Administrera användare

För att nå Administrera användare klickar du på företagsnamnet uppe i högra hörnet och väljer sedan Administrera användare.

Det är endast systemadministratören och programadministratören, i abonnemanget, som har åtkomst till vyerna. Här kan du läsa mer om hur behörigheten tilldelas och dess innebörd: Vad är programadministratör och systemadministratör

Du kommer även åt Administrera användare genom att klicka på företagsnamnet uppe till höger och väljer Mitt abonnemang. I sidomenyn till vänster klickar du sedan på Administrera användare.

Under Administrera användare har du möjlighet att klicka på Användare eller Konsulter om du har en byrå kopplad. Klickar du på Konsulter får du upp en lista med alla konsulter, medan om du klickar på Användare får du upp en lista med alla användare. Om du är en användare är listan över användare förvalt, medan om du är en konsult är listan över konsulter förvalt.

Ovanför användar-/konsultlistan visas abonnemangets program. Om du är systemadministratör kommer du att se samtliga programlicenser för företaget, medan om du är programadministratör ser du endast de program du är programadministratör för. 

Den första siffran visar antalet programlicenser som har fördelats till olika användare, medan den andra siffran anger det totala antalet programlicenser företaget har tillgängligt för respektive program.

Lägg till Program

För att genomföra en tilläggsbeställning i ditt abonnemang behöver du vara systemadministratör. En tilläggsbeställning kan vara både av ett nytt program/paket du inte använder idag men det kan även vara för fler programlicenser till ett befintligt program.Du kan läsa mer i vår prislista vad respektive program/paket kostar: Fortnox Prislista

För att genomföra en tilläggsbeställning klickar du på Beställ program uppe till höger.

Ange därefter vilka programlicenser du önskar beställa genom att klicka på Lägg till längst ut till höger för varje program/paket. Därefter klickar du på Fortsätt med köp och sedan bekräftar du ditt köp, så att det genomförs. Här kan du läsa mer om hur du genomför en tilläggsbeställning i ditt abonnemang: Tilläggsbeställning

Lägg till paket 

Du kan endast välja ett av våra ordinarie paket för ditt abonnemang, vilket innebär att det inte går att kombinera flera paket.Om du önskar byta paket från ditt nuvarande till ett annat, behöver du först säga upp ditt befintliga paket innan en tilläggsbeställning kan göras för det nya paketet. När uppsägningen sedan är genomförd kan du beställa till det paket du önskar för nästa avtalsperiod.

(Observera att ditt nuvarande paket löper avtalsperioden ut, först efter avslutad period kan du beställa det nya paketet)

Säg upp program

Det är endast systemadministratören som kan säga upp program i abonnemanget.

Viktigt att tänka på är att en uppsägning ska vara Fortnox tillhanda senast 30 dagar innan nästkommande avtalsperiod, för att det inte ska löpa vidare.

För att säga upp ett program/paket klickar du på Mer uppe till höger, därefter klickar du på Säg upp program.

I vyn du hamnar i anger du de program/paket du önskar säga upp genom att klicka på plustecknet till höger. Efter du har klickat i de programlicenser du önskar säga upp klickar du på Fortsätt längst ner till höger. I nästa steg behöver du ange en anledning till uppsägningen innan du bekräftar uppsägningen genom att klicka på knappen Ja, Säg upp. 

Fram tills att uppsägningen träder i kraft hittar du uppsägningen i vyn efter att du har klickat på Säg upp Program.

Vill du läsa mer om hur du genomför en uppsägning i abonnemanget samt om saker du kan tänka på när abonnemanget/programmen avslutas, gör du det här: Säg upp program

Lägg till Användare

Om du är systemadministratör kan du lägga till nya användare i abonnemanget, exempelvis om företaget har anställt. 

För att lägga till en ny användare klickar du på knappen Lägg till användare uppe till höger.

I vyn du hamnar i anger du användarens uppgifter; namn och e-postadress är obligatoriskt att fylla i. Efter du klickat på Spara skickas det ett inbjudningsmejl till den angivna e-postadressen, där användaren behöver acceptera inbjudan för att logga in i företaget/abonnemanget. Inbjudningsmejlet är aktivt i 14 dagar, skulle länken inte fungera beror det på att den har blivit inaktiv. Den nya användaren behöver i så fall kontakta systemadministratören i abonnemanget och be att de skickar ut ett nytt inbjudningsmejl till dig. Här kan du läsa mer om hur systemadministratören går tillväga, för att skicka ut ett nytt mejl: Inbjudningsmejl

Tilldela program till användare/konsult

Om du är systemadministratör i abonnemanget kan du tilldela samtliga tillgängliga program, medan om du är programadministratör kan du endast tilldela de program du är programadministratör för. 

För att tilldela programlicenser klickar du på ikonen under kolumnen för det program du ska tilldela. Till exempel om du ska tilldela bokföring, klickar du på Bf under kolumnen för Bokföring.

I vyn du hamnar i kan du tilldela behörighet för olika funktioner som användaren ska ha tillgång till. Om användaren ska ha full behörighet i programmet kan du klicka på knappen Tilldela, då det är förvalt Full behörighet. Användaren får, i samband med det, även full behörighet till Rapporter och Register/Övrigt som är tillgängliga via det tilldelade programmet.

