Kom igång med Fakturering Standard

För att kunna använda Fakturering Standard behöver du först beställa Fakturering Standard. För att beställa Fakturering Standard behöver du vara systemadministratör ‍och du kan inte redan ha en licens för Fakturering Enkel eller Fakturering Plus på ditt abonnemang. 

• Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet, välj Administrera användare och sedan Beställ program.

• Välj Fakturering Standard och klicka på Lägg till.

• Bekräfta ditt köp.

När du har beställt Fakturering Standard behöver du tilldela behörighet till användaren.

• Klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och välj Administrera användare. Här kan du läsa om hur du tilldelar dig licensen: Administrera användare
  

För att kunna skapa kundfakturor måste du först:

1. Fylla i dina Företagsuppgifter‍‍ .

2. Gå igenom och göra inställningarna för fakturering samt Bankkontoinställningar‍ .

3. Lägga till kunder i Fakturering Standard - Kundregister .

4. Om behov finns, lägga till artiklar i Fakturering Standard - Artikelregister .

Fakturering Standard är uppbyggt i det nyare faktureringsgränssnittet, med anpassningsbara vyer och ny funktionalitet.

För att skapa en ny kundfaktura klickar du på Meny och väljer Fakturering Standard - Skapa faktura.

När du har klickat på Skapa faktura öppnas fakturaformuläret.

Här fyller du i uppgifterna uppifrån och ner. Börja med fältet Vem är din kund?, fortsätt med Vad vill du fakturera?, därefter Villkor & info, och avsluta med Hur vill du skicka fakturan?

Vem är din kund?
Här kan du välja mellan Sök efter kund eller Skapa kund.

Om du klickar på Sök efter kund visas en rullista med dina befintliga kunder. Du kan enkelt söka fram rätt kund genom att skriva kundens namn. Om du vill redigera Kunduppgifter, eventuella Skattereduktionsuppgifter eller Fakturauppgifter på din befintliga kund klickar du på knappen Redigera efter att du valt din kund. Innan du sparar ändringarna har du möjlighet att välja om du vill att ändringarna ska sparas i kundregistret eller endast gälla på den befintliga fakturan.

Om du istället klickar på Skapa kund öppnas ett formulär till höger om fakturan. Där kan du skapa en ny kund genom att fylla i kunduppgifter, eventuella Skattereduktionsuppgifter samt Fakturauppgifter, avsluta med Spara kund.

Vad vill du fakturera?
När du har valt kund är det dags att lägga till vad du ska fakturera.

Du kan söka direkt i fältet under Beskrivning efter en artikel från ditt artikelregister. Om du istället vill skriva fritext kan du skriva direkt i fältet utan att välja en artikel.

Vill du skapa en ny artikel klickar du på Fler alternativ och sedan Skapa ny artikel. Då öppnas ett formulär till höger om fakturan där du kan fylla i uppgifterna och avsluta med Spara artikel.

Knappen Lägg till artikel lägger till en ny artikelrad i fakturan.

När du har valt en artikel fyller du i Antal och Á-pris.

Vill du göra mer detaljerade ändringar på artikelraden kan du klicka på pennsymbolen längst ut till höger på raden. Där kan du till exempel lägga till rabatt, ändra moms eller välja ett annat bokföringskonto.

Vill du bifoga en PDF-fil till fakturan klickar du på knappen Bilagor. En ny flik öppnas där du kan ladda upp och bifoga PDF-filen till fakturan. 

För att justera om fakturan ska visa priserna inklusive moms eller exklusive moms, ändra valuta eller byta momstyp klickar du på Kugghjulet bredvid knappen bilagor.

Villkor & info

Under Villkor & info fyller du i fakturans uppgifter, till exempel Fakturadatum, Förfallodatum, Betalningsvillkor och Fakturatext.

Det finns även fler fält som du kan aktivera vid behov. Klicka på Synliga fält för att visa och använda Er referens, Vår referens, Ert ordernummer, Kostnadsställe och Projekt.

Hur vill du skicka fakturan?

Nu är kundfakturan redo att skickas till din kund.

Du kan välja hur du vill skicka fakturan:

• Få betalt direkt (detta val syns enbart om du har fakturafinansiering aktiverat)

• Fakturaservice – vi hjälper dig hela vägen.

• Flexibel fakturaservice – du hanterar påminnelser själv.

• Fakturera själv – du följer upp och rapporterar på egen hand.

Klicka på Vad är skillnaden uppe i högra hörnet för att läsa mer om hur leveransflödet fungerar för de olika faktureringssätten.

Du kan också välja att Spara fakturan som utkast och Förhandsgranska fakturan.

