Leverantörsregister

1. Klicka på Register uppe till höger i programmet, välj Leverantörer. 

2. Klicka på knappen Skapa leverantör uppe till höger. 

3. Lägg in så mycket information du har om leverantören, ju mer desto smidigare när du senare ska lägga in fakturor från leverantören.

4. Klicka på Spara längst ned till höger.

För att du ska kunna skapa nya leverantörer eller korrigera befintliga behöver du ha programmet Bokföring tilldelat din användare samt ha behörighet till Leverantörer under Anpassa register/övrigt.

Läs mer om hur du ändrar dina behörigheter: Administrera användare

Du får även tillgång till leverantörsregistret med programmet Fortnox läs.

Med Fortnox läs kommer du däremot endast kunna se leverantörslistan och inte kunna skapa eller redigera befintliga leverantörer.  

Har du ett befintligt leverantörsregister som du vill lägga in i Fortnox kan du genomföra den importen på egen hand. Klicka på företagsnamnet uppe till höger i programmet och välj sedan Import.

Du kan även enkelt massuppdatera leverantörsregistret via en import. För att exportera ut en csv-fil på det befintliga leverantörsregistret, klicka på Rapporter, välj Register och listor, och därefter Leverantörsregister. Klicka på Ladda ner.

Det som är viktigt att tänka på vid importen är att även lägga in leverantörsnumret så att programmet vet vilken leverantör som ska uppdateras.

Läs mer här:
Import av leverantörsregister ‍‍

Mallar och exempelfiler till importfunktionen ‍ 

‍‍

För att skapa en ny leverantör klickar du på Skapa leverantör uppe till höger i vyn. Fyll i de uppgifter du har om leverantören.

När du skapar en leverantör finns det tre olika flikar med information:

1. Grunduppgifter
   På fliken Grunduppgifter fyller du i de obligatoriska uppgifterna, leverantörsnummer och namn. Här kan du också fylla i leverantörens betalningsinformation såsom bankgiro, plusgiro, BIC och IBAN samt bankkontouppgifter.

   

   
   
   

2. Bokföringsuppgifter
   Nästa flik är Bokföringsuppgifter där du bland annat fyller i vad leverantören har för betalningsvillkor och om du vill ha ett fördefinierat motkonto som läggs till när du skapar en faktura med leverantören. Anledningen att man använder sig av fördefinierade motkonton är för att spara tid genom att man inte behöver hämta upp kostnadskontot på varje leverantörsfaktura, utan så fort du valt leverantör så skrivs även det valda kontot ut på fakturan.
   
   Ska leverantören konteras mot flera olika konton automatiskt, kanske fördelas mot flera kostnadskonton lägger du istället till en Konteringsmall under bokföringsuppgifterna på leverantören.

   
   För att koppla en konteringsmall till en leverantör behöver du först skapa en konteringsmall, läs mer om hur du gör detta här:Inställningar - Konteringsmallar

   

   
   Använder du dig av leverantörsfakturaattest ‍ kommer du även kunna koppla samman leverantören med ett av de attestflöden som du lagt upp i inställningarna. 
   
   Tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början, desto mindre behöver du ange varje gång du lägger in en faktura från leverantören. Du kan när som helst gå in och ändra eller komplettera uppgifterna genom att klicka på aktuell leverantör i registret. Klicka på Spara när du är klar.

   
   

3. Affärshändelser
   Under fliken Affärshändelser kommer du kunna se vilka fakturor som skapats med den aktuella leverantören. Här har du möjlighet att göra en mer specifik sortering där du exempelvis kan välja att visa vilka fakturor som skapats med ett visst projekt. Använder du dig av leverantörsfakturaattest kommer du även att kunna filtrera listan efter de fakturor som ligger under attest.

Automatisk adresshämtning

Har du tillgång till kreditupplysningen i programmet kommer du också kunna använda dig av en funktion som automatiskt hämtar upp adressuppgifterna på din leverantör genom att du enbart fyller i leverantörens organisationsnummer. Klicka på Skapa ny i leverantörsregistret och fyll i organisationsnumret och klicka på enter så kommer adressinformationen hämtas via vår kreditupplysningstjänst och fyllas i automatiskt.

Varning för bluffakturor

För att du ska undvika att betala bluffakturor får du en varning om du skulle skriva in organisationsnumret på en leverantör som finns med på Svensk handels varningslista.

Läs mer här: Undvik att betala bluffakturor

Kreditupplysning

I tjänsten Fortnox Kreditupplysning samarbetar vi med Creditsafe AB och förutom möjligheten att ta kreditupplysningar på dina leverantörer kan du bevaka dina leverantörer och få information om nya händelser beträffande din leverantör i Bolagsverkets eller Kronofogdens register.
Läs mer här:
Kreditupplysning‍

Återställ fält

Vill du att de val som du kan ha gjort på en leverantör gällande uppdatering av leverantörsregistret skall återställas klickar du på knappen Återställ fält. Om du tidigare har valt Visa inte igen när informationen från en inkommande leverantörsfaktura skiljer sig från leverantörsregistret, nollställs denna inställning. Den kommer att visas igen om samma situation uppstår vid skapandet av en ny faktura från fakturatolkningen

Masshantera leverantörer

För att hålla ditt leverantörsregister uppdaterat och aktuellt kan du masshantera dina leverantörer. Markera de leverantörer du vill hantera, därefter har du möjlighet att via ett klick antingen aktivera, inaktivera eller radera markerade leverantörer.

Dessa valen har du längst ner i leverantörslistan.

För att masshantera någon av inställningarna “Öresavrundning (E-faktura) eller “Skicka för attest automatiskt” gör du detta under knappen Masshantering.

Välj vilka leverantörer du vill hantera och klicka på Hantera. Om du vill hantera samtliga leverantörer i ditt register klickar du på Markera alla. Du kan filtrera vilka leverantörer som visas i listan genom att klicka på Utökad sökning.

Välj därefter vilken inställning du vill korrigera och avsluta med att Spara.

I leverantörslistan ser du alla dina leverantörer.

Om du letar efter en specifik leverantör kan du antingen söka på leverantörsnummer, namn eller organisationsnummer eller göra en utökad sökning på exempelvis telefonnummer eller ort. 

Du kan ändra sorteringsordningen genom att klicka på någon av rubrikerna. Om du t.ex. vill att leverantörerna ska sorteras efter ort så klickar du på rubriken Ort, för att ändra så att det blir omvänd alfabetisk ordning så klickar du på rubriken en gång till. Du ändrar alltså från stigande till fallande ordning genom att klicka på rubrikerna.

Du kan ta bort en leverantör genom att gå till Register - Leverantörer, markera den leverantör du vill ta bort i listan och tryck på Radera längst ner till vänster under listan.

Observera att du endast kan radera en leverantör om alla fakturor som är skapade från leverantören är makulerade eller bokförda som slutbetalda.

Arbetar du med lager, får leverantören inte vara kopplad till någon artikel. Då måste leverantören först tas bort från artikeln under Lageruppgifter, därefter Leverantörsinformation innan den kan raderas.

Film: Skapa leverantör manuellt