Skapa verifikation

För att skapa ett verifikat manuellt går du till vyn Meny - Bokföring - Skapa verifikation.

För att kunna skapa ett verifikat via Skapa verifikation behöver du ha programmet Bokföring med behörighet att kunna Bokföra.

En Systemadministratör/Programadministratör för bokföring kan ändra dina behörigheter via Administrera användare .

När du skapar ditt verifkat börjar du med att välja den Verifikationsserie du vill använda dig av och Beskrivning.

De verifikationsserier som du kan välja på är de som man har markerat med Manuell kontering under Inställningar - Bokföring - Verifikationsserier. Det du skriver in i fältet för beskrivning ska beskriva vilken typ av transaktion du vill bokföra, exempelvis “Dagskassa 2025-01-01”.

Har du någon beskrivning som du ofta använder och snabbt vill kunna välja, lägger du upp dem under Inställningar - Bokföring - Snabbtexter. Snabbtexterna kan du snabbt välja genom att antingen skriva in den koden snabbtexten har under inställningarna eller att du skriver in de första bokstäverna i beskrivningen för att få upp förslag på de beskrivningar som matchar. 

Bokföringsdatumet förslår det senaste datumet som var bokfört på enligt den valda verifikationsserien, vill du bokföra på ett annat datum ändrar du det i fältet för Bokföringsdatum.

Vill du att hela verifikationen ska bokföras på ett kostnadsställe eller projekt, anger du det i fälten Kostnadsställe och Projekt som du finner ovan kontoregistreringen.

Om du endast vill kontera ett kostnadsställe eller projekt på ett specifikt konto, eller använda olika kostnadsställen eller projekt, kan du istället ange detta i kolumnen KS eller PR för de kontorader du vill belasta.

Har du lagt upp en konteringsmall som du vill använda dig utav väljer du den i fältet Konteringsmall och skriver i beloppet som ska fördelas i fältet till höger. 

Läs mer om hur du skapar nya eller ändrar i dina konteringsmallar här: Inställningar - Konteringsmallar

För att du ska kunna bokföra verifikationen behöver du minst ange två konton på konteringsraderna. Verifikationen måste även balansera för att den ska kunna bokföras. Det måste alltså vara ett lika stort värde i debet som i kredit. Längst ner på verifikationen kan du se om det finns någon differens mellan debet och kredit.

Du kan även se det aktuella kontosaldo längst till höger för det bokföringskonto du använder dig av. Ser du inte kontosaldot är inställningen för detta troligtvis inte aktiverad, läs mer om hur du aktiverar Visa kontosaldokolumn i konteringsvyn i Inställningar - Konteringsvy .

När du valt konto på den sista konteringsraden behöver du inte skriva något belopp i debet eller kredit utan det räcker att du använder tabb-tangenten eller enter-tangenten så skrivs differensen ut automatiskt i rätt kolumn. Avsluta genom att bokföra verifikationen. När du bokfört hamnar verifikationen i verifikationslistan. Du kan alltid ta bort den sista verifikationen i varje serie om något skulle bli fel.
Läs mer om hur du kan ändra i en redan bokförd verifikation här:Ta bort eller ändra felaktig verifikation

Om du vill kan du koppla en bild till verifikationen. Du kommer då se underlaget tillsammans med verifikatet i Fortnox. Bilden kommer även synas när du tar ut rapporter, exempelvis huvudboken för respektive konto.

Du kan ladda upp underlag på fyra olika sätt:

1. Drag and drop - Genom att dra in en fil från din dator till bildmodeln i vyn Skapa verifikation

2. Ladda upp - Genom att klicka på knappen Ladda upp i bildmodalen i Skapa verifikation och väljer en fil på din dator

3. E-post - Mejla in underlag till din unika inbox-adress som du finner i vyn Meny - Bokföring. Genom att mejla in underlagen kan du skicka flera filer samtidigt i samma mejl. 

4. Fota i appen - Fota underlag i appen som kvitto, använder du kvitto och utlägg väljer du Övrigt istället för Kvitto.

Samtliga underlag du skickar enligt dessa tillvägagångssätt kommer att hamna i vyn Meny - Bokföring - Skapa verifikation - Gula bildmodalen till höger.

För att koppla ihop ett underlag till din bokföring kan du antingen göra detta i samband med när du skapar en ny verifikation eller mot ett redan befintlig verifikation.

Vill du koppla underlaget i samband med att du skapar en ny verifikation trycker du på koppla längst ner till höger på bilden i bildmodalen som du vill koppla innan du bokför verifikatet.

Vill du koppla mot ett redan befintligt verifikat klickar du dig in på verifikatet du vill hantera, och trycker på koppla längst ner till höger på den bild du vill koppla i bildmodalen.

Finns det redan ett kopplat underlag och du vill koppla ytterligare ett underlag väljer du först koppla fler och därefter kopplar du nästa bild.

Läs mer om att koppla bilder till en leverantörsfaktura eller verifikation: Koppla bild till leverantörsfaktura eller verifikation

För att på ett snabbt, enkelt och effektivt sätt hantera stora mängder data kan du utifrån verifikationsvyn och verifikationslistan enkelt kopiera en verifikation genom att använda kortkommandot Alt + C för att kopiera en verifikation och få med dig informationen.

För att kopiera från verifikationslistan använder du tabbtangeten på ditt skrivbord för att markera den verifikation du ska kopiera innan du använder Alt + C.