutar med att spara.

Skapa påminnelsefaktura

Börja med att klicka på Fakturering i huvudmenyn och sedan på fliken Påminnelser. Här ser du en lista på de fakturor som uppfyller de krav du satt i inställningarna. 
I kolumnen Antal kan du ändra siffran om du vill skriva ut samma påminnelsenummer igen för en specifik faktura. Om du till exempel vill skriva ut påminnelse 1 igen anger du påminnelse 0 i kolumnen för antal.
Kolumnen Prel ränta visar upplupen ränta vid valt påminnelsedatum. För att ett värde ska kunna visas förutsätter det att dröjsmålsräntan var ifylld när fakturan skapades.

Bocka för de fakturor du vill skicka påminnelse på och klicka sedan på Skicka nere i högra hörnet. Här har du valmöjligheten att välja hur du vill att påminnelsefakturorna ska skickas till din kund. Du kan även välja om du vill använda dig av en särskild utskriftsmall i menyn nere till höger i vyn. Vill du använda en och samma mall för dina påminnelser kan du under Inställningar - Fakturering - Utskrifter välja in en standardmall som alltid används då du skriver ut påminnelser.

När du skickat påminnelsefakturan hamnar den i fakturalistan. Klickar du på brevsymbolen som du ser i kolumnen näst längst ut till höger ser du historiken för när och av vem fakturan är skickad.

Skicka påminnelser via Fortnox Finans

Du kan också direkt från fliken Påminnelser skicka dina påminnelser via Fortnox Finans. Längst ner till höger finner du knappen Skicka via Fortnox Finans.

Klickar du på den öppnas ett nytt fönster där du ser en lista över dina påminnelser och kan välja att markera de du vill skicka via Fortnox Finans istället för att skicka och hantera på egen hand.

De fakturor du skickat med Fortnox Finans kan du enkelt se i listan om du väljer filtret Extern hantering.

Film: Påminnelsehantering