Kom igång med semester i Fortnox

Det är viktigt att se till att semesterinställningarna i Fortnox Lön blir korrekta från början. Beroende på hur ert semesteravtal ser ut skiljer sig inställningarna åt.
Du kan även läsa mer om semester och semesterlön på vår blogg .

Film: Introduktion

Fortnox använder sig enbart utav nettosemester. Det innebär att anställda som arbetar färre än 5 dagar i veckan får färre semesterdagar, kallas intermittent deltid. Däremot anpassas värdet på semesterlönen efter antalet dagar (en så kallad uttagsfaktor används) så de anställda förlorar inga pengar. En anställd som arbetar 4 av 5 arbetsdagar i veckan får en uttagsfaktor på 5 / 4 = 1,25 vid uttag av 1 semesterdag.

Semesterberäkningen i Fortnox Lön beräknar på utbetalningsperiod, det vill säga kontantprincipen. Har du till exempel semesterår 1 april – 31 mars så är det löner som är utbetalda under den perioden som tas med i beräkningen, oavsett när de är intjänade.

• Procentregeln blir aktuell för personer som har timlön, månadslön, eller för anställda vars sysselsättningsgrad har ändrats mellan perioden för intjänandet av semestern och när semestern tas ut. Regeln tar hänsyn till semestergrundande lön, semestergrundande frånvaro, semestergrundande arbetad tid och semestergrundande rörliga delar, som bonus m.m. som betalats ut på lönebesked under det aktuella semesteråret. Enligt procentregeln ska alltid föregående år gälla som intjänandeår.
  En värdering av den semestergrundande frånvaron görs och läggs ihop med semestergrundande lön och semestergrundande rörliga delar. Sedan tar man värdet gånger den procentsats man har på företaget, t.ex. 12%. Du får då hela semesterskulden till den anställde och denna delas med antalet intjänade betalda semesterdagar och betalas ut som en semesterdaglön i samband med semester.

• Sammalöneregeln är huvudprincip för anställda med månadslön. När man använder sammalöneregeln ska den anställde förutom månadslönen ha ett semestertillägg för varje betald semesterdag. Tillägget kan betalas ut för alla betalda semesterdagar vid ett tillfälle, till exempel i juni. Det går också att betala ut det antal semestertillägg som motsvarar det antal semesterdagar som de anställda har tagit ut.
  Enligt semesterlagen ska semestertillägget för varje semesterdag vara 0,43% av månadslönen. Enligt kollektivavtal eller enskilda avtal kan tillägget vara högre, vanligt är 0,8% per semesterdag.
  
  Om man har månadslön med varierande sysselsättningsgrad under ett semesterår brukar dock procentregeln användas istället för sammalöneregeln.

För att de anställdas semester ska beräknas rätt är det viktigt att du går igenom era inställningar på avtalen som du hittar under Register - Avtal för löner. Gör du inga ändringar är det värdena som står i grått som kommer att användas.

(Obs! En uppdaterad film är på väg - Inställningar - Lön - Avtal är flyttade till Register - Avtal för löner)

Film: Inställningar semester

Dagar

Startdag semesterår:
Här anger ni vilken startdag ert semesterår har. 1 april är generellt år (från april till mars) och 1 januari är kalenderår (från januari till december).

Semesterrätt i dagar:
Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 semesterdagar, har ni en högre semesterrätt än så ändrar du detta i fältet Semesterrätt i dagar. På personalkortet kan ni justera semesterrätten om vissa anställda har fler semesterdagar än vad som gäller generellt på företaget.

Intjänandeår semester:
Om semestern tjänas in och tas ut under samma semesterår ska du ange Innevarande år. Om man tjänar in semestern och först kan ta ut efter ett semestårsavslut så anger du föregående år.

OBS! Vid procentregeln ska alltid föregående år gälla som intjänandeår.

Sammalöneregeln

(Obs! En uppdaterad film är på väg - Inställningar - Lön - Avtal är flyttade till Register - Avtal för löner)

Film: Inställningar Sammalöneregeln

Lön per dag i %
För den som har månadslön styrs semesteravdraget av inställningen Lön per dag i % av månadslön. Det vanligaste är att avdraget baseras på 4,6%.

Semestertillägg i %
Semesterlagen säger minst 0,43% men många avtal har fortfarande kvar semesterlagens tidigare procentsats som var 0,8%. Du kan ändra det förinställda värdet i fältet Semestertillägg i %.

Betala ut semestertillägg separat
Ska semestertillägget betalas ut varje gång en anställd tar semester eller en gång om året. t.ex i juni? Väljer du en gång om året ska du ange Ja vid inställningen Betala ut semestertillägg separat. När det sedan är dags att betala ut semestertillägget klickar du på den anställde i kalendern och sedan på knappen Övrigt för att lägga till lönearten "Semesterlönetillägg årets", där anger du antalet semesterdagar som tillägget ska avse.

Tänk på att semesterlönetillägget ska betalas ut under det aktuella semesteråret när man betalar ut tillägget separat, semestertillägget ska då inte sparas. Om semesteråret är 1 april till 31 mars, så ska semesterlönetillägget betalas ut senast på löneutbetalningen i mars.

