Skicka in kvitton direkt till programmet

Vill du att en person som inte ska finnas som användare i abonnemanget ska kunna skicka in underlag kan de använda sig av e-postfunktionen i Fortnox. Det innebär att man i ett mejl bifogar en bild eller fil på ett kvitto direkt in till e-postadressen avseende abonnemanget.

E-postadressen hittar du på två olika ställen:

1. 

   Klicka in dig på Meny och välj Bokföring. 
   Uppe till höger ska du kunna se e-postadressen som ska användas för kvitton som skickas in.
   

2. Klicka in dig på Meny och välj Bokföring.

   Välj sedan Skapa verifikation och öppna bildfliken till höger.

   

   
   

3. Håll muspekaren över texten E-posta bild.
   

Har du en användare i abonnemanget kan du logga in i Fortnox-appen och skicka in kvittot därifrån.

För att endast skicka in underlag via appen krävs inga programlicenser på din användare, det räcker att du har en användare upplagd att kunna logga in via.

Skicka in underlag:

1. Klicka på Plustecknet nere till höger.

   

2. Välj Skanna.

3. Fota underlaget.

Fotoläget kan se olika ut och fungera på olika sätt beroende på om du använder en iPhone eller en Android-telefon.

Anledningen till att det finns olika vyer beror på att vi använder oss av Android och IOS egna operativsystem, därför ser scanningen olika ut beroende på vilken telefon du använder.

Efter att du har fotat kvittot eller valt filen som redan finns på telefonen kan du välja vilken typ av underlag det är du ska skicka in.

1. Autoläge: Första gången du använder appen är autoläget aktiverat.
   Det innebär att underlaget automatiskt identifieras och fotas av utan att du behöver göra något.

   Manuellt läge: Om du hellre vill ta bilden manuellt kan du göra det:

   
   iPhone:

   Ändra läge genom att trycka på “Auto” längst upp till höger på skärmen, då ändras hanteringen till manuellt fotoläge.

   
   Android:

   Ändra läge längst ner i mitten på skärmen genom att trycka på "Manuellt", då ändras hanteringen till manuellt fotoläge.
   
   

2. Förhandsgranska och fota flera sidor: Fota enkelt flera sidor till en faktura och skicka in dem som ett gemensamt underlag. Hantera bilderna direkt i förhandsgranskningen:
   
   iPhone: 
   Fota sidorna en efter en. Bilderna sparas längst ner till vänster. Tryck på bilderna för att förhandsgranska. Där kan du beskära, ta bort eller ta om dem.

   
   Android: 
   Efter att du tagit den första bilden visas förhandsgranskningen automatiskt. Tryck på plustecknet (+) för att lägga till fler sidor. I förhandsgranskningen kan du beskära, ta bort eller ta om bilder.

När du är klar med att fota ditt underlag:

• Tryck på “Spara” (iPhone) eller “Klar” (Android) beroende på vilken vy du har.

• Du kommer då vidare till nästa steg, där du väljer vilken typ av underlag du har fotat.

• Om du vill kan du ändra namn på underlaget, gör du inte detta kommer underlaget automatiskt få filnamnet “Användarnamn_ÅÅÅÅ_MM_DD”
  
  Om du väljer “Kvitto” som typ av underlag hamnar underlaget automatiskt för hantering i systemet under Meny - Bokföring - Skapa verifikation i webben.

När kvittot är inskickat kan man koppla underlaget till sin bokföring.

Bilden kommer att visas under Meny - Bokföring.

För att se bilden behöver du klicka in dig på Skapa verifikation och sedan på den gula bildikonen på skärmens högra sida.

Ska bilden kopplas till ett befintligt verifikat behöver du klicka in dig på verifikatet och sedan på den gula bildikonen till höger.

För att koppla bilden trycker du på den gröna ikonen längst ner på bilden där det står Koppla.

När en bild har blivit kopplad visas en bildikon och ovan bilden står det även hur många bilder som är kopplade till det specifika verifikatet.

Vill du koppla fler underlag till ett verifikat som redan har en kopplad bild väljer du alternativet Koppla fler. Då kan du välja ytterligare en bild att koppla.

När du kopplat samman en bild med en verifikation kommer du alltid kunna se bilden när du kollar på verifikationen i programmet. Du kommer även kunna se bilden när du skriver ut rapporter, till exempel en huvudbok eller resultatrapport.

Vill du skicka in en bild på en leverantörsfaktura fungerar det på samma sätt. Du hittar e-postadressen till inboxen för leverantörsfakturor genom att gå in på Meny - Leverantörsfakturor.

Fler alternativ för att hantera leverantörsfakturor kan du läsa mer i detalj om i denna artikel:

Skicka in bilder på leverantörsfakturor ‍