GDPR och Arkivplatsen

I Sverige har vi med personuppgiftslagen haft den så kallade missbruksregeln som innebär enklare regler för personuppgifter i ostrukturerat material. Denna missbruksregel försvinner i och med dataskyddsförordningen och samma regler gäller för alla personuppgifter. Det innebär att du också måste ha koll på vilka personuppgifter som finns i filerna i Fortnox Arkivplats. Det finns funktioner i Fortnox Arkivplats som kan vara bra att känna till.

I Fortnox Arkivplats kan du göra egna mappar. Dina egna mapparna kan du med hjälp av behörighetsgrupper styra så att endast vissa användare med Arkivplatslicensen ser dem, vilket är ett bra sätt att tillgängliggöra information/dokument som inte bör mejlas. Tänk på att namnet på mappen blir tillgängligt för alla användare med arkivplats, det är endast innehållet i mappen som begränsas.

I Arkivplats har du möjlighet att skapa engångslänkar som du kan mejla ut, länken möjliggör sedan att aktuell fil kan laddar ner 1 gång hos mottagaren. Tänk på att filen du delar på detta sätt kan komma att sparas hos den mottagande parten.

Om du väljer att radera en mapp, tänk på att behörighetsstyrningen tas bort när mappen läggs i papperskorgen. Radera mappen permanent från papperskorgen för att säkerställa att filerna inte nås av andra användare, ett annat alternativ är att alltid ha papperskorgens utrymme inställt på 0%. Om det inte finns utrymme i papperskoren raderas filerna och mappen permanent direkt.