E-signering

Med e-signering kan du begära digital signatur från andra parter på dina avtal, protokoll och rapporter direkt i Fortnox. En begäran om signatur skickas ut via e-post och/eller sms till de mottagare du lägger till.

Du kan endast signera pdf-filer.

För att få tillgång till E-signering behöver du en programlicens för Arkivplats och behörigheten Skapa signering aktiverad i licens-inställningarna. Detta hanteras av en program- eller systemadministratör.

Läs gärna mer om program- och systemadministratör här: Vad är programadministratör och systemadministratör

Du skickar ett dokument för e-signering genom att gå till Meny - Arkivplats -och klickar på Ny signering.

När du klickat på Ny signering får du möjlighet att välja vilken fil på din dator du vill skicka för signering.

Vill du skicka en befintlig fil i arkivplatsen för signering, klickar du på filen och därefter på Starta signering, högst upp i det högra hörnet.

Efter att du valt din fil via Ny signering eller Starta signering får du möjlighet att välja mottagare av filen.

Du lägger till mottagare genom att använda knappen Lägg till mottagare. När du lägger till mottagare kan du välja bland tidigare använda mottagare eller skapa en ny genom att fylla i mottagarens uppgifter.

I samma vy kan du ange om den specifika mottagaren behöver signera, godkänna eller endast ta emot en kopia av dokumentet.

Genom att ange detta per mottagare kan du tilldela olika roller, exempelvis en person som ska signera och en annan som endast ska granska dokumentet

Klickar du på Visa fler fält, får du möjlighet att ange ytterligare information såsom personnummer, adress och signeringsmetod för den specifika mottagaren.

När du är klar med din mottagare väljer du Lägg till mottagare.

Har du fler än en mottagare så kan du välja om de ska signera i en speciell ordning genom att trycka på Signeringsordning. Du kan också välja signeringsmetod, giltighetstid, hur dokumentet ska skickas och hur eventuella påminnelser ska hanteras.

Det finns två olika signeringsmetoder: BankID och Standard.

• BankID: Mottagaren måste signera med sitt BankID, vilket har samma säkerhetsnivå som bankerna använder.

• Standard: Denna metod är inte personligt kopplad som BankID. Vid signering krävs inte att en viss person signerar dokumentet. Bevisnivån baseras på IP-adress, enhet och tidpunkt.

De mottagare som ska signera får ett mejl och/eller SMS beroende på vad du ställer in när du skickar för signering. Därefter får du ett mejl när det antingen är klart, någon har nekat eller tidsfristen för signeringen för alla parter har löpt ut.

Kostnaden för e-signering är per dokument oavsett hur många mottagare man lägger till.
Se pris här: Prislista

Ja, det går att ändra fram till dess att någon signerat dokumentet. Om ingen signerat än så kan du klicka på pennan för att till exempel lägga till mottagare eller ändra inställningar. Det går även att ta bort en pågående signering så länge det inte är signerat av samtliga mottagare.

Ja, du hittar information om en pågående signering om du trycker på info-knappen när du klickat dig in på en fil.

Ja, om ett specifikt personnummer anges på en viss mottagare måste det vara samma personnummer som signerar. Observera att det endast fungerar med BankID som vald signeringsmetod.