Q: Jag har fått ett kopplingsdokument från mottagaren som jag inte vet hur jag ska fylla i?

Gå gärna igenom vår artikel E-faktura ordlista där vi besvarar ett flertal av de vanligaste punkterna. Hittar du inte informationen där, kontakta supporten.

Question 1

Hur delkrediterar man en kundfaktura?

Accepted Answer

För att delkreditera en kundfaktura i Fortnox, skapa en delkredit på samma sätt som en vanlig kredit. Gå in på fakturan och klicka på  Skapa kreditfaktura . Kontrollera uppgifterna och justera artikelraderna så att beloppet stämmer. Skicka delkrediten till kunden och kvittera mot debetfakturan.

Question 2

Hur får man med sitt bankgiro på en kundfaktura?

Accepted Answer

För att få med ditt bankgiro på en kundfaktura i Fortnox, fyll i både konto- och clearingnummer samt bank- eller plusgiro i transaktionsregistret.

Question 3

Hur får man sin logotyp på kundfakturan?

Accepted Answer

För att få in din logotyp på kundfakturan, ladda upp den under  Företagsuppgifter . Klicka på företagsnamnet uppe i högra hörnet och välj  Företagsuppgifter . Observera att logotypen måste vara i JPG-format när du skickar fakturor via utskriftstjänsten.

Question 4

Hur ska jag fakturera med omvänd byggmoms?

Accepted Answer

I kundregistret har du möjlighet att koppla en kund till en specifik momstyp. Du finner dessa under  Register - Kunder - Faktureringsuppgifter . Ska kunden faktureras med omvänd byggmoms väljer du momstyp  SE omvänd skattskyldighet . Vilken momstyp du väljer påverkar i sin tur hur momsen konteras på fakturorna och således även hur värdena i din momsrapport specificeras.

Question 5

Hur skapar jag en samlingsfaktura?

Accepted Answer

Om du vill skapa en kundfaktura av flera order markerar du de order i  Order - Lista  du vill fakturera och klickar sedan på knappen  Skapa faktura  nere till höger.

Question 6

Hur skapar man en kreditfaktura och hur fungerar kvittning i Fortnox?

Accepted Answer

Du kan skapa en kreditfaktura på två sätt i Fortnox.  Skapa en kreditfaktura från grunden  Klicka på  Skapa ny  uppe till höger i kundfaktura listan och väljer  JA  på  Kreditfaktura . Valet gör att det automatiskt blir ett minustecken framför antal på raderna i fakturan. Detta gör även att frakt- och fakturaavgift samt totalbeloppet får ett negativt värde. Denna faktura går inte att koppla samman med skapad faktura för att kvittas mot varandra. Däremot kan du fortfarande bokföra både kreditfakturan och originalfakturan som slutbetalda på samma datum för att på så vis ta ut varandra.  Kreditera en faktura  Gå in på den faktura som du vill kreditera och klicka på  Skapa kreditfaktura  nere till vänster. När du klickar där får du upp en kontrollfråga och om du går vidare så hamnar du i den nya kreditfakturan som är en spegling av originalfakturan med negativt belopp. När du bokför kreditfakturan får du en fråga om kvittning och väljer du  JA  får du välja betaldatum och bokföringskonto. Därefter bokförs både kreditfakturan och originalfakturan som slutbetalda.

Question 7

Hur skickar jag en E-faktura?

Accepted Answer

Du kan välja att skicka fakturan via “e-faktura” om det finns en aktiv koppling mellan dig och din kund. Ser du inte “e-faktura” som distributionssätt behöver du först se till att ha aktiverat  Skicka e-faktura  under  Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde-E-faktura  och därefter bjuda in din kund till e-faktura.  Läs mer här: Aktivera/Skicka e-faktura till privatperson‍  Aktivera/Skicka e-faktura till företag‍  Aktivera e-faktura‍

Question 8

Hur ändrar jag en bokförd faktura?

Accepted Answer

När du bokfört en kundfaktura i Fortnox så blir den låst och går inte att ändra. Har du precis bokfört fakturan kan du radera den senaste verifikationen för att låsa upp fakturan. Observera att det måste vara den senaste verifikationen som skapats i din verifikationsserie för att det ska gå att radera. Klicka på verifikationsnumret uppe till vänster på din faktura för att komma till verifikationen. För att radera verifikationen klickar du på  Radera  nere till vänster. Är knappen inte klickbar så är verifikationen inte det senaste i din verifikationsserie och går därmed inte att ta bort. Då behöver du kreditera fakturan och skapa en ny.  Tänk på att du endast kan komma åt bokföringen om du har en bokföringslicens.

Question 9

Jag behöver lägga in en E-postadress för att kunna skicka en E-faktura inbjudan till min kund. Vart lägger jag in den E-postadressen?

