Motparter

För bolag som har sin bokföring i Fortnox är det möjligt att använda organisationsnummer från kund- och leverantörsfakturor som underlag för att identifiera koncerninterna transaktioner. Om ett kund- eller leverantörsorganisationsnummer på en faktura matchar ett bolag i koncernstrukturen, kommer transaktionen automatiskt att taggas som en motpart och hittas under fliken Interna transaktioner.

Vid import av bokföringsdata identifieras samtliga fakturor i bokföringssystemet, och relevanta uppgifter som bolagsnamn, totalbelopp samt fakturaavisering taggas upp. Läs mer här för hur import av bokföring ska göras: Importera bokföring till Fortnox Koncern

Observera att detta förutsätter att:

• Organisationsnummer för koncernbolagen finns angivna både som kund och leverantör i bokföringssystemet

• Fakturorna – inklusive in- och utbetalningar – bokförs på separata verifikat

Vilka motparter som identifierats vid importen visas direkt i samband med bokföringsimporten och kan även granskas i efterhand via Ekonomi - Datahantering - ERP-loggar för respektive organisation. 

Syftet är att de transaktioner som har blivit motpartstaggade som interna ska hamna i kategorin Ej hanterad, vilket återfinns under fliken Interna transaktioner. Om motpartstaggningen är korrekt utförd, kommer de interna transaktionerna att visas här.

Därefter kan du konfigurera automatiska elimineringar eller regler. För att säkerställa att endast interna transaktioner beaktas vid elimineringen, kan du markera alternativet Använd endast transaktioner med motpart.

Om beloppen matchar elimineras transaktionerna och flyttas från Ej hanterade till Eliminerade. Om några transaktioner inte kan matchas hamnar de istället i listan Manuell hantering, där du behöver undersöka varför de inte har matchats.

Det kan finnas flera orsaker till detta, till exempel att transaktionen är felaktigt motpartstaggad och därmed betraktas som extern, eller att dotterbolaget inte har bokfört transaktionen, bokfört den i fel månad, gjort felaktig periodisering eller liknande.

Se vidare i guiden Skapa elimineringar

Fliken Motparter finns under Koncernekonomi - Koncernkonsolidering. Här finns fem olika sektioner för hantering av motparter.

Om bokföringen innehåller en dimension tillsammans med ett objektsnummer som konsekvent används för ett specifikt koncernbolag (viktigt att varje kombination är unik per bolag), finns möjlighet att koppla dessa till respektive bolag i koncernen. Vid import av bokföringsdata identifieras denna koppling, och transaktionerna taggas automatiskt som interna, samt kopplas till rätt motpart i koncernstrukturen.

Klicka på respektive bolag för att få fram inställningarna.

Välj dimension i rullistan under Dimensionsnamn och sedan det objekt som motsvarar bolaget i rullistan under objektnummer.

När inställningarna är klara, tryck på Spara.

Motpartstaggningen slår sedan igenom nästa gång som bokföring importeras till koncernen.

Motpartstaggning via transaktionstext möjliggör identifiering av koncerninterna transaktioner genom definierade söktermer i bokföringens transaktionstext. Utöver en standardsökning baserad på bolagsnamn, kan även egna söktermer läggas till för att förbättra träffsäkerheten.

För att aktivera denna funktion behöver du först ange vilka organisationer som ska omfattas av automatisk motpartstaggning. Detta görs genom att klicka på Inställningar till höger, och därefter välja de aktuella organisationerna.

När du har valt vilka organisationer som ska ha automatisk motpartstaggning visas de i listan. Här kan du lägga till eller blockera söktermer genom att klicka på de tre prickarna till höger och välja Redigera söktermer.

Här inne kan du lägga till sökord genom att skriva in sökorden under Text sökning. Det går även att blockera söktermer genom att klicka på triangeln och sedan på Spara blockerande sökterm.

Det är viktigt att känna till att sökningen baseras på exakt matchning av angiven sökterm, dock spelar det ingen roll om bokstäverna är stora eller små. 

Om koncernen tillämpar specifika bokföringskonton för respektive koncernbolag, kan dessa konton registreras här. På så sätt möjliggörs automatisk identifiering av interna transaktioner redan vid importen av bokföringsdata, genom motpartstaggningen.

Tanken med motpartstaggning via bokföringskonto är att alla transaktioner på ett visst konto är koncerninterna mot samma bolag. Det går alltså inte att ha samma konto mot fler organisationer.

Om så är fallet, kan motpartstaggning via transaktionstext vara ett alternativ istället.

I denna vy kan koncerninterna transaktioner som inte ska hanteras inom den ordinarie elimineringsfasen bearbetas separat – exempelvis nolltransaktioner, öresavrundningar eller krediteringar. Syftet är att rensa bort sådana poster som annars riskerar att påverka matchningen eller skapa brus i analysen av interna affärer.

Transaktioner som hanteras här påverkar inte den interna matchning de ursprungligen är kopplade till. För att rensa, markera önskade transaktioner och klicka på Markera transaktioner som hanterade.

Dessa transaktioner placeras under fliken Interna transaktioner i vyn Koncerneliminering. För att visa dem behöver du klicka på Anpassa och därefter välja Status. Markera alternativen Krediterad, Noll-transaktion och Öresavrundning – då visas transaktionerna i listan.

Om ett annat begrepp än kredit används i bokföringstransaktionerna, kan den förvalda söktermen justeras. Detta görs genom att klicka på de tre prickarna (...) intill knappen Markera transaktioner som hanterade och därefter välja Hantera kredit-söktermer.

Under fliken Motpartsavstämning får du en överblick över samtliga koncerninterna transaktioner som har taggats med motpart, mellan bolagen i koncernen. Denna avstämning sker innan elimineringarna genomförs. Om alla motpartstyper stämmer är det enkelt att eliminera de interna transaktionerna.

Översikten är indelad i 6 olika kategorier utifrån Bas-kontoplan men det går även att lägga till egna kategorier, detta görs under fliken Automatiska elimineringar. 

Matrisen använder fyra olika färgkoder för att visa om en koncernintern transaktion matchar mellan två bolag. Om transaktionerna inte matchar, kan de rättas till innan de automatiska elimineringarna genomförs.

En differens mellan bolagen kan ha olika orsaker, exempelvis:  

• Transaktionen är bokförd i olika perioder. 

• Transaktionen är bokförd på annat konto än vad elimineringsregeln är uppsatt till. 

• Valutadifferens

• Transaktionen är inte bokförd i ett av bolagen.