Betalservice

Det här får du med Fortnox Betalservice:

Gör din vardag enklare genom att låta Fortnox sköta det administrativa arbetet kring dina betalningar.

• Automatisk bokföring: Dina betalningar bokförs direkt när de är klara.

• Smarta utbetalningar: Hantering och bokföring av pengar från Fakturatjänsterna sker helt automatiskt.

• Smidig start: Kom igång snabbt med enkel onboarding och signering direkt i Fortnox – perfekt för ett sömlöst samarbete med din redovisningskonsult.

• Full flexibilitet: Du behåller kontrollen och kan avbryta betalningar ända fram till förfallodatumet.

• Automatisk täckning: Genom autogiro dras rätt belopp från ditt bankkonto precis när det behövs.

• Allt på ett ställe: Betala både leverantörsfakturor, skatt och lön utan att lämna programmet.

• Enkel signering: Du behöver ingen extra licens för att signera betalningar, vilket gör det smidigt för alla involverade att godkänna transaktioner.

• Appen och webben: Betalservice finns tillgängligt både i webben och i appen

Bra att veta

För att undvika missförstånd är det viktigt att du känner till att Betalservice initialt har några begränsningar i dagsläget:

• Valuta och mottagare: Tjänsten stödjer i nuläget endast betalningar i SEK inom Sverige. Utlandsbetalningar ingår inte.

• Typ av betalning: Betalservice är framtagen för fakturor, skatt och lön.

• Krav på bankkonto: Det enda som behövs för att komma igång är ett svenskt bankkonto.

• Appen: Du kan i dagsläget inte skapa en lönekörning i appen, men det går bra att signera betalningar därifrån.

Tjänsten aktiveras direkt i programmet av en systemadministratör. För att göra detta, gå till vyn Betalningar där du kan se vilka betalsätt som är tillgängliga att aktivera. Om du ser Betalservice i listan kan du enkelt aktivera tjänsten genom att trycka på alternativet Fortnox Betalservice.

För att aktivera Betalservice behöver följande steg slutföras:

• Kundkännedom

• Korrekt firmateckning på tjänsteavtalet med Fortnox Finans

• Autogiro-medgivande till Fortnox Finans

• Information om syfte och art för din användning av Fortnox betaltjänster

• Du behöver ha en bokföringslicens för att kunna genomföra betalningar av leverantörsfakturor och skattebetalningar.

• Du behöver ha en lönlicens samt behörigheten Utbetalningar för att kunna skapa en lönebetalning via Betalservice. Licensen för bokföring är alltså inte ett krav här. Signatärer utan lönlicens kan fortfarande signera lönbetalningar, men löneinformationen är inte lika transparent för dessa.

• Ditt användarkonto måste vara kopplat till ditt personnummer och du behöver ha BankID.

• Du måste vara firmatecknare eller ha blivit godkänd som signatär.

• Du behöver ha behörighet för att skicka betalningar, skicka skattebetalningar samt avbryt/återställ betalningar i dina användarinställningar.

• Autogirokopplingen behöver vara klar innan du kan betala ut lön via Betalservice.

Läs mer om hur du ändrar dina behörigheter här: Administrera användare

När du har aktiverat Betalservice kan du börja betala dina leverantörsfakturor och skattebetalningar direkt i Fortnox. För att lägga en sådan betalning via Betalservice behöver du:

1. Gå till Meny - Betalningar.

2. Markera de betalningar du vill genomföra och gå vidare till checkouten där du väljer Fortnox Betalservice som alternativ.

3. Klicka på Skicka för signering.

4. Slutför genom att skanna QR-koden på skärmen och signera med BankID direkt i Fortnox.

Är du nyfiken på hur det fungerar i appen kan du läsa mer här: Betala leverantörsfakturor i Fortnox app

När lönebeskedet är skickat kan du antingen från lönevyn välja att hantera lönen med Betalservice, eller så går du in under Meny - Betalningar där lönen automatiskt ska dyka upp för dig att signera.

Här kan du läsa mer om hur du skapar ett lönebesked och lönekörning: Skapa lönebesked och gör lönekörning

Du som är löneadministratör väljer lönen som ska betalas, och efter att ha valt att hantera den med Betalservice, slussas du automatiskt vidare till betalvyn. Där kan fler betalningar läggas till eller betalsätt bytas.

Är löneadministratören ensam signatär signeras betalningen klart, annars krävs som vanligt kontrasignering av övriga signatärer. När lönebetalningen skickats väljer du om du vill stanna kvar i Betalningar för att följa upp pågående betalningar eller slussas tillbaka till Lön.