Om du klickar på Förhandsgranska kan du även designa utskicket för din webbfaktura. Du kan till exempel lägga till en hälsning till kunden eller marknadsföra något kommande. Här kan du läsa mer om webbfakturor .

Förhandsvisningen kan visas både som webbfaktura och som en vanlig PDF.

Till sist klickar du på Bokför och skicka när du vill skicka kundfakturan till din kund.

Listvyn
När kundfakturan skickas ändras statusen till Skickad. Genom att klicka på statusen öppnas en sidopanel till höger, där du kan du följa tidslinjen mer i detalj, hantera fakturan genom att klicka på Fler alternativ eller öppna den direkt. När kunden har betalat och fakturan bokförs som betald uppdateras statusen till Betald.

Inne i kundfaktura
När fakturan har skickats uppdateras dess status till Skickad, vilket indikeras av en gul ruta. Genom att öppna fakturan kan du via tidslinjen följa samtliga steg i processen, inklusive utskicksdetaljer och kommande händelser. När en betalning inkommit från kund och du registrerar detta, kommer det visas i tidslinjen och statusen ändras till Betald. Du kan även välja knappen fler alternativ för att hantera din faktura på olika vis.

För att hantera en skickad kundfaktura klickar du in på fakturan och väljer Fler alternativ. Här kommer du få upp olika alternativ beroende på vilken status din faktura har.

Alternativ:

Skicka om: Här klickar du för att skicka om fakturan till din kund.

Skicka påminnelse: Om du valt att skicka en faktura utan påminnelsehantering kan du välja att skicka en påminnelse när din faktura förfallit.

Pausa påminnelser: Vill du pausa fakturans händelseförlopp kan du göra det upp till 60 dagar åt gången under denna knappen.

Inbetalning: Här klickar du för att registrera en inbetalning som du mottagit.När du klickar på inbetalningar öppnas en flik till höger, klicka på Ny inbetalning. Fyll i det belopp du mottagit i fältet inbetalning. Välj betaldatum och välj bokföringskonto. Avsluta med att klicka på Bokför.

Kreditera: Här klickar du om du vill kreditera fakturan. Läs mer här: Fortnox Standard - Skapa kreditfaktura

Makulera: För att makulera fakturan väljer du detta alternativet.

Årsomför: Använder du kontantmetoden och behöver årsomföra en faktura finns alternativet här.

Förhandsgranska: Klicka här om du vill förhandsgranska din faktura.

Ladda ned PDF: Här kan du ladda ner fakturan som en PDF.

Kopiera faktura: Vill du kopiera fakturan klickar du här.

Om din kund betalar direkt kan du skapa en kontantfaktura istället för en vanlig kundfaktura som används när din kund betalar i efterskott. Kontantfakturan bokas inte upp som någon fordran utan går direkt in på kassa- eller checkräkningskontot via en enda verifikation.

För att skapa en kontantfaktura i de nya vyerna klickar du på Meny uppe till vänster och väljer Fakturering Standard -Skapa faktura uppe till höger. En ny faktura skapas upp och då klickar du på de tre punkterna längst upp i vyn bredvid Skapa faktura - håll datormusen på Kontantfaktura - klicka på Ja.Fyll sedan i Vem är din kund och Vad vill du fakturera.

Under Villkor & info fyller du i fakturans uppgifter, till exempel Fakturadatum, Betalsätt och Fakturatext. I fältet för Betalsätt väljer du om din kund betalat kontant, med kort eller via autogiro

Det finns även fler fält som du kan aktivera vid behov. Klicka på Synliga fält för att visa och använda Er referens, Vår referens och Ert ordernummer.  

Avsluta med att Spara eller Bokför och skicka kundfakturan till din kund. Så länge kundfakturan bara är sparad kan du ändra uppgifterna på den. När kundfakturan är bokförd och skickad kan du inte längre göra några justeringar. 

I samband med att du Bokför och skickar fakturan, bokförs den som slutbetald och kommer få status betald i listvyn.

För att skapa en husfaktura i de nya vyerna klickar du på Meny uppe till vänster och väljer Fakturering Standard -Skapa faktura uppe till höger. En ny faktura skapas upp och då klickar du på de tre punkterna längst upp i vyn bredvid Skapa faktura - klicka på Lägg till skattereduktion - välj ROT,RUT eller Grönt - spara.

Läs mer här: Fakturering Standard - Skapa husfaktura 

Vi förstår att början på något nytt kan vara överväldigande.För att du ska få bästa möjliga start i Fortnox har du möjlighet att boka in ett kom igång-möte med oss. Du får då en personlig guidning i programmet, samt möjligheten att i lugn och ro få svar på specifika frågor som du har.

Läs mer och boka här: Kom igång-samtal