Tillfällen när semestern behöver hanteras manuellt

När man har föregående intjänandeår för semestern innebär det att den anställde tjänar in sina semesterdagar under ena året och får tillgång till dessa semesterdagar året efter. Första året som den anställde arbetar så har den ingen intjänad semester att ta ut, så det blir antingen obetald semester första semesteråret eller förskottssemester om företaget erbjuder det. Förskottssemester erbjuds vanligast till anställda med månadslön och som följer sammalöneregeln. Den förskottssemester som den anställde tar ut läggs som en skuld till företaget, om den anställde arbetar kvar i minst 5 år skrivs denna förskottsskuld av.

Här kommer exempel på situationer som kan behöva hanteras manuellt vid föregående semesterår:

Byte från heltid till intermittent deltid vid semesterårsavslutet

• Föregående intjänandeår

• Semesterrätt 25 dagar

• Heltid under intjänandeåret (5 arbetsdagar i veckan)

• Byter till intermittent efter semesteråret (4 arbetsdagar i veckan)

I samband med semesterårsavslutet har den anställde fått fullt antal semesterdagar 25 st.
Efter semesterårsavslutet arbetar den anställde 4 dagar i veckan och vid uttag av semester är faktorn 1,25.

Svar: 
Sammalöneregeln: Här kommer både semesterlönen och semesteravdraget att räknas på den lönen och sysselsättningen som man har vid uttaget. Antal semesterdagar kommer ej räknas om så här behöver man stämma av med det avtalet man har på arbetsplatsen hur man ska hantera detta. 
Om dagarna ska ändras så behöver detta justeras manuellt på personalkortet under semester.

Procentregeln: Semesteravdraget räknas på de aktuella värdena man har för timlön eller månadslön. Semesterersättningen är det belopp som kommer från semesterårsavslutet baserat på de dagar man tjänade in. Semesterdagarna och pengarna kommer ej räknas om så här behöver man stämma av med det avtalet man har på arbetsplatsen hur man ska hantera detta. 
Om dagarna ska ändras så behöver detta justeras manuellt på personalkortet under semester. Likaså om pengarna ska räknas om i förhållande till de dagar man ändrat till.

Byter från intermittent deltid till heltid vid semesterårsavslutet

• Föregående intjänandeår

• Semesterrätt 25 dagar

• Intermittent deltid under intjänandeåret (4 arbetsdagar i veckan)

• Byter till heltid efter semesteråret (5 arbetsdagar i veckan)

I samband med semesterårsavslutet har den anställde fått färre antal semesterdagar, 20 st
Efter semesterårsavslutet arbetar den anställde 5 dagar i veckan och vid uttag av semester är faktorn 1,0

Svar: 
Sammalöneregeln: Här kommer både semesterlönen och semesteravdraget att räknas på den lönen och sysselsättningen som man har vid uttaget. Semesterdagarna kommer ej räknas om så här behöver man stämma av med det avtalet man har på arbetsplatsen hur man ska hantera detta. 
Om dagarna ska ändras så behöver detta justeras manuellt på personalkortet under semester.

Procentregeln: Semesteravdraget räknas på de aktuella värdena man har för timlön eller månadslön. Semesterersättningen är det belopp som kommer från semesterårsavslutet baserat på de dagar man tjänade in. Semesterdagarna och pengarna kommer ej räknas om så här behöver man stämma av med det avtalet man har på arbetsplatsen hur man ska hantera detta. 
Om dagarna ska ändras så behöver detta justeras manuellt på personalkortet under semester. Likaså om pengarna ska räknas om i förhållande till de dagar man ändrat till.

Innevarande intjänandeår innebär att den anställde tjänar in och tar ut sina semesterdagar under samma semesterår. Det är vanligast att detta semesterår är från 1 januari till 31 december och det är anställda med månadslön och sammalöneregeln som kan ha innevarande semesterår som intjänandeår. En anställd som börjar 1 januari får direkt sina 25 betalda semesterdagar men det är inte förrän 31 december samma år som dessa dagar har tjänats in. Här finns det inga förskottsdagar eftersom den anställde får betalda semesterdagar direkt.

Det är extra viktigt att både arbetsgivaren och de anställda är medvetna om hur innevarande semesterår fungerar. Det kan ju bli så att den anställde har tagit ut alla 25 betalda semesterdagar under sommaren och sedan slutar under hösten innan alla semesterdagarna har tjänats in. Då blir den anställde skyldig arbetsgivaren pengar för de dagar som har nyttjats men inte tjänats in. Samma sak om en anställd har ej semestergrundande frånvaro på heltid under året, då tjänas inte fullt antal betalda dagar in och man kan behöva justera antalet betalda dagar under det pågående semesteråret för att den anställde inte ska ta ut mer dagar än vad som kommer tjänas in tills semesteråret är slut.

Här kommer exempel på situationer som kan behöva hanteras manuellt vid innevarande semesterår:

Byter från heltid till intermittent deltid under pågående intjänandeår

• Innevarande intjänandeår

• Semesterrätt 25 dagar

• Heltid under första halvåret (5 arbetsdagar i veckan)

• Byter till intermittent deltid vid halvårsskiftet och resten av året (mindre än 5 arbetsdagar i veckan)

I samband med semesterårsavslutet har den anställde fått fullt antal semesterdagar 25 st

Svar: Här kommer den anställda inte kunna tjäna in full semesterätt på 25 dagar. Utan det kommer behöva regleras manuellt på personalkortet. 
Skapar man en semesterberäkning till när nästa semesterårsavslut ska genomföras kan man få fram hur många dagar som hinner tjänas in baserat på den information man vet nu. Dessa dagar kan man ange på personalkortet under fliken semester och antal betalda dagar. Då minskar man risken att den anställda använder fler dagar som ledighet än vad som hinner tjänas in. Om sysselsättningen ändras så glöm inte att korrigera detta också. Så att när väl uttaget görs så blir värdet rätt för dagarna.