Ska du anpassa användarens behörighet i programmet klickar du på de behörigheter användaren/konsulten inte ska ha tillgång till, därefter klickar du på Tilldela längst ner till höger. Ska användaren sedan ha tillgång till Rapporter och Register/Övrigt kan du läsa mer under rubriken, i denna artikel, Rapporter och Register/Övrigt omhur du tilldelar den behörigheten separat.

Rapporter och Register/Övrigt

Om du önskar tilldela behörighet för rapporter och register/övrigt, på en användare/konsult, behöver du vara system- eller programadministratör i abonnemanget. Programadministratören kan endast tilldela behörighet inom de program användaren är programadministratör för, medan systemadministratören kan tilldela samtliga behörigheter.
Under Register/Övrigt finns även några ytterligare behörigheter; Anonymisera räkenskapsår, Hantera borttagna användare, Radera behandlingshistorik, Kreditupplysningar och Inställningar för bevakning. Dessa aktiveras enbart manuellt.

 För att tilldela behörighet klickar du på den användare du önskar tilldela till. Klicka därefter på Anpassa Rapporter eller Anpassa Register/Övrigt beroende på vilken behörighet du önskar tilldela.

Du kan läsa mer här om hur du tilldelar rapporter och vilka rapporter som ingår i respektive program: Behörigheter - Rapporter

Du kan läsa mer här om hur du tilldelar Register/Övrigt och vilka behörigheter som går att tilldela: Behörigheter- Register/Övrigt

Ta bort program från användare

Om en användare inte ska ha åtkomst till ett program har du möjlighet att ta bort programmet. Programadministratören kan endast ta bort behörighet inom de program användaren är programadministratör för, medan systemadministratören kan ta bort samtliga behörigheter. 

För att ta bort ett program klickar du på ikonen under kolumnen för det program du ska ta bort. Därefter klickar du på Ta bort program längst ner till vänster.

Flytta programmet till en annan användare 

Om du önskar flytta programmet till en redan existerande användare i abonnemanget gör du det genom att klicka på namnet på den användare du önskar flytta programmet från. I vyn du hamnar i klickar du på Flytta program till vänster. Sedan anger du det program du ska flytta och därefter mottagare av programmet. Innan du flyttar programmet har du möjlighet att begränsa behörigheten genom att klicka på de behörigheter användaren inte ska ha tillgång till. Till sist klickar du på Flytta längst ner till höger.

Ta bort användare

Det är endast systemadministratören i abonnemanget som kan ta bort en användare. Du kan inte ta bort dig själv som användare i abonnemanget. Om du ska tas bort behöver du kontakta en annan systemadministratör. 

För att ta bort en användare klickar du på den användare som ska tas bort, sedan klickar du på ikonen “soptunnan” där det står Ta bort användaren längst ner till vänster.

Vid borttagandet av en användare sägs inte de program användaren har behörighet för upp automatiskt. Om ingen användare ska ta över programmen behöver systemadministratören säga upp dem, genom att klicka Mer och sedan på Säg upp program. 

Programadministratör

Om du önskar att tilldela en användare programadministratörsbehörigheten, behöver du vara systemadministratör i abonnemanget. Du kan läsa mer här om innebörden av att vara programadministratör i abonnemanget: Programadministratör

För att tilldela behörigheten klickar du på namnet på den användare du ska tilldela och därefter klickar du på knappen Programadministratör till vänster. Där väljer du sedan de program användaren ska vara programadministratör för genom att klicka på reglagen.

Systemadministratör

Om du önskar tilldela en användare systemadministratörbehörigheten, behöver du vara systemadministratör i abonnemanget. 

Du kan läsa mer här om innebörden av att vara systemadministratör i abonnemanget: Systemadministratör

Under kolumnen Admin ser du om användaren är systemadministratör eller inte. Det visas genom en helgrön krona. 

För att tilldela behörighet för systemadministratör klickar du på  ikonen “krona” och därefter klickar du på Gör till systemadministratör. Efter att du har klickat på knappen har användaren blivit tilldelad systemadministratörsbehörigheten.

Automatisk utloggning 

Vill du automatiskt loggas ut från programmet när du varit inaktiv under en viss tid kan systemadministratören ställa in tiden för automatisk utloggning. 

Klicka på namnet på den användare du önskar ändra tiden för automatisk utloggning.

Klicka sedan under Systeminställningar på Utloggning efter inaktivitet och välj när du önskar att användaren loggas ut. De går att välja mellan tidsintervallerna 15 minuter till 8 timmar. Därefter klickar du på Spara.

Du själv kan även ändra tiden för automatiskt utloggning. För att ändra det klickar du på företagsnamnet uppe till höger och väljer sedan Användaruppgifter.

Om du samarbetar med en redovisningsbyrå kopplad till ditt Fortnox-abonnemang kan du, om du är systemadministratör, under Konsulter se vilka konsulter som har tillgång till ditt abonnemang, och vilka behörigheter respektive konsult har. En redovisningsbyrå har, genom sin digitala byrå, tillgång till fem olika programlicenser i vardera klient. Dessa programlicenserna är enbart åtkomliga för konsulterna, vilket innebär att du som användare inte har möjlighet att nyttja dessa program. Du betalar inte heller för dem.

Att du har en byråkoppling innebär inte att du som användare inte behöver programlicenser i abonnemanget. Om du själv ska använda programmen behöver du ha egna programlicenser i abonnemanget.

Läs mer här: Behörigheter för konsult i Digital byrå‍