Månadskonsolidering: 4) Motparter och elimineringar

Ytterligare info om bokföringsimporten finns i  användarstödet 2.2 – Läs in koncerndata

Vid importen finns möjlighet att tagga motparter från de olika organisationerna på ett strukturerat sätt, vilket underlättar hanteringen av interna transaktioner. Dessa taggningar kan sedan användas som grund för att tillämpa elimineringsregler i konsolideringsprocessen.

Motparter används för att identifiera och markera interna transaktioner inom koncernen. Denna information ligger till grund för att skapa elimineringsregler som möjliggör en mer automatiserad hantering av interna poster. Det finns flera sätt att definiera och klassificera transaktioner med hjälp av motparter, beroende på verksamhetens behov och struktur.

Se guiden Motparter för ytterligare information.

Nästa steg är att granska och säkerställa både manuella och automatiska elimineringar. Detta görs under fliken Koncerneliminering, där samtliga elimineringar hanteras och överblickas.

Under fliken Elimineringar samlas samtliga genomförda elimineringar. Här finns möjlighet att filtrera visningen antingen per period eller för hela räkenskapsåret. För mer information, se användarstödet Skapa elimineringar .

I vyn Automatiska elimineringar matchas de transaktioner som omfattas av elimineringsreglerna. Genom att klicka på Kör regel visas både matchade och omatchade transaktioner, vilket ger en tydlig överblick av resultatet.

Om transaktionerna identifieras av regeln och matchar varandra i belopp, genereras förslag på interna elimineringar som klumpsummor under Elimineringsförslag. Endast de förslag som önskas sparas ska vara markerade innan bekräftelse.

De transaktioner som har matchats och ligger till grund för elimineringsförslaget återfinns under fliken Matchade transaktioner.

OBS! Systemet kan endast matcha transaktioner med exakta belopp i debet och kredit. 

Upprepa sedan processen för samtliga elimineringsregler. För mer information om hur man skapar och justerar elimineringsregler, se guiden Skapa elimineringar .

Goodwill & Övervärden hanteras under antingen Inställningar - Över/undervärden eller Koncerneliminering - Goodwill & Övervärden

I fliken Goodwill och övervärden hanteras avskrivningar och omvärderingar av goodwill/övervärden. Detta görs manuellt.

Under fliken Avskrivningar väljer du om samtliga avskrivningar ska bokföras gemensamt eller var för sig.

Under fliken Omvärdering visas värden endast om avskrivningsmodellen Omvärdering har valts i förvärvsanalysen.

Under fliken Interna transaktioner hamnar alla transaktioner som har taggats upp som motpart. De kommer att hamna under någon av kategorierna Ej hanterad, Manuell hantering, skicka vidare, eller Eliminerade beroende på vilken status de har. Se nedan för vilka interna transaktioner som hamnar under vilken kategori. 

Ej hanterad: Här hamnar alla motpartstaggade transaktioner som ännu inte har hanterats. Manuell hantering: Här hamnar alla motpartstaggade transaktioner som inte har kunnat matchats genom automatiska elimineringsregler eller där statusen manuellt har ändrats till Ej matchad. 

Skicka vidare: Denna status används när det finns underkoncerner. Här hamnar motpartstaggade transaktioner som behöver skickas till nästa nivå i koncernstrukturen för vidare eliminering där. 

Eliminerade: Här hamnar alla interna transaktioner som har eliminerats. 

När du klickar på knappen Anpassa öppnas en ytterligare ruta med namnet Status.

Där går det att filtrera på status för att välja vilka transaktioner du vill se.

Om du upplever att transaktioner saknas, kontrollera under Status att den aktuella kategorin är vald som synlig.

Under Organisation väljer du vilka bolag som ska visas i vyn. Det går även att sortera på Elimineringsregler samt fritext.

Alla transaktioner som syns går att exportera till Excel. Tryck på de tre prickarna (...) till höger om sökrutan och välj Exportera till Excel.

Alla transaktioner under Ej hanterad har en Matcha-knapp till höger på raden.

Genom att klicka på Matcha för en enskild transaktion öppnas en ruta där du manuellt kan söka efter motparten som ska matcha transaktionen du klickade på.

Alla transaktioner med samma bokföringskonto i den här sektionen visas.

I den högra delen kan du söka efter en motpart utifrån olika kriterier, såsom ett specifikt bolag, bokföringskonto, transaktionstext eller ett beloppsintervall med ±. 

Det går även att söka framåt eller bakåt i tiden via 'Period', om mottransaktionen inte finns i samma period.

Välj alltid den senaste perioden för att eliminera transaktionerna, så att de speglas i båda bolagen. Eventuella differenser i månadsbokslutet hanteras antingen genom en manuell eliminering eller lämnas kvar till nästkommande månad. 

Vid behov kan du även lägga till ytterligare rader för att få verifikatet att balansera.

 Klicka på Spara för att bekräfta elimineringen.

Markera de transaktioner som önskas elimineras ihop och tryck på knappen Eliminera, som dyker upp i övre kanten av transaktionslistan.

Detta kan användas om det exempelvis är flera transaktioner i ett bolag som utgör motsvarande en transaktion i ett annat, och det därför inte går att eliminera via reglerna.

Det går även att lägga till rader för att få verifikatet att balansera.

Du kan även ändra status för transaktioner som inte ska elimineras, har fått fel status eller behöver en annan status. När du markerar en transaktion visas tre ytterligare rutor högst upp i listan.

För att byta status, tryck på Sätt status, och välj en i listan.

Manuella elimineringar

Om det återstår differenser i balans- och resultaträkningen som inte kan fångas upp av motparttaggningen eller elimineringsreglerna, måste de hanteras manuellt.

Glöm inte heller att gå igenom kontokontrollerna, om sådana finns uppsatta, se guiden Kontokontroll

Se guiden manuell eliminering för ytterligare information.