Register - Avtal för löner

Innan du gör första lönekörningen behöver du kontrollera så att era inställningar på avtalen stämmer och att de anställda är kopplade till det avtal som dom ska följa beräkningar från. Inställningarna för avtalen hittar du under Register - Avtal för löner. 

Som standard finns det ett avtal var för personaltypen arbetare och tjänstemän. Du kan Skapa nyttavtal eller kopiera ett avtal om ni vill ha olika inställningar för t.ex timanställda eller månadsavlönade.

Personaltyp
Personaltyp styr om avtalet ska gälla för arbetare eller tjänstemän. Ett avtal för arbetare kommer inte visas för anställda som är tjänstemän i personalregistret. 

Avtalsmall
Det finns fyra olika avtalsmallar att välja på och det är Tjänstemän, Arbetare, IF Metall och Handels.

Avtal Handels - Allmänt ‍ 
Avtal Metall - Allmänt

Löneperiod
Välj vilken löneperiod som ert avtal har. De vanligaste är:

* Månadslön föregående månad
Lönen man har tjänat in i t.ex januari får man utbetalad i februari. Här har man även föregående månad som avvikelseperiod. 

* Månadslön innevarande månad
Lönen man tjänar in i t.ex januari får man också utbetalad i januari. Här har man vanligast föregående månad som avvikelseperiod vilket i detta exemplet hade varit december. 

* Men man kan även välja fyraveckorslön, tvåveckorslön och veckolön. 
Observera då att skatten på dessa löneperioderna baseras på skattetabellerna för tvåveckorslön hos Skatteverket. 

Löneartstabell
Det finns standard-löneartstabeller som ligger till grund för de olika avtalsmallarna som finns i programmet. Har du avtalsmallen Arbetare på avtalet så är det löneartstabellen som är standard för Arbetare som används. Om du har skapat egna löneartstabeller så kan du byta löneartstabell på det avtal som löneartstabellen ska gälla för. Fältet för att ändra löneartstabell på ett avtal visas först när du har skapat egna löneartstabeller för respektive personaltyp, annars är det standardlönearterna som används. 
Skapa/kopiera löneartstabell

Karensavdrag
2019-01-01 kom en ny lagändring som innebär att karensavdrag ersätter den traditionella karensdagen. Då man i vissa kollektivavtal fortsatt ska använda karensdag så behöver du ställa in om ni följer Karensavdrag eller Karensdag. Om ni byter från Karensdag till Karensavdrag vid ett senare tillfälle än 2019-01-01 anger du från vilket datum som övergången till Karensavdrag sker. 

Automatisk schematid
Ja på denna inställning innebär att månadslön eller timlön skapas automatiskt till lönebeskedet baserat på den anställdes schematid. För en anställd med månadslön genereras då löneart 12 - Månadslön eller 124 - Månadslön del av månad på lönebeskedet. För en anställd med Timlön genereras löneart 11 - Timlön på lönebeskedet. 

Vid Nej behöver registreringar av timmar eller månadslön anges i kalendern för att lönebesked ska skapas. Då kommer du se antalet schematimmar per dag i kalendern men timmarna kommer inte att visas på lönebeskeden. Det blir då enbart en intern informationspost. Det är i undantagsfall som man har Nej på denna inställning, t.ex när man importerar timmar via PAXml eller API. 

I de flesta fall ska du alltså ange Ja under Schematid automatisk.

Automatisk heldag
Vid frånvaro som registreras i timmar där timmarna motsvarar 100% av schematiden för dagen genereras det automatiskt ett dagsavdrag istället för timavdrag. Underlättar t.ex vid integration med Fortnox Tid eller Lön personlig i Fortnox App där frånvaro enbart kan registreras i timmar och inte procent. 

Inställningar enligt kollektivavtal

Formel
På vissa lönearter finns det formler för hur lönearten ska beräknas. På till exempel löneart 124 - Månadslön per timma så formeln ManHel / P07. P07 motsvarar i det här exemplet värdet 168,00 som är ifyllt som Avtalstid på detta avtalet. 

OB
I de olika fälten för OB anger du hur stort OB-tillägg de anställda ska få när de jobbar på obekväma arbetstider. Detta kan även individanpassas på personalkortet under Register - Personal - Löneuppgifter - Tillägg och löneartstabell. 

Fackavgift
Vill du att fackavgiften ska dras på de anställdas lönebesked anger du vilken procentsats som ska dras. Du kan sedan lägga till lönearten för fackavgift som en standardlön på de anställda i personalregistret. Programmet beräknar då hur stor fackavgiften blir och anger rätt avgift på lönebeskeden.

Tar ert fackförbund ut en månatlig kontrollavgift anger du det i fältet för kontrollavgift.  

Du kan även individanpassa procentsatsen för Fackavgiften på personalkortet under Register - Personal - Löneuppgifter - Tillägg och löneartstabell. 

Restidsersättning
I fältet Restidsersättning anger du hur stor restidsersättningen är enligt avtalet för arbetare. Detta kan även individanpassas på personalkortet under Register - Personal - Löneuppgifter - Tillägg och löneartstabell.

Avtalstid
Avtