Nya administrera användare

Är du programadministratör eller systemadministratör‍ har du möjlighet att välja vilka program och vilka delar av ett program som en användare ska ha tillgång till. Genom att tilldela behörighet till de olika delarna i ett program kan du bestämma vad en användare ska kunna göra och även begränsa åtkomsten till vissa funktioner i programmen.

Om du inte har någon av de rollerna så kommer du inte åt sidan Administrera användare i programmet och kan inte utföra något av vad som beskrivs nedan.

Lägg till Program

Högst upp under Administrera användare visas abonnemangets program upp. Är du systemadministratör‍ ser du företagets samtliga programlicenser, är du programadministratör‍ ser du endast de program du är programadministratör för. 

Den första siffran visar hur många programlicenser som fördelats ut på olika användare och andra siffran visar hur många programlicenser företaget totalt har tillgängliga för respektive program. 

Om du är systemadministratör kan du lägga till nya program, klicka på knappen Beställ fler program för att beställa fler program till företaget.

Säg upp program

Det är endast systemadministratören som kan säga upp program. Tänk på att du måste säga upp programmen senast 30 dagar innan din nästa betalperiod påbörjas.

Under Administrera användare hittar du Säg upp program ovanför användarlistan.

När du klickat på Säg upp program ser du det antal program som ni har i ert abonnemang. Här fyller du i det antal program som ska sägas upp, klicka på Fortsätt. Sedan välj anledning och skriv eventuellt ett meddelande.

Klicka sedan på Säg upp.

Därefter får du bekräfta uppsägningen.

Fram tills uppsägningen är hanterad av oss, så kan du se den under Säg upp Program - Produkter under uppsägning.

Att tänka på vid uppsägning.

Uppsägning av Fortnox Leverantörsfakturaattest
Tänk på att samtliga leverantörsfakturor MÅSTE slutattesteras innan du säger upp alla licenser för programmet Leverantörsfakturaattest.

Uppsägning av sista Fortnox Bokföring och/eller Fakturering licenser
Om du är en direktkund till Fortnox och väljer att säga upp dina sista licenser inom Bokföring och/eller Fakturering, och har e-faktura aktiverat i inställningar med både kund- och leverantörskopplingar, så kommer e-fakturatjänsten och dess kopplingar till kunder och/eller leverantörer automatiskt att inaktiveras på din avtalperiods slutdatum. Om du inte är direktkund, vänligen följ guiden om hur du inaktiverar e-faktura manuellt här: Inaktivera e-faktura  

Uppsägning av Fortnox Autogiro
Betalningsuppdrag avslutas inte automatiskt för att man väljer att avsluta sitt abonnemang.

Det är viktigt att du går in på respektive betalningsuppdrag och makulerar det. Därefter skapar du en fil på makuleringarna som du läser in på banken så att de stängs.

Vad behöver jag göra när jag avslutar mitt abonnemang om jag har använt det postala flödet?
Om du har använt dig av det postala flödet i programmet, dvs att leverantörsfakturorna har skickats direkt till bankgirocentralen för inscanning och tolkning, så måste du innan uppsägning gå in under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning och stänga av tjänsten, samt meddela dina leverantörer vart de ska skicka fakturorna framöver.

Lägg till Användare

Om du är systemadministratör ‍ kan du lägga till nya användare i abonnemanget, exempelvis om företaget har nyanställt. Klicka på knappen Lägg till ny användare. 

Fyll i användarens uppgifter. Namn och E-post är obligatoriskt att fylla i. När du klickat på Spara skickas det en inbjudan till den angivna e-post som användaren måste acceptera för att logga in i företaget. 

Om användaren ska ha åtkomst till ett program så ser du otilldelade/tillgängliga program under Lägg till program i nästa steg. Har du inte lediga program så klickar du på Klar nere till höger och gör beställningen via Lägg till program.

Tilldela licens till användare/konsult

Systemadministratören ‍ kan tilldela samtliga program som det finns tillgängliga programlicenser för, programadministratören ‍ kan endast tilldela program för de program hen är programadministratör för.

Klicka på användarens namn, sedan klicka på Lägg till program.

