Kom igång med Leverantörsfakturaattest

1. Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och välj Administrera användare. Ge aktuella användare programlicens och behörighet för Leverantörsfakturaattest.

   Ska du kunna aktivera och skapa ett attestflöde behöver du även bocka i Inställningar under din behörighet Leverantörsfakturaattest.

   Observera att alla användare som ska administrera leverantörsfakturor behöver ha programmet Leverantörsfakturaattest.

2. För att aktivera attestfunktionen går du därefter till Inställningar - Leverantörsfakturor. Klicka på Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar och välj Attest via attestflöde.

   Därefter kan du skapa ditt första attestflöde genom att korrigera det befintliga standardflödet, detta flöde är alltid det som syns som förvalt om inga andra inställningar gjorts.

   Du kan även skapa ytterligare attestflöden genom att klicka på Skapa nytt. När du skapar nytt attestflöde får du möjligheten att välja fall attestflödet automatiskt ska triggas av en viss referens eller leverantör.

3. När du är klar med att skapa dina attestflöden kan du gå vidare till inställningen Leverantörsfakturaattest - Notiser och ställa in de notisinställningar ni önskar ha rörande attesten.

4. När nästa faktura skapas och sparas kommer den att gå för attest till den första attestanten enligt de inställningar som gjorts. Attestflödet går att se längst ner på fakturan. När den första attestanten godkänt fakturan kommer den gå vidare till nästa tills sista personen har slutattesterat. Finns det bara en person i flödet kommer den att slutattesteras direkt av den användaren.

För att komma igång med Fortnox Leverantörsfakturaattest behöver du först ge behörigheten till de användare som ska kunna hantera och attestera leverantörsfakturor.

Detta gör du under Administrera användare.

Läs mer om hur du tilldelar behörigheter här: Administrera användare

När du tilldelar användaren programmet Leverantörsfakturaattest kan du välja om användaren ska ha full behörighet eller anpassad behörighet.

Väljer du full behörighet får användaren behörighet för att kunna se/hantera inställningar för leverantörsfakturaattest, se kontosaldon, korrigera leverantörsfakturor och E-post notiser aktiveras. Användaren får även rollen “attestant”.

Under anpassad behörighet väljer du själv vilka behörigheter användaren ska ha. Där kan du även välja mellan rollerna administratör eller attestant.

Innan du kan tilldela en attestant behörigheten leverantörsfakturaattest måste en administratör finnas.

En administratör måste ha kombinationen av programmen Bokförin och Leverantörsfakturaattest.

Du måste först välja en Administratör för att sedan kunna lägga till Attestanter.

Administratör

En administratör kan redigera attestflödet på alla fakturor under attest och, om behörighet finns, slutattestera attestflödet i förtid. Detta innebär att fakturan godkänns utan att följa det ordinarie attestflödet.

OBS! För att kunna tilldela en användare rollen administratör behöver användaren ha licensen Bokföring och behörighet att spara, bokföra och makulera leverantörsfakturor.

Attestant

En attestant kan endast hantera och redigera en faktura när det är hans eller hennes tur att attestera.

Om någon av inställningarna Tillåt attestanter att lägga till attestanter eller Tillåt attestanter att flytta attest är aktiverat kan en attestant påverka attestflödet när det är deras tur att attestera. Är ingen av dessa inställningar aktiverade kan en attestant endast skicka en faktura för utredning, markera fakturan med “invänta kredit” eller godkänna/attestera fakturan.

Om en användare har rollen attestant kan du också ange att användaren ska ha ett högsta belopp för slutattest.

Anger du en beloppsgräns kommer användaren kunna attestera, men inte slutattestera över detta belopp.

En användare med enbart programmet Leverantörsfakturaattest kan endast se de fakturor som ska attesteras och har blivit attesterade av användaren.

Film: Ge användare behörighet

Nu finns det lite fler inställningar som du måste gå igenom. Klicka på Inställningar, kugghjulet längst upp till höger, och välj Leverantörsfakturor - Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar.

Här ställer du in om du vill arbeta med enkel attest eller om du vill ha attest via attestflöde.

