Uppsägning av programlicens

När du ska säga upp ditt abonnemang i Fortnox är det viktigt att du tänker på den information och data du samlat på dig och nu ska ta ut innan kontot är avslutat och låst.

OBS: Även om nedanstående lista tar upp de flesta fall gällande vilken data/information du behöver exportera inför ett avslut kan du behöva gå igenom detta med din revisor eller redovisningskonsult för att säkerställa att ni får med all information som krävs.

Exempel på åtgärder som är bra att tänka på inför ett avslut/byte av system:

• Kom ihåg att säga upp ditt abonnemang‍ en månad före nuvarande avtalsperiods slut.

• Exportera SIE-fil‍ innehållande din bokföring för respektive räkenskapsår.

• Skriv ut reskontran genom att se till att du ser 100 objekt i taget per listsida och klicka sedan på ”Skriv ut lista” uppe till höger i programmet. Här kan det också vara bra att dubbelkolla med revisor/redovisningskonsult om ni behöver ha varje enskild faktura utskriven eller om det räcker med listan över reskontran.

• Ladda ner och spara eventuella bilder och/eller filer‍ som är kopplade till leverantörsfakturor eller verifikat.

• Ta ut balansrapport, resultatrapport, huvudbok samt en verifikationslista.

• Exportera behandlingshistorik, systemdokumentation, artikelregister, kundregister, leverantörsregister, personalregister samt underlag kopplade till dessa.

• När det gäller Fortnox Lön så rekommenderar vi dig att exportera en SIE-fil‍ för de olika bokföringsåren samt skriva ut eller spara ner alla lönebesked. Andra underlag som kan vara bra att ha sparade är till exempel personalkort, semesterskuld, arbetsgivardeklarationen.

• Stäng även av funktionerna för automatisk fakturatolkning och e-faktura, om leverantörsfakturor skickas in via e-faktura eller iväg på tolkning så kommer ni även efter uppsägningen att faktureras för dessa. Klicka på Kugghjulet - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde E-faktura samt Digitalt flöde fakturatolkning.

Hur du säger upp en programlicens

Om du behöver säga upp en programlicens klickar du på ditt företagsnamn längst upp i programmet och väljer därefter Administrera användare.

Under Administrera användare hittar du Säg upp licenser längst upp till höger.

När du klickat på Säg upp licenser ser du det antal licenser som ni som företag har för varje program. Här fyller du i det antal licenser som ska sägas upp. Du kommer även att behöva ange en orsak till uppsägningen och har möjlighet att lägga till ytterligare information i meddelanderutan om det är något du vill tillägga. Klicka sedan på Säg upp produkter.

Därefter får du bekräfta uppsägningen av specifikt utvalda, eller alla, licenser.

Fram tills uppsägningen är utförd av oss, så finner du den under Väntande uppsägningar, under Säg upp licenser.

Uppsägning av Fortnox Leverantörsfakturaattest
Tänk på att samtliga leverantörsfakturor behöver slutattesteras innan du säger upp alla licenser för programmet Fortnox Leverantörsfakturaattest.

Vad behöver jag göra när jag avslutar mitt abonnemang om jag har använt Fortnox autogiro?
Betalningsuppdrag avslutas inte automatiskt för att man väljer att avsluta sitt abonnemang.

Det är viktigt att du går in på respektive betalningsuppdrag och makulerar det. Därefter skapar du en fil på makuleringarna som du läser in på banken så att de stängs.

Vad behöver jag göra när jag avslutar mitt abonnemang om jag har använt det postala flödet?
Om du har använt dig av det postala flödet i programmet, dvs att leverantörsfakturorna har skickats direkt till bankgirocentralen för inscanning och tolkning, så måste du innan uppsägning gå in under Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning och stänga av tjänsten, samt meddela dina leverantörer vart de ska skicka fakturorna framöver.

Vad behöver jag göra när jag avslutar mitt abonnemang om jag tagit emot e-fakturor?
Om du använt e-fakturor i ditt program och har tagit emot e-fakturor från dina leverantörer behöver du innan du säger upp licensen gå in i Inställningar - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - E-faktura och ändra från JA till NEJ under Ta emot e-faktura.

Se till att alla kopplingar mot leverantörer är borttagna och kontakta alla dina leverantörer och berätta att du inte längre kan ta emot e-faktura via Fortnox.