Månadskonsolidering: 3) Avstämning koncernbokslut

Importera koncerndata till koncernen
När den juridiska bokföringen är uppladdad och korrekt valuta är inställd är det dags att importera bokföring till koncernen. Detta görs under Ekonomi - Koncernkonsolidering - Koncerndata - Bokföringsdata. Klicka sedan på Importera bokföring till koncern.

I bilden ser du att alla perioder är gröna, det betyder att all bokföring stämmer överens mellan dotterbolag och koncern. Men det är inte alltid så fallet är, det finns andra färger.

Grått = Period ej aktuell för koncernen

Blåmarkerad period = Det finns bokföring i det juridiska bolaget som kan läsas upp i koncernen.

Grönmarkerad period = Bokföring i det juridiska bolaget stämmer med bokföring i koncernen.

Gulmarkerad period = Bokföring i det juridiska bolaget skiljer sig mot bokföring i koncernen.

Rödmarkerad period = Bokföring är ej inläst i det juridiska bolaget.

Vid importering till koncernen, kontrollera att det är rätt räkenskapsår och period som ska importeras.
Det går även att importera data från subkoncerner, se bild nedan.

Avstämningar balans
Under fliken Avstämningar balans görs en kontroll av IB och UB för respektive juridiskt bolag, på koncernnivå samt mellan räkenskapsår och perioder.

Avstämning ingående balans jämfört med föregående år (räkenskapsår). En varning uppkommer om det finns en differens mellan räkenskapsåren. En differens kan bero på flera orsaker, nedan har vi listat de mest vanliga:

• Omklassificeringar mellan konton vilket skapar en differens då det inte är samma värde som tidigare, på kontonivå. Se över så att summan på tillgångssidan och skuldsidan inte diffar.

• Differens i det juridiska bolagets bokföring. Gå tillbaka till fliken Juridisk bokföring - Avstämningar balans och utred saken. Exempelvis kan det uppstå skillnad när man bokat årets resultat i den legala redovisningen men inte läst in den i verktyget.

• Differens kan även uppstå om man har missat att eliminera årets resultat i koncernen.

• Differens mellan importerad bokföring i det juridiska bolaget och importerad bokföring i koncernen. Se då till att importera bokföringen till koncernen igen.

• Differenser mellan räkenskapsår kan uppstå om förändringar har skett i den ordinarie bokföringen i samband med bokslut, det vill säga genom bokföringsjusteringar.

• Differenser kan uppstå om koncernkontoplanen ser annorlunda ut mot respektive enskilt juridiskt bolag i koncernen. Det kan också bero på om man har använt sig utav kontobryggningar i ett juridiskt bolag. Gå tillbaka till kontoplan och se över hur koncernkontoplanen och kontobryggningar är uppsatta.

Avstämningar ingående balans elimineringskategorier jämfört med föregående år (räkenskapsår).
Elimineringar som har gjorts föregående räkenskapsår ska synkroniseras så att de inte behöver göras om på nytt för kommande år. Det finns ingen risk för dubbletter att genomföra elimineringar.

Avstämning ingående/utgående balans importerad till koncern jämfört med juridisk bokföring (period).

Denna avstämning visar om det är någon differens mellan juridisk bokföring och koncerndata mellan två perioder i räkenskapsåret.

Det funkar ej på utländska dotterbolag då dessa visas i lokal valuta på juridisk bokföring nivå och i koncernens valuta.

Bokföringsjusteringar
Bokföringsjusteringar är en justering mellan den juridiska bokföringen i det enskilda bolaget och bokföringen i koncernen. Här kan en justering göras av bokföringen i det juridiska bolaget utan att påverka den i det ordinarie bokföringsprogrammet. Knappen Återställ innebär att systemet ger ett förslag på en justering som ska göras och som sedan ändras när den sparas.

Exempel på justeringar som kan göras i denna vy är:
- Om bokföringen i ett bolag har hamnat fel men är låst till en ekonomibyrå, så kan justeringen istället göras i verktyget.
- Ombokning av periodens resultat utan att det påverkar ordinarie bokföringsprogram.
- Ombokning av upparbetat resultat från BR till RR vid förvärv av bolag i mitten av en period.
- Vid avyttring eller fusion av ett bolag i en koncern bestäms ett slutdatum i fliken "ägarfördelning" vilket leder till att en automatisk bokning av balanserna sker i bokföringsjusteringar. Systemet nollar då ut alla balanser i det avyttrade bolaget genom att motkontera alla balansvärden. Det upparbetade resultatet i RR samt gjorda elimineringar i det avyttrade bolaget behöver hanteras manuellt. Det upparbetade resultatet i RR läggs på EK och bokas tillbaka mot RR konto 8999 dagen på avyttringsdatumet. Gjorda elimineringar bokas bort dagen efter avyttringsdatumet så att dessa inte ligger kvar.
- Hantering av heterogena koncerner där ett bolag i koncernen har annat räkenskapsår jämfört med koncernen. Bokning av upparbetat resultat görs för bolaget med annat räkenskapsår där upparbetat resultat bokas till eget kapital för att visa en korrekt bild av koncernens balanser.