Läs mer här om hur du arbetar med betalningar: Betalningar

Efter att du skapat en betalning via Betalservice eller Betala senare så behöver den alltid signeras i Fortnox.

I inställningarna under Kugghjulet - Betalningar väljer du exakt vilka och hur många som ska signera betalningsuppdrag innan de skickas för att genomföras. Ett godkännande från en firmatecknare krävs för att ändra inställningarna, firmatecknare får även automatiskt behörighet att signera betalningar.

Du kan involvera kollegor som signatärer även om de saknar en aktiv programlicens i Fortnox. Det enda som krävs är att de har sitt personnummer registrerat på sin användarprofil för att kunna logga in och legitimera sig.

Själva signeringen sker smidigt på webben under fliken Att signera i vyn Meny - Betalningar. Användare som inte har en programlicens ser i vyn Betalningar de betalningar som väntar på deras eller annans signatur.

Krav för att lägga till signatärer

För att hantera signatärer under Inställningar - Betalningar behöver du:

• Inloggning i Fortnox.

• Behörigheten Skicka betalningar.

• Vara systemadministratör eller programadministratör för licensen bokföring.

Är du inte firmatecknare kan du fortfarande göra ändringen, men då skickas ett mejl till firmatecknaren, eller den kombination av firmatecknare som krävs som måste signera för att ändringen ska genomföras.

Du kan följa upp dina signerade betalningar under fliken pågående. Där stannar de kvar tills dess att vi fått bekräftat från banken att betalningen kunnat genomföras, när det sker flyttar betalningarna över till fliken genomförda.

För att få en bättre överblick över dina betalningars flöde och vad som sker i bokföringen kan du kika i ditt Fortnox betalkonto kontoutdrag som du finner under Meny i programmet.

För mer information, se artikeln Fortnox betalkonto kontoutdrag

Önskar du att få bättre koll på om/när en autogirodragning ska initieras kan du välja att motta mejl om nästa veckas kommande betalningar. Mottagare ställs in under Inställningar - Betalningar:

Som ett steg i aktiveringen behöver ert bankkonto kopplas med autogiro. Detta för att kunna hämta eventuella medel från banken vid behov. Medgivandet ges av systemadministratören för programmet.

När en betalning ska genomföras via Betalservice hämtar vi initialt pengar från ditt Fortnox Betalkonto . Om det finns pengar på Fortnox betalkonto som kan användas för kommande betalningar så reserveras beloppet automatiskt, denna reservation är begränsad till 30 dagar. Skulle du ha betalningar med betaldatum senare än en månad betalas pengarna på betalkontot ut nästa kommande bankdag som vanligt.

Det innebär att inbetalning via autogiro bara behövs om du inte får in pengar till betalkontot från någon av de andra fakturatjänsterna. 

Om autogiro behövs skapas en dragning dagen innan betaldatum, då behöver det finnas täckning på det kopplade bankkontot. Skulle det saknas täckning på Fortnox Betalkonto genomför vi en autogirodragning från ditt kopplade bankkonto. Vi försöker genomföra fem autogirodragningar innan betaluppdraget avbryts. Skulle detta ske får ni ett mejl om att det har skett samt att ni får möjlighet till att lägga upp betalningen på nytt igen.

När du väljer att betala via Betalservice bokför Fortnox transaktionerna i flödet åt er. All bokföring visas både i Fortnox Betalkonto kontoutdrag och i bokföringen.

Nedan kan du läsa om hur vi bokför transaktionerna vid betalning av en leverantörsfaktura via Betalservice, enligt standardinställningarna.

1. När du lägger upp en leverantörsfaktura för  betalning via Betalservice kommer vi, två dagar innan betaldatumet, att reservera saldot från Fortnox Betalkonto.

2. Efter att betalningen bekräftats som genomförd kommer vi, på angivet betaldatum, utföra en betalning av leverantörsfakturan. I bokföringen visar vi att leverantörsfakturan blir betalad (standardkonto 2440) och att pengarna är dragna från Fortnox Betalkonto för att betala denna leverantörsfaktura (standardkonto 1938).

3. Finns det inget saldo att reservera på Fortnox Betalkonto kommer vi istället att påbörja en autogirodragning för att kunna betala leverantörsfakturan. En insättning via autogiro bokförs som en överföring från bankkonto (standardkonto 1930) till Fortnox Betalkonto (standardkonto 1938).