Attest via attestflöde
Attest via attestflöde kräver licens för Leverantörsfakturaattest, och innebär att du kan lägga upp olika attestflöden som automatiskt kan kopplas samman med olika leverantörer och referenser.

För att komma åt denna inställning behöver du ha behörighet till Inställningar under din programbehörighet Leverantörsfakturaattest som du har på din användare.

Detta justeras under Administrera användare .

Observera att även samtliga användare med bokföringslicens behöver licens för Leverantörsfakturaattest för att bibehålla samma funktionalitet i programmet, exempelvis kan inte en användare som inte har licens för Leverantörsfakturaattest skapa leverantörsfakturor, om Leverantörsfakturaattest är aktiverat.

Skapa attestflöde
I samband med att du väljer Attest via attestflöde kommer ett standardflöde att läggas upp, som du kan lägga till attestanter i, och om inget annat flöde matchar när en ny leverantörsfaktura skapas, så kommer standardflödet att väljas.

Skapa nya attestflöden genom att:

1. Klicka på knappen Skapa nytt och ge attestflödet en benämning

2. Välj om du ska koppla detta flöde till en specifik leverantör eller referens

3. Välj vilka användare som ska ingå i attestflödet, i tur och ordning. Den användare som läggs in på översta raden är först i attestflödet och användaren på den sista raden står för slutattesten.

Läs mer här: Leverantörsfakturaattest

Film: Generella inställningar & notiser

Notiser är en viktig del i attestfunktionen. I behörigheterna har du valt om användarna utöver programnotiser även vill ha notiser via e-post och sms, men du kan göra fler inställningar för när notiser ska skickas. Klicka på kugghjulet längst upp till höger, välj Leverantörsfakturor och sedan Leverantörsfakturaattest - Notiser.

För administratörer så ställer du in om det ska notifieras vid utebliven attest och om det ska notifieras när fakturan förfaller inom kort. Du kan ställa in om notiserna via e-post/sms till attestanterna ska skickas ut omgående eller vid en specifikt angiven tid och göra inställningar för påminnelsenotiser.

Sms-notiser innebär en extra kostnad per sms. Se prislista .

Läs mer om notiserna här: Leverantörsfakturaattest - Notiser‍

Nu är de grundläggande inställningarna klara och du är redo att börja arbeta med Leverantörsfakturaattest i programmet.

När du arbetar med attest via attestflöde och skapar en ny leverantörsfaktura så kommer du att se attestflödet längst ner på fakturan. Om den aktuella leverantören eller referensen inte är kopplade till ett specifikt attestflöde kommer standardflödet alltid att väljas.

När fakturan är skapad och sparad kommer notiser att gå ut till den första attestanten som finns med i attestflödet enligt de inställningar som gjorts.

När en attestant går in på leverantörsfakturan så syns attestflödet längst ner på fakturan.

En användare som inte har möjlighet att slutattestera fakturan kommer att se knappen Godkänn längst ner till höger på fakturan.

Behöver du skicka fakturan för utredning innan du godkänner den klickar du på knappen Utred och väljer vem som ska kontrollera fakturan, samt fyller i en kommentar innan du skickar vidare fakturan.

När personen som är sist i attestflödet går in och ska kontrollera fakturan så kommer det istället för Godkänn att stå Attestera. En administratör som har behörighet att Slutattestera attestflöde i förtid kan också avbryta attestflödet genom att slutattestera fakturan även om inte alla attestanter har attesterat.

Film: Arbeta med leverantörsfakturaattest

Tips! Använd Fortnox app för att smidigt attestera leverantörsfakturor.
Läs mer här: Attestera leverantörsfakturor i Fortnox App

Film: Attestera i mobilen

Vi förstår att början på något nytt kan vara överväldigande.

För att du ska få bästa möjliga start i Fortnox har du möjlighet att boka in ett kom igång-möte med oss. Du får då en personlig guidning i programmet, samt möjligheten att i lugn och ro få svar på specifika frågor som du har.

Läs mer och boka här: Kom igång-samtal