Minoriteter
Minoritet kan aktiveras via Koncerndata - Minoritetsinställningar. Vid aktivering av minoritet så kommer beräkningar för dotterbolaget (över 50-99,9% eller bolag som är definierade som Dotter via ägarfördelningen) att användas automatiskt. Se vidare information kring minoriteter i separat avsnitt: Minoritet

Motparter bokföringsfil
Under denna flik kan man tagga transaktioner och verifikat via sitt bokföringssystem med något som kallas för dimension och objekt (Ditt lokala bokföringsprogram kan ha andra benämningar för dimension och objekt, exempelvis resultatenhet eller projekt). Om man i sitt bokföringsprogram skapat en dimension som heter koncern så kan respektive objekt i dimensionen benämnas med bolagens namn. I Boardeaser väljer man sedan typ av dimension (resultatenhet eller projekt) och sedan objektnummer för respektive bolag i koncernen där motpartstaggning har registrerats, se bild nedan.

Motpartstaggning via transaktionstext
Med motpartstaggning via transaktionstext kan man via olika söktermer tagga upp motparter från bokföringens transaktioner. Utöver en standardsökning med bolagens namn går det även att lägga till ytterligare söktermer. För att lägga till ytterligare sökterm trycker man på respektive bolag och sedan på de tre punkterna till höger. Funktionen filtrerar ut alla transaktioner innehållandes söktermens namn och visar dem i en lista, se bild nedan. Det är viktigt att ha med sig att den söker på det exakta namnet i söktermen. Det går även i denna vy att blockera söktermer vilket betyder att denna taggning inte kommer att tas med som en intern motpart, se lila-markeringen nedan. Motpartstaggning via transaktionstext måste sparas vid varje nytt bokslut. Oavsett om man lagt till något nytt eller ej.

Hantering av interna transaktioner via integration med bokföringssystem
En SIE-fil innehåller inte alltid information om vilken kund eller leverantör som en faktura avser. Genom direkt integrationen med bokföringssystemet så stödjer Fortnox detektering av interna transaktioner med fakturahantering. Det innebär att Fortnox listar alla fakturor som finns i Fortnox och taggar upp bolagsnamn, totalbelopp samt fakturaavisering.

Integrerade fakturor kan ses under Datahantering - Bokföring - Fakturor, se bild nedan.

Transaktionsanalys
Under denna flik hanteras alla koncerninterna transaktioner som man inte vill hantera i den ordinarie elimineringsfasen. Exempel på sådana transaktioner är noll-transaktioner, öresavrundningar och krediteringar. Dessa transaktioner rensas bort så att de inte påverkar/stör övriga interna transaktioner. Det vill säga en bortrensad öresavrundning i denna vy kommer inte att påverka matchningen som den är hänförlig till. För att rensa transaktionerna klickar man på Markera transaktioner som hanterade, se bild nedan. Dessa transaktioner hamnar då under fliken interna transaktioner. För att se dem under interna transaktioner behöver man klicka på anpassa och sedan bocka i kreditering, noll-transaktioner och öresavrundning.

Motpartsavstämning
Under fliken motpartsavstämning får man en överblick över samtliga motpartstaggade koncerninterna transaktioner mellan bolagen i koncernen. Under fliken motpartsavstämning får man en överblick över samtliga motpartstaggade koncerninterna transaktioner mellan bolagen i koncernen. Denna avstämning görs innan elimineringar utförs, direkt på koncernbolags bokföringsdata. Stämmer alla motpartstyper är det lätt att eliminera bort alla interna transaktioner.

Översikten är indelad i 6 olika kategorier utifrån Bas-kontoplan men det går även att lägga till egna kategorier, detta görs under fliken automatiska elimineringar.

Matrisen har fyra olika färgkoder som visar om en koncernintern transaktion matchar eller inte matchar mellan två bolag, se bild nedan. Matchar de inte i denna vy finns det möjlighet att rätta till dessa innan man kör sina automatiska elimineringar.

En differens mellan bolagen kan ha olika orsaker, exempelvis:

- Transaktionen är bokförd i olika perioder.
- Transaktionen är bokförd på annat konto än vad elimineringsregeln är uppsatt till.
- Valutadifferens
- Transaktionen är inte bokförd i ett av bolagen.

Det går även att eliminera i denna vy genom att klicka på knappen eliminera, se bild nedan.