En ny ruta öppnas där du kan välja vilka olika funktioner i programmet som användaren ska ha tillgång till. Om du vill att användaren ska ha full tillgång i programmet kan du klicka på knappen Spara. Användaren får även full behörighet till Rapporter och Register/Övrigt som är tillgängliga via det programmet.

Vill du anpassa användarens behörighet i programmet så klickar du på Anpassad behörighet och bockar i önskade behörigheter. Klicka sedan på Spara.

Rapporter och Register/Övrigt

I samband med att du sparade behörighetsinställningarna, valde du Full behörighet så har användaren redan åtkomst till de tillgängliga rapporterna och registren. Valde du Anpassad behörighet så kan du välja till vilka delar här som du vill att användaren ska ha.

Under Register/Övrigt finns även några ytterligare behörigheter som inte har med register att göra; Anonymisera räkenskapsår, Hantera borttagna användare, Radera behandlingshistorik, Kreditupplysningar och Inställningar för bevakning. Dessa aktiveras enbart manuellt.

Ta bort program från en användare

Om en användare inte ska ha åtkomst till ett program så klickar du på användarens namn och sedan i kolumnen Hantera ser du 3 prickar, klicka på prickarna i raden det avser och får 2 alternativ att välja på.

1. Flytta programmet till en annan användare - Det betyder att du flyttar programmet till en annan användare som redan existerar i ert abonnemang.

2. Ta bort programmet från användaren - Det betyder att programmet tas bort från den användaren och hen har inte längre behörighet dit. Observera att en uppsägning inte utförs.

Ta bort användare

För att kunna radera en användare måste du vara systemadministratör‍ .

Användare tas bort under Administrera användare. Klicka på den användare som ska tas bort. Sedan klicka på ikonen “soptunnan”.

När du tagit bort en användare så har du inte automatiskt sagt upp de program som användaren hade, de finns kvar på företaget och kan användas till någon annan användare. Om ingen användare ska ta över programmen så måste systemadministratören säga upp dem, genom att klicka på Säg upp program längst upp till höger.

Programadministratör

I Fortnox program finns två olika typer av administratörer Klickar du på ikonen Hantera programadministratör och välj program som användaren ska vara programadministratör för.

Vad är en programadministratör?

En programadministratör kan ge andra användare behörigheter för de program som personen i fråga är programadministratör för.

Om du är ensam programadministratör för något av era program har du automatiskt all behörighet för just det programmet. Skulle det läggas upp en ny användare som programadministratör för samma program, så kommer den användaren inte att få all behörighet automatiskt. I det fallet måste du eller en systemadministratör tilldela behörigheter till den nya programadministratören.

Du kan vara programadministratör för fler än ett program. Det går också att välja ut olika personer som programadministratörer för olika program, du kan dock endast administrera behörigheterna för de program du själv är programadministratör för.

Exempel: Anna är programadministratör för Fortnox Fakturering och kan tilldela behörighet till Linus så att även han kan arbeta i faktureringsprogrammet, men hon kan inte tilldela behörigheter för Linus i Fortnox Bokföring eftersom hon inte är programadministratör för det programmet.

Systemadministratör

Systemadministratören‍ är överordnad programadministratören och de övriga användarna i programmen, men har inte automatiskt behörighet att arbeta i programmen. Vill hen själv arbeta i programmen så måste behörigheter för respektive program köpas till och tilldelas.

I kolumnen Admin ser du om användaren är systemadministratör.

Det är endast systemadministratören som kan lägga till program eller säga upp program och även ta bort och lägga till användare och integrationer. Det är bara systemadministratören som har rätt att godkänna och/eller säga upp avtal mellan företaget och Fortnox.

Det är också systemadministratörens uppgift är att utse vem som ska vara program- respektive systemadministratör.

Systemadministratören är administratör över samtliga Fortnox program och det går alltså inte att vara systemadministratör för enbart ett program. För att kunna använda Fortnox måste det finnas minst en systemadministratör. Om du är ensam användare av dina program är du automatiskt både system- och programadministratör.

Om företaget har en redovisningsbyrå kopplad till sitt Fortnox-abonnemang så kan man under Konsulter se vilka konsulter som har tillgång till företagets Fortnox, och vilka program och behörigheter respektive konsult har.

Läs mer här: Behörigheter för konsult i Digital byrå‍