Inkomna fakturor på webben

1. Fakturan inkommer och tolkas

Du kan få in dina leverantörsfakturor på flera olika sätt, nedan listar vi de alternativ som finns: 

• E-post

• E-faktura 

• Postalt flöde 

• Fortnox appen 

• Manuell uppladdning via knappen Tolka faktura

Läs mer i Skicka in bilder på leverantörsfakturor

När en faktura har kommit in till Fortnox visas ett kort i appen och på startsidan. När du klickar på kortet, kommer du till vyn Inkomna fakturor automatiskt. Där kan du se vilka nya fakturor som har tolkats.

2. Fliken Inkomna fakturor visar de nya fakturorna

Fliken Inkomna fakturor når du på två sätt, via kortet på startsidan eller via Meny - Leverantörsfakturor - Inkomna fakturor.

I listan väljer du vilken leverantörsfaktura som ska hanteras. Det går bra att massbearbeta flera fakturor samtidigt genom att markera dessa i listan och välja Skapa fakturor.

Samtliga orsaker till de olika statusarna går att se genom att hålla muspekaren på varningstriangeln på respektive rad. 

Redo att skapas (Gröna fakturor): Fakturan har tolkats och matchning har gjorts mot leverantör. Färdig att skapas. 

Avviker (Blå fakturor): Här visas fakturor där något faktiskt avviker och vad anledningen är. Exempel är att det är en dubblett, fakturanummer eller OCR saknas eller att perioden är låst.

Att komplettera (Gula fakturor): Fakturan har tolkats men kräver redigering av leverantörsinformation, orsaken visas via en varningstriangel i listan. Detta sker vanligen när en ny leverantör tolkats som inte finns i ditt register. 

Misslyckades (Röda fakturor): Underlaget har inte kunnat tolkas, det kan bero på att det är en påminnelse, inkassokrav, följesedlar, ordersedlar, fakturakopior.

3. Kontrollera den tolkade fakturan

När du har klickat in dig in på en av fakturorna, ser du att uppgifterna från fakturaunderlaget har förts in automatiskt i Fortnox. Följande uppgifter tolkas: 

• Organisationsnummer (används för att matcha mot leverantör)

• Bankgiro och Plusgiro (används för att matcha mot leverantör)

• IBAN och BIC (används för att matcha mot leverantör)

• Totalbelopp

• Momsbelopp

• Fakturadatum

• Förfallodatum

• OCR / Fakturanummer

• Valuta

• Kontoförslag

Kontrollera att den tolkade informationen stämmer.

Saknas leverantören i leverantörsregistret får du möjlighet att skapa en ny. Det går också att lägga till en ny leverantör manuellt. Det gör du via leverantörsregistret som du kommer åt genom att klicka i leverantörsfältet och därefter på plustecknet i högra hörnet. 

4. Kontering från förra fakturan

Om du vill se hur den senaste bokförda fakturan från leverantören såg ut, kan du använda tidigare kontering. På den tidigare konteringen kan du se vilket datum den senaste fakturan bokfördes och vilka konton som använts.

Under tidigare kontering kan du välja att visa den senaste bokförda fakturans underlag. 

Väljer du Visa underlag från förra fakturan kommer det kopplade underlaget att visas och det finns även möjlighet till att ladda ner det.

5. Förslag på bokföringskonto ges

Vid tolkningen ges också ett kontoförslag. Baserat på de ord som står på fakturan föreslås det konto som de flesta väljer att bokföra på, men framför allt tittar tolkningen på vilka bokföringskonton ditt företag vanligtvis använder sig av på motsvarande fakturor. Om det finns ett förvalt konto på leverantören, en konteringsmall eller en automatkontering, så är det istället denna som väljs. 

Du kan byta bokföringskonto om du inte är nöjd med det som föreslås, genom att klicka på kontot och söka fram ett annat utifrån kontonummer eller kontobenämning.

Vill du dela upp kostnaden på flera konton, väljer du ett nytt konto på den tomma raden i kontoregistreringen och fördelar upp kostnaden manuellt mellan dina konton. 

Väljer du att använda tidigare kontering så kommer de tidigare konteringsraderna att läggas på under de förvalda kontona. 

Klickar du påÅngra kontering så tas de tidigare konteringsraderna bort.

6. Bokför, spara eller få hjälp av byrån

När du har kontrollerat att allt är korrekt registrerat på fakturan och rätt konto är valt, väljer du något av följande alternativ: 

• Bokför. Fakturan bokförs direkt. En verifikation skapas och en notis med verifikationsnumret visas. Alternativet Bokför visas inte om du använder kontantmetoden‍‍ , attestfunktionen‍ eller om användaren saknar behörighet för att bokföra.
  

• Spara. Fakturan skapas upp och försvinner från fliken Inkomna fakturor, men återfinns istället under fliken Leverantörsfakturor. Observera att fakturan i detta läge inte är bokförd, så glöm inte att göra det separat. Valet Spara finns även om du använder kontantmetoden, och är det val som alltid används vid attest. När du klickar på Spara går fakturan direkt ut till första personen i attestflödet.
  

• Avbryt. Används för att stänga ner rutan. Ändringar sparas inte och fakturan ligger kvar under Inkomna fakturor. 

• Få hjälp av byrån. Även om man har behörighet att bokföra fakturorna, kan det finnas fall när man vill att konsulten uttalar sig innan detta görs. Alternativet Få hjälp av byrån kan då användas från fakturaunderlaget. Det finns idag tillgängligt i Förenklade vyer och Appen.

Nu har vi gått igenom hur det ser ut när du använder fakturatolkning med bokföringsförslag i ordinarie webbvyer, men det finns också förenklade vyer som du kan använda på datorn. Om du tycker det är mycket information i de vanliga vyerna, rekommenderar vi istället de förenklade webbvyerna. De passar dig som har en verksamhet som inte kräver någon extra funktionalitet utöver själva tolkningen och bokföringsförslaget. Du har alltså inte behov av olika attestflöden, periodisering eller liknande. Du får vyer som är enklare och renare eftersom de inte har stöd för lika mycket funktionalitet. Oavsett val av arbetsvy på webben, ser appvyerna alltid likadana ut.

Du aktiverar förenklade vyer genom att klicka på:

• Inställningar

• Leverantörsfakturor 

• Digitalt flöde - Fakturatolkning.