Accepted Answer

Får du detta felmeddelande när du ska skicka en e-faktura-inbjudan till en kund så behöver du lägga in en e-post till kunden på kundkortet under  Grunduppgifter  i fältet  E-post .

Question 10

Jag har fått ett kopplingsdokument från mottagaren som jag inte vet hur jag ska fylla i?

Accepted Answer

Gå gärna igenom vår artikel  E-faktura ordlista‍  där vi besvarar ett flertal av de vanligaste punkterna. Hittar du inte informationen där, kontakta supporten.

Question 11

Jag har råkat skicka en kundfaktura till fel E-postadress, hur skickar jag om till rätt adress?

Accepted Answer

Gå in på själva fakturan - Välj  E-post  nere till höger -  Skicka på nytt . Där kan du byta mottagare och skicka om fakturan.

Question 12

Jag har skickat e-faktura till kund men den kommer fram som utskriftstjänst?

Accepted Answer

Kunden har ej besvarat den skickade e-fakturainbjudan inom 48 timmar, varvid fakturan istället går ut via utskriftstjänst så att kunden får sin faktura.

Question 13

Kan jag radera en felaktigt bokförd inbetalning?

Accepted Answer

Du kan radera en inbetalning om det är det senaste du bokfört. Har din användare behörighet till Fortnox Bokföring så kan du gå in på fakturan och klicka på verifikationsnumret för inbetalningen uppe till vänster. Om verifikationen ligger sist i verifikationsserien kan du klicka på  Radera  nere till vänster. Går det inte att klicka på Radera så kan du antingen bokföra en ny inbetalning som tar ut den felaktiga eller kreditera fakturan helt och skapa en ny, men det beror på om fakturan är slutbetald eller inte.   Är fakturan slutbetald behöver du kreditera fakturan och bokföra kreditfakturan som slutbetald på samma datum som originalfakturan för att de ska ta ut varandra, därefter skapar du en ny faktura.  Läs mer här:  Kundfaktura - Skapa kreditfaktura‍ Är fakturan inte slutbetald så kan du ångra en felaktigt bokförd betalning genom att göra en ny inbetalning på fakturan med samma belopp fast med ett minustecken framför och bokföra den på samma datum. När du gjort detta så återgår saldot på fakturan till samma som innan du bokförde den felaktigt.

Question 14

Kan man byta mailadress när man ska skicka påminnelser?

Accepted Answer

Ja, du kan byta e-postadress när du ska skicka påminnelser. Detta görs under fältet  E-post för påminnelser  på kundfakturan eller i kundregistret under  Faktureringsuppgifter .

Question 15

Kan man fakturera i andra valutor?

Accepted Answer

Ja, du kan fakturera i andra valutor genom att lägga upp den aktuella valutan i inställningarna under  Inställningar - Fakturering - Valuta .

Question 16

Kan man förhandsgranska en kundfaktura?

Accepted Answer

Ja, du kan förhandsgranska en faktura genom att klicka på verktyget  Förhandsgranska  uppe till höger i vyn. Fakturan visas då som en PDF-fil.

Question 17

Kan man lägga in rabatt på en kundfaktura?

Accepted Answer

Ja, det är möjligt att lägga in rabatt på en kundfaktura. Rabatten kan vara i procent eller i kronor och kan läggas på alla rader eller specifika rader på fakturan.   Använder du Enkel Fakturering kan du enbart lägga en total rabatt i fakturan.

Question 18

Kan man ångra en makulerad kundfaktura?

Accepted Answer

Nej, du kan aldrig få tillbaka eller ångra en makulerad kundfaktura.

Question 19

Min kund har angett ett peppol-ID. Var fyller jag i detta?

Accepted Answer

Vi stödjer formatet PEPPOL men du kan inte fylla i ett PEPPOL-ID i Fortnox. Det räcker att du gör en e-fakturakoppling, sedan styrs det till rätt format automatiskt i bakgrunden.

Question 20

Min kundfaktura blev fel. Hur ändrar jag fakturan?

Accepted Answer

Har du skickat eller bokfört kundfakturan behöver du skapa en kreditfaktura, därefter upprätta en ny kundfaktura med rätt information.

Question 21

Mottagaren får exempelvis inte referensnumret på rätt ställe i sitt system när de mottar min faktura?

Accepted Answer

Det finns ingen nationell standard för vart uppgifter ska fyllas i på en e-faktura. Be din kund förklara vilket fält de önskar motta informationen i. Om du ändå är osäker på vilket det ska vara så kan du kontakta vår support.

Question 22

Uppgifterna i EDI-katalogen stämmer inte alltid med de uppgifter jag fått från mottagaren?

Accepted Answer

Kontakta supporten som i sin tur kontaktar vår leverantör så korrigeras uppgifterna på den aktuella relationen.