Ej semestergrundande heltidsfrånvaro under en del av pågående intjänandeår

• Innevarande intjänandeår

• Semesterrätt 25 dagar

• Heltid under första halvåret (5 arbetsdagar i veckan)

• Är tjänstledig i 2 hela månader under juli och augusti

• Heltid från september och resten av året

I samband med semesterårsaslutet har den anställde fått fullt antal semesterdagar 25 st

Svar: Här kommer den anställda inte kunna tjäna in full semesterätt på 25 dagar eftersom tjänstledighet är ej semestergrundande frånvaro, därför behöver antalet betalda semesterdagar regleras manuellt på personalkortet. 
Skapar man en semesterberäkning till när nästa semesterårsavslut ska genomföras (vanligtvis 31 december) kan man få fram hur många dagar som hinner tjänas in baserat på den information man vet nu. Viktigt att ni har angett tjänstledigheten i kalendern innan ni skapar semesterberäkningen för att det ska räknas med i underlaget. Antal semesterdagar kan man sedan ange på personalkortet under fliken semester och antal betalda dagar. Då minskar man risken att den anställda använder fler dagar som ledighet än vad som hinner tjänas in. Om sysselsättningen ändras så glöm inte att korrigera detta också. Så att när väl uttaget görs så blir värdet rätt för dagarna.

Ej semestergrundande deltidsfrånvaro under en del av pågående intjänandeår

• Innevarande intjänandeår

• Semesterrätt 25 dagar

• Heltid under första halvåret (5 arbetsdagar i veckan)

• Är tjänstledig 50% under juli och augusti

• Heltid från september och resten av året

I samband med semesterårsaslutet har den anställde fått fullt antal semesterdagar 25 st

Svar: Här kommer den anställda tjäna in full semesterätt på 25 dagar trots att tjänstledigheten är ej semestergrundande frånvaro, det beror på att att den anställde arbetar 50% av dagen och är tjänstledig 50% av dagen. Det du däremot behöver ta ställning till är om ni ska justera sysselsättningsgraden för de betalda dagarna eftersom sysselsättningsgraden för helåret blir lägre än 100%. 
Skapar man en semesterberäkning till när nästa semesterårsavslut ska genomföras (vanligtvis 31 december) får du fram den sysselsättningsgrad som programmet beräknar vid ej semestergrundande frånvaro del av dag som påverkar sysselsättningsgraden. Viktigt att ni har angett tjänstledigheten i kalendern innan ni skapar semesterberäkningen för att det ska räknas med i underlaget. Denna sysselsättningsgrad kan man ange på personalkortet under fliken semester och fältet sysselsättningsgrad på betalda dagar. Då minskar man risken att den anställda får ut en högre semesterersättning än vad som hinner tjänas in så när väl uttaget av kvarvarnade semesterdagar görs så blir värdet rätt för de kvarvarande dagarna.

Ändrad sysselsättningsgrad och arbetsdagar per vecka under pågående intjänandeår när alla semesterdagar redan är uttagna

• Innevarande intjänandeår

• Semesterrätt 25 dagar

• Har ändrat arbetstiden under året så sysselsättningsgraden har minskat, detta har gjort att den anställda inte arbetat på samma schema under hela semesteråret. 

• Den anställde går från ett heltidsschema (5 arbetsdagar i veckan) med faktoruttag 1 till att senare under semesteråret gå till ett schema med 4 arbetsdagar i veckan med faktoruttag 1,25 (intermittent deltid)

• Den anställde tog ut sina 25 dagar under sommaren, bytte sedan arbetstidsschema på hösten till 4 dagar i vecka. 

• Har tagit ut fler semesterdagar än vad som tjänats in

Svar: Vid innevarande semesterår så är det först när semesteråret är slut som man ser vad som faktiskt har skett.

I det här fallet har den anställde tagit ut 25 dagar men efter att antalet arbetsdagar per vecka har ändrats till 4 istället för 5 dagar innebär det att den anställde inte kommer tjäna in 25 dagar till och med 31 december. Den anställde har därmed tagit ut mer semesterdagar än vad som kommer tjänas in till och med 31 december när semesteråret är slut.

Hur ni hanterar detta som arbetsgivare behöver ni i första hand stämma av i ert kollektivavtal. Ett sätt att hantera detta på är att den anställde blir återbetalningsskyldig så att ni gör ett avdrag på lönen som motsvarar det antal semesterdagar som den anställde har tagit ut för mycket. I vissa fall kvittar arbetsgivaren de antal semesterdagar som den anställde har tagit ut för mycket mot antingen sparade dagar som den anställde har kvar från tidigare semesterår eller mot semesterdagar som den anställde kommer att tjäna in på kommande semesterår.

Om ni ska ändra antalet semesterdagar så behöver detta justeras manuellt inne på personalkortet för den anställda på fliken Semester.