Räkenskapsår

För att justera eller lägga upp ett nytt räkenskapsår klickar du på räkenskapsåret uppe till höger och väljer sedan Hantera räkenskapsår. Du kan också gå till någon av programinställningarna och välja Räkenskapsår för att se listan över dina befintliga räkenskapsår. I listan framgår även vilket räkenskapsår som är förvalt, det vill säga det år som automatiskt öppnas när du loggar in i programmet.

Om du vill ändra ett befintligt räkenskapsår börjar du med att välja året i listan under inställningarna. Här kan du justera datumintervallet, ändra bokföringsmetod eller ange att detta räkenskapsår ska öppnas som standard när du loggar in i programmet.

För att manuellt skapa ett nytt räkenskapsår går du till någon av programinställningarna och väljer Räkenskapsår, sedan klickar du på knappen Skapa nytt uppe till höger i vyn.

När du skapar det nya räkenskapsåret kan du göra följande val:

• Datumintervall, start och slutdatum för räkenskapsåret.

• Bokföringsmetod, Faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

• Om det nya räkenskapsåret ska vara förvalt vid inloggning.

• Kontoplan, vilken kontoplan som ska användas i det nya räkenskapsåret. Du kan välja något av följande:
  - Samma som föregående
  - BAS för de senaste åren
  - BAS engelsk version
  - Idrottskontoplan

Varje räkenskapsår har en egen unik kontoplan. Om du tidigare har lagt till egna konton i ett räkenskapsår och väljer att använda en annan kontoplan i det nya räkenskapsåret, kommer dessa egna konton inte att överföras automatiskt. Vill du fortsätta använda dina egenskapade konton måste du skapa dem igen i den nya kontoplanen eller välja kontoplanen samma som föregående när det nya räkenskapsåret skapas.

Har du ett tidigare räkenskapsår upplagt kommer du även få frågan om du vill föra över de utgående till de nya ingående balanserna samtidigt som du skapar det nya året.

Gör du ändringar i ett tidigare räkenskapsår som påverkar det utgående saldot måste du föra över de ingående balanserna på nytt om det nya räkenskapsåret redan är skapat.

Detta gör du i vyn Register - Kontoplan - Överför balanser från föregående år.

Om du istället vill ändra de ingående balanserna manuellt kan du göra detta i kontoplanen genom att skriva in det aktuella värdet direkt i kolumnen Ingående balans. Använd ett minustecken för att ange att värdet ska bli negativt.

Läs mer om: Överföring av ingående balanser

Vill du att räkenskapsår ska skapas automatiskt behöver du aktivera funktionen genom att gå till någon av programinställningarna och Räkenskapsår för att sätta reglaget för Skapa räkenskapsår automatiskt till JA.

Ungefär en månad innan det nuvarande räkenskapsåret avslutas, skapas ett nytt räkenskapsår automatiskt i programmet. Det nya året blir 12 månader långt och baseras på slutdatumet för det föregående räkenskapsåret.

När ett nytt räkenskapsår skapas automatiskt, används samma kontoplan som föregående år.

Utöver att kontoplanen överförs förs även följande inställningar automatiskt med till det nya räkenskapsåret:

• Ingående balanser

• Ingående kvantitetssaldon

• Inställningar för kvantitet

• Inställningar för projekt

• Inställningar för transaktionsinformation

Räkenskapsåret skapas dessutom med samma bokföringsmetod som användes under det föregående året.

Skulle du behöva radera ett räkenskapsår går du till någon av programinställningarna och väljer Räkenskapsår, klicka på året du vill radera.

För att kunna radera ett räkenskapsår måste du vara programadministratör för programlicensen Bokföring. Läs mer om programadministratör här: Programadministratör

Observera att räkenskapsåret endast får innehålla manuella verifikationer för att det ska kunna raderas, med andra ord så får inga verifikationer i året ha koppling till:

• Kundfakturor

• Leverantörsfakturor

• Transaktioner (om man har en automatisk bankkoppling och använder sig av funktionen “Transaktioner”)

• Tillgångar/avskrivningar från anläggningsregistret 

Det är möjligt att arbeta parallellt med flera räkenskapsår samtidigt i Fortnox. Men eftersom du i förväg behöver ha valt rätt räkenskapsår innan du bokför något  behöver du kunna växla mellan räkenskapsåren.

Detta gör du genom att klicka på det aktuella räkenskapsår som du hittar i programmets högra hörn och väljer det år du vill bokföra i, på så sätt kan du växla mellan åren.

Du ser alltid vilket räkenskapsår du är inne i via menyn uppe till höger.

Verifikationsnummer och andra nummerföljder

För varje nytt räkenskapsår kommer varje nummerföljd i verifikationslistan återställas och börja om från 1. Detta innebär att de nya verifikationerna du skapar kommer att ta nästa lediga nummer i respektive räkenskapsår de tillhör.

Nummerföljder i andra vyer som exempelvis fakturering, leverantörsfakturor och anläggningsregister kommer inte påverkas av att de tillhör olika räkenskapsår. Dessa nummerföljder kommer att fortsätta löpande från nästa lediga nummer.

Låsa ett räkenskapsår

När du är klar med din bokföring i ett räkenskapsår så kan du använda dig av funktionen låsning av period. Det innebär att man inte längre kan bokföra i den låsta perioden eller göra ändringar i verifikationer. Här kan du läsa mer om hur du låser perioder:  Inställningar - Låsning av period