Question 23

Vad ska jag ange för tagg i Extrafält 1 och hur fungerar det?

Accepted Answer

Du ska ha fått en tagg från din kund som du kan använda i Extrafält 1 tillsammans med ett värde ex. {PRJ}123456. Nedan finns information om de olika taggarna och exempel på vad som anges tillsammans med taggen.  {PRJ}, Projektnummer  {CRI}, På en kreditfaktura kan du använda denna tagg tillsammans med fakturanumret på den debetfaktura som krediterats.  {CT}, Referens till ett kontrakt.  {DQ}, Referens till följesedel.  {ACD}, Referens till fakturerings objekt. t.ex. mobilnummer eller elmätare.  {RF2}, Er referens 2. Om mottagaren vill ha två referenser.  {OMV}, Om man vill ange en egen text för anledning till undantag av skatt.

Question 24

Vad är betalplaner för betalningsuppdrag?

Accepted Answer

Betalplaner för betalningsuppdrag är mallar som du kan skapa och använda för att underlätta och spara tid när du lägger upp betalningsuppdrag på dina medgivanden. De innehåller information som benämning, typ av betalning, intervall, antal dragningar, dragningsdag och summa. Genom att använda betalplaner behöver du inte fylla i alla fält varje gång du skapar ett nytt betalningsuppdrag.

Question 25

Vad är det för skillnad mellan e-post och e-faktura?

Accepted Answer

En e-postfaktura är en PDF som skickas till en mejladress medan en e-faktura är ett elektroniskt dokument som skickas till ett ekonomisystem eller en internetbank.

Question 26

Vad är VAT nummer för någonting?

Accepted Answer

VAT-nummer står för Value Added Tax och motsvarar momsregistreringsnummer på svenska. Alla som är registrerade för att redovisa moms blir tilldelade ett unikt VAT-nummer. Du kan läsa om hur de olika EU-ländernas VAT-nummer är uppbyggda här:  Skatteverkets hemsida

Question 27

Varför får jag felmeddelandet “Det gick inte att läsa in PDF dokument” när jag förhandsgranskar min kundfaktura?

Accepted Answer

Kolla så du har valt  Utan Fakturatjänster  inne i fakturan längst ner till höger innan du trycker på förhandsgranska - likadant i Fakturalistan.

Question 28

Varför får jag felmeddelandet “Fel när E-faktura skickas. Fakturor med momstyp EU omvänd skattskyldighet måste enligt standard för e-faktura ha ett leveransdatum angivet."

Accepted Answer

Om en faktura har momstyp EU omvänd skattskyldighet måste ett leveransdatum anges. Leveransdatum anger du manuellt inne på kundfakturan under fliken leveransuppgifter.

Question 29

Varför får jag felmeddelandet “Fel när E-faktura skulle skickas. Enligt standard för E-faktura måste leveransland anges om andra leveransuppgifter är ifyllda. Komplettera leveransuppgifterna för att fortsätta.” när jag försöker skicka min faktura som en E-faktura?

Accepted Answer

Om en faktura innehåller något av följande fält måste leveransland anges:  – Leveransadress  – Leveransadress 2  – (Leverans) Postnummer – (Leverans) Ort  Komplettera denna information på kundfakturan och i kundregistret för framtida kundfakturor.

Question 30

Varför får min kund inte in referensnumret på rätt ställe i sitt system när de mottar min E-faktura?

Accepted Answer

Alla system tar in information för E-faktura på olika sätt, det är ingenting vi kan styra.

Question 31

Varför låser sig fältet för org.nr samt GLN på kunden i registret?

Accepted Answer

När det finns en aktiv e-fakturakoppling så ska man inte kunna ändra detta. Behöver du justera GLN eller organisationsnummer så behöver du först inaktivera e-fakurakopplingen på kund.

Question 32

Varför syns inte fakturan under Husarbete-listan?

Accepted Answer

Fakturan syns inte under Husarbete-listan om kundens betalning inte har bokförts ännu, om hela inbetalningen redan är registrerad, eller om fakturan hanteras av Fortnox Finans och det finns en obetald påminnelseavgift.

Question 33

Vilka format stöds för e-fakturor i Fortnox?

Accepted Answer

Fortnox stödjer främst Svefaktura och Peppol BIS Billing 3.0 för e-fakturor.

Question 34

Vilken mail kan man använda till Fortnox för att aktivera e-faktura från Fortnox?

Accepted Answer

ekonomi@fortnox.se

Question 35

Är GLN-nummer för E-faktura obligatoriskt?

Accepted Answer

Nej, det är ingenting som säger att du måste ha ett GLN nummer för att kunna hantera E-fakturor.

Produkthjälp - Fakturering Plus

Hur kan vi hjälpa dig?

Populära artiklar