Säg upp program

Det är endast systemadministratören i abonnemanget som har behörighet för att säga upp företagets program och enstaka programlicenser. 

En uppsägning ska vara Fortnox AB tillhanda senast 30 dagar innan nästkommande avtalsperiod, för att undvika att avtalet löper vidare.  Läs mer om det i punkt 8 i vårt tjänsteavtal här: Fortnox tjänsteavtal

När du ska säga upp ditt abonnemang i Fortnox är det viktigt att du tänker på den information och data du samlat på dig och nu ska ta ut innan kontot är avslutat. 

Räkenskapsinformationen behöver sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. När abonnemanget har avslutats, det vill säga när uppsägningen har genomförts, garanterar Fortnox AB att vi sparar all data i 18 månader, enligt punkt 11 i bilaga 1 Personuppgiftsbiträdesavtal i Fortnox tjänsteavtal.

OBS: Även om nedanstående lista tar upp det flesta fall gällande vilken data/information du behöver exportera inför ett avslutat abonnemang kan du behöva gå igenom detta med din revisor eller redovisningskonsult för att säkerställa att ni får med all information som krävs.

Exempel på åtgärder som är bra att tänka på inför ett avslutat abonnemang:

• Exportera SIE-fil innehållande din bokföring för respektive räkenskapsår.

• Skriv ut reskontran genom att se till att du ser 100 objekt i taget per listsida och klicka sedan på ”Skriv ut lista” uppe till höger i programmet. Här kan det också vara bra att dubbelkolla med revisor/redovisningskonsult om ni behöver ha varje enskild faktura utskriven eller om det räcker med listan över reskontra.

• Ladda ner och spara eventuella bilder och/eller filer ‍som är kopplade till leverantörsfakturor eller verifikat.

• Ta ut balansrapport, resultatrapport, huvudbok samt en verifikationslista.

• Exportera behandlingshistorik, systemdokumentation, artikelregister, kundregister, leverantörsregister, personalregister samt underlag kopplade till dessa.

• När det gäller Fortnox Lön så rekommenderar vi dig att exportera en SIE-fil‍ för de olika bokföringsåren samt skriva ut eller spara ner alla lönebesked. Andra underlag som kan vara bra att ha sparade är till exempel personalkort, semesterskuld, arbetsgivardeklarationen.

• Stäng även av funktionerna för automatisk fakturatolkning och e-faktura, om leverantörsfakturor skickas in via e-faktura eller iväg på tolkning så kommer ni även efter uppsägningen att faktureras för dessa. Klicka på Kugghjulet - Leverantörsfakturor - Digitalt flöde E-faktura samt Digitalt flöde fakturatolkning.Obs: Om ovanstående inte stängs av kan abonnemanget komma att faktureras för dessa tjänster även efter att uppsägningen trätt i kraft. 

För att säga upp programlicenser i abonnemanget klickar du på ditt företagsnamn uppe i högra hörnet och väljer Administrera användare.

Under Administrera användare klickar du på knappen Mer uppe till höger, därefter klickar du på Säg upp program.

I vyn du hamnar i anger du de programlicenser du önskar säga upp genom att klicka på plustecknet till höger. Efter du har klickat i de programlicenser du önskar säga upp klickar du på Fortsätt längst ner till höger.

I nästa steg behöver du ange en orsak till uppsägningen. Du har även möjlighet att lägga till ytterligare information i meddelanderutan om du önskar. Därefter behöver du bekräfta uppsägningen, innan den genomförs, genom att klicka på knappen Ja, säg upp, i rutan som dyker upp, längst till höger. 

Fram tills uppsägningen är utförd finner du den väntande uppsägningen efter att du har klickat på Säg upp program.

Uppsägning av Fortnox Leverantörsfakturaattest

För att säga upp all hantering av Leverantörsfakturaattest behöver du säkerställa att det inte finns några leverantörsfakturor kvar under statusen “under attest” i vyn Meny - Leverantörsfakturor. Dessa fakturor behöver antingen attesteras eller makuleras innan.

När det inte längre finns några fakturor under attest stänger du av attestfunktionen. Detta gör du genom att gå till Inställningar (Inställningar når du genom kugghjulet uppe till höger i inloggat läge)- Leverantörsfakturor - Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar och ändrar “Attesthantering” till valet “Ingen”. Avsluta med att Spara. När detta är gjort kan du säga upp programmet Leverantörsfakturaattest.

Om programmet Leverantörsfakturaattest endast ska tas bort för en enskild användare behöver du först säkerställa att användaren inte är tilldelad några fakturor med status "Under attest" i vyn Meny - Leverantörsfakturor.

Om användaren är tilldelad sådana fakturor behöver du antingen byta ut eller ta bort användaren från dessa fakturor innan licensen kan tas bort.

Avsluta mitt abonnemang - Fortnox Autogiro

Betalningsuppdrag avslutas inte automatiskt när du avslutar ditt abonnemang.

Det är viktigt att du öppnar varje betalningsuppdrag och makulerar det. Därefter behöver du skapa en fil med makuleringarna och ladda upp den på banken för att avsluta uppdragen.

Avsluta mitt abonnemang - Postal fakturatolkning

Om du har använt dig av det postala flödet i programmet, dvs att leverantörsfakturorna har skickats postalt för inscanning och tolkning, behöver du innan uppsägning gå in under Inställningar (Inställningar når du genom kugghjulet uppe till höger i inloggat läge)- Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - Fakturatolkning och stänga av tjänsten, samt meddela dina leverantörer vart de ska skicka fakturan framöver.

Avsluta mitt abonnemang - E-faktura

Om du använt e-fakturor i ditt program, det vill säga tagit emot eller skickat e-fakturor genom Fortnox, behöver du innan du säger upp abonnemanget gå till Inställningar (Inställningar når du genom kugghjulet uppe till höger i inloggat läge) -  Leverantörsfakturor - Digitalt flöde - E-faktura och inaktivera stödet för E-faktura. Detta gör du genom att ändra Aktivera stöd för e-faktura till NEJ, avsluta med att Spara.

Säkerställ att alla kopplingar till leverantörer är borttagna. Kontakta därefter samtliga leverantörer och meddela dem vilken adress eller mottagare de ska skicka fakturorna till framöver.