Är semesteråret mellan 1 januari till 31 december, så ska semestertillägget betalas ut senast på löneutbetalningen i december. Detta för att det ska bli rätt på semesterskuldlistan.

Rörligt tillägg
Det finns två sätt att beräkna det rörliga tillägget på. Du väljer under Inställningar - Lön - Avtal för arbetare Semester och Avtal för tjänsteman Semester hur den rörliga delen ska beräknas i ditt företag för arbetare och tjänstemän.
Rörligt tillägg är inkluderat i fältet Lön totalt i underlaget med semestergrundande lön på semesterberäkningen. Rörliga tillägget ingår även i uträkningen av semesterlön per dag om den anställde går enligt procentregeln.

Rörligt tillägg i %:
Rörliga delar är t.ex. bonus, om företaget har en högre procentsats än 12% så ändras det vid inställningen Rörligt tillägg (%). Ange då Nej i inställningarna på avtalet så beräknas rörliga tillägget på semestergrundande rörlig lön med den procentsats ni har angett på Rörligt tillägg i %.
Exempel enligt inställning blir semestergrundande rörlig lön * 12%.

Rörligt tillägg i % per dag:
Om du inte har ställt in att ni följer semesterlagen kan det vara så att det rörliga tillägget ska räknas ut per dag och då anger du Javid inställningen Rörligt tillägg i % per dag och ändrar procentsatsen i fältet Rörligt tillägg (%). Det vanligaste är en procentsats på 0,5%, men givetvis anger du den procentsats som stämmer överens med ert avtal.

Procentregeln

(Obs! En uppdaterad film är på väg - Inställningar - Lön - Avtal är flyttade till Register - Avtal för löner)

Film: Inställningar Procentregeln

Semesterersättning i %:
Här anger man den procent som semesterersättningen ska beräknas med. Vanligast är 12%, men om ert avtal säger något annat så kan du ändra värdet.

Minimilön per dag:
I avtalen för arbetare som har procentregeln är det flera av avtalen som har en minimidaglön. Här lägger du in det generella värdet som gäller vid heltid enligt ert avtal i fältetMinimilön per dag. Programmet tar hänsyn till sysselsättningsgraden som den anställde har på schemat och beräknar om minimidaglönen på anställda som arbetar deltid. Om någon anställd har en avvikande minimidaglön så registrerar du minimidaglönen på den anställde under Register - Personal - Semester - Inställningar till semesterberäkningen. Även här registrerar du värdet som gäller för en heltidsanställd.

Övriga inställningar

(Obs! En uppdaterad film är på väg - Inställningar - Lön - Avtal är flyttade till Register - Avtal för löner)

Film: Inställningar övrigt

Semesterlön per dag, förskottssemester i %
I fältet Semesterlön per dag, förskottssemester i % är 4,6% förifyllt som standardvärde. Vid förskottssemester brukar inte semestertillägget betalas ut, detta för att begränsa skuldens storlek. Detta innebär att anställda som har förskottssemester får behålla sin månadslön även under semestern det första anställningsåret. Skiljer detta sig från ert kollektivavtal så justerar du procentsatsen här. Du fyller i det antal semesterdagar som den anställde ska få i förskott under Register - Personal - Semester.

Förskottssemester behöver betalas ut på samma semesterår som dagarna tas ut. Har ni semesterår 1 april till 31 mars och registrerar uttag av förskottssemester, så ska den betalas ut senast på löneutbetalningen i mars månad. Detta för att semesterskulden ska bli korrekt och inte påverka nästkommande år.

OBS! Förskottssemester tillämpas inte vid Procentregeln.


Följer semesterlagen för sparade dagar: 
Enligt semesterlagens regler får sparade semesterdagar alltid samma värde som årets dagar och rörligt tillägg justeras inte för semestergrundande frånvaro. Även den rörliga delen beräknas enligt semestergrundande lön * %. Många kollektivavtal har beräkningar som säger att sparade semesterdagar ska har värde enligt den snittsysselsättningsgrad som gällde när dagarna tjänats in samt att underlaget för rörligt semestertillägg ska justeras för semestergrundande frånvaro. Följer ni semesterlagen ska du ange Ja vid inställningen Följer semesterlagen för sparade dagar.

Film: Inställningar i personalkortet

Om du har en anställd som avviker från de generella värdena som ni precis har gått igenom enligt ovan så kan ni justera detta på personalkortet. Klicka på Register uppe till höger, välj Personal klicka på aktuell anställd. Välj sedan fliken Semester. Läs mer i Semesterfliken i Personalkortet ‍.

Eller har du bytt från ett annat löneprogram till Fortnox Lön så behöver du fylla i den semester som den anställde har kvar att plocka ut under det aktuella semesteråret. Hur man gör detta kan du läsa mer i Lägg till ingående saldo ‍

Hur programmet sedan räknar ut semestern kan du läsa mer om här:
Semesterberäkning - förklaringar och uträkningar

Film: Ingående semestervärden

Läs mer här:
Byta till Fortnox Lön