Kom igång med Fortnox Arkivplats

För varje användare som ska komma åt programmet Meny - Arkivplats behövs en programlicens för Arkivplats. Läs mer om hur du gör en tilläggsbeställningar här: Tilläggsbeställning

Vill du veta mer om hur du tilldelar programlicenser till en användare?
Läs mer här: Administrera användare

När du tilldelar programmet Arkivplats till en användare kommer Skapa signering att vara aktiverat som förvalt.

Läs gärna mer om signering i Fortnox Arkivplats här: E-signering

I programmet Arkivplats kan du anpassa behörigheten Tillgång till behörighetsgrupp.

Behörighetsgrupper finns till för att du ska kunna ge olika användare, olika typer av behörigheter i Fortnox Arkivplats.

Du kan skapa nya behörighetsgrupper eller att ge användaren tillgång till en befintlig behörighetsgrupp.

Behörighetsgruppen Admin finns alltid som standard och ger automatiskt full behörighet för att se underlag och mappar samt skapa nya mappar. Vill du lägga till en ny grupp klickar du på Skapa ny behörighetsgrupp.

När du skapar en ny behörighetsgrupp börjar du med att ange ett namn för gruppen. Därefter väljer du vilka mappar gruppen ska ha tillgång till och om medlemmarna ska kunna redigera (Skriv) eller endast läsa.

Under inställningarna längst upp till höger i programmet kan du göra inställningarna för arkivplatsen. Här kan du bland annat aktivera eller inaktivera e-postfunktionen för att kunna e-posta in filer till arkivplatsens olika mappar. Du kan även ställa in hur stor del av det totala lagringsutrymmet papperskorgen får ta.

Tillåtna versioner

Ett dokuments version uppdateras varje gång den checkas in efter att ha varit skrivskyddad, utcheckad med andra ord. Under inställningarna kan du justera hur många versioner det ska kunna gå att ha på dokumenten. Om du inte vill att man ska kunna checka ut en fil mer än två gånger så väljer du alltså en tvåa i rullgardinsmenyn.

Läs mer: Ut- och incheckning av dokument

Papperskorgen

I inställningarna kan du ange hur stor del av lagringsutrymmet som papperskorgen får använda. Här kan du exempelvis justera så att filer i papperskorgen endast får uppta högst 10 % av det totala lagringsutrymmet. Om papperskorgen är full när du raderar en fil, tas de äldsta filerna bort för att ge plats åt de senast raderade.Om du raderar en fil som är större än papperskorgens maximala utrymme, tas den bort direkt utan att först hamna i papperskorgen. För att tömma hela papperskorgen klickar du på Töm papperskorg i vyn Meny - Arkivplats - Papperskorg.Anger du 0% i papperskorgen kommer samtliga filer som raderats att raderas permanent.

E-postfunktion

Du kan enkelt välja om du vill aktivera eller inaktivera möjligheten att e-posta in filer till Fortnox Arkivplats genom att ändra inställningarna:

1. Klicka på Inställningar uppe till höger i programmet.

2. Välj Arkivplats.

3. Ställ om reglaget till PÅ för att aktivera eller AV för att inaktivera funktionen.

4. Klicka på Spara för att bekräfta ändringen.

Betro och avvisa avsändare

När e-postfunktionen i Arkivplatsen är aktiverad och ett e-postmeddelande skickas till den unika e-postadressen från en avsändare som inte redan är betrodd (varken som e-postadress eller domän), hamnar det i en temporär inbox.

När detta sker får du en notis samt ett kort i din att göra-lista på startsidan, som informerar om att en ny avsändare har inkommit till Arkivplatsen.

För att hantera den nya avsändaren kan du trycka på antingen notisen i ringklockan eller på kortet i att göra listan. Då öppnas inställningarna automatiskt så du kan välja om du vill betro eller avvisa inskick från avsändaren.

Om du avvisar avsändaren kommer den skickade filen eller filerna att kasseras, och inga framtida e-postmeddelanden från denna avsändare kommer att tas emot.

Vill du betro avsändaren kan du välja mellan att betro domän eller betro e-postadress.

Betrodd domän innebär att du tillåter att alla mejl från en specifik e-postdomän kommer att tas emot av systemet framöver. Ett exempel på en e-postdomän kan vara @fortnox.se 

Betrodd e-postadress innebär att du tillåter den specifika mejladress får tas emot av systemet.

Vill du lägga till eller korrigera bland dina avsändare fast du inte fått något meddelande om en ny avsändare kan du göra detta direkt under Inställningar - Arkivplats. Har du inte programmet arkivplats på din användare kan du istället gå till Inställningar - Leverantörsfakturor - Betrodda avsändare och lagringsutrymme.

E-postadresser som är kopplade till användare som finns upplagda i ditt Fortnox valideras automatiskt som betrodda.

Lägg till mappar

Om du vill organisera bland dina filer kan du göra det genom att sortera dem i olika mappar. Du kan enkelt lägga upp egna mappar genom att klicka på verktyget Lägg till mapp i vyn Meny - Arkivplats. Om du lagt upp en mapp som du vill döpa om eller ta bort öppnar du upp mappen genom att klicka på den. Uppe till höger har du då verktygen för att ta bort, lägga till, ändra e-postadress och byta namn på mappen. E-postadressen ger dig möjlighet att mejla filer direkt till denna mappen.

Dina egna mapparna kan du med hjälp av behörighetsgrupper styra så att endast vissa användare med Arkivplatslicensen ser dem, vilket är ett bra sätt att tillgängliggöra information/dokument som inte bör mejlas. Tänk på att namnet på mappen blir tillgängligt för alla användare med arkivplats, det är endast innehållet i mappen som begränsas.

Ladda upp filer

Det finns fyra olika sätt att ladda upp filer till Fortnox Arkivplats. Antingen e-postar du in dem till arkivplatsens e-postadress eller till den e-postadress som är kopplad till en specifik mapp. Alla mappar, förutom mappen kopplade filer, har en egen e-postadress. Du ser vilken adress som tillhör en mapp i arkivplatsens sidhuvud när du tryckt dig in i en mapp.

1. Skicka in fil med e-post

• Ta fram e-postadressen till den aktuella mappen.

• Skicka ett mail till adressen med en bifogad fil i något av följande format: pdf, jpeg eller tiff. Då kommer filen att landa i mappen som e-postadressen tillhör.

2. Drag and drop

• Ta fram den fil du vill ladda upp i arkivplatsen på din dator. 

• Öppna mappen du vill att filen ska laddas upp till i Fortnox arkivplats.

• Klicka och dra filen till vald mapp.

• I sista steget så släpper du filen i rutan som dyker upp.

3. Lägg till fil

• Klicka på lägg till fil uppe till höger i arkivplats.

• När du har klickat på knappen får du på din dator välja vilken fil som ska laddas upp.

Avsluta med att dubbelklicka eller markera filen och välja Öppna, filen hamnar då i mappen som du stod i när du tryckte på Lägg till fil.

4. Skicka in underlag från Fortnox app

I Fortnox app finns tre olika sätt att skicka in ett underlag till arkivplatsen. 

• Klicka på plustecknet och välj hur du vill skicka in ditt underlag.

• Därefter typ av underlag (Leverantörsfaktura, Kvitto eller Annat)

Beroende på vilken typ av underlag du väljer kommer underlaget sparas i tillhörande mapp. 

I Fortnox Arkivplats har du möjlighet att skapa en engångslänk för en fil. Länken används för att en person som inte har tillgång till er arkivplats ska kunna ladda ner filen. För att skapa en engångslänk går du in på den aktuella filen och klickar på verktyget Skapa engångslänk uppe till höger i vyn. Precis som namnet antyder går det inte att ladda ner filen mer än en gång genom en engångslänk.

Önskar du att ladda ner filer från Fortnox arkivplats så finns det lite olika tillvägagångssätt beroende på vilka och hur många underlag ni önskar ladda ner.

Ladda ner enstaka fil

Om du vill ladda ner en enstaka fil från arkivplatsen kan du enkelt göra det genom att klicka på Ladda ner fil som du hittar längst ut till höger på filens rad. Filen sparas då på din dator.

Ladda ner alla filer

För att ladda ner allt från Arkivplatsen använder du dig av verktyget Ladda ner mapp. Verktyget fungerar på så sätt att den laddar ner allt i en zip-fil, beroende på vart du står. Antingen allt på hela Arkivplatsen eller allt i den öppna mapp du står i.

När du klickar på verktyget kommer du att mötas av en ny ruta som vill att du bekräftar nedladdningen.

När du har bekräftat nedladdningen kommer den att läggas i kö och genomföras i bakgrunden.

När exporten är färdig kommer du att få en programnotis för detta längst upp i programmet som du behöver klicka på för att starta nedladdningen till din dator.

Använder ni er inte av programmet Arkivplats men behöver ladda ner samtliga filer, gör ni detta via en Filexport istället.
Läs mer om hur du gör en filexport: Filexport

Lär dig hur du enkelt raderar och flyttar en fil till en annan plats i Arkivplats.

Radera fil 

Vill du radera en fil från arkivplatsen klickar du på soptunnan längst ut på raden. Om du ska ta bort flera filer kan du istället markera filerna och sedan klicka på knappen Radera nere till vänster i vyn.

Flytta fil

Om du vill flytta filer kan du enkelt göra det genom att klicka på filen och dra den till mappen du vill flytta den till, genom så kallad drag and drop-funktion. Du kan även flytta en fil genom att bocka i kryssrutan längst ut till vänster om filen och sedan klicka på Flytta nere till höger i programmet.

När du börjar använda Fortnox Arkivplats har du tillgång till 10 GB lagringsutrymme. Om du efter en tids användning behöver lagra mer än 10 GB kan du givetvis utöka lagringskapaciteten i din arkivplats. För att beställa mer utrymme klickar du på länken Beställ mer utrymme som du hittar uppe till vänster i arkivplatsen. Du går sedan vidare med en tilläggsbeställning av Extra utrymme som utökar utrymmet med ytterligare 10 GB. För aktuella priser, se prislistan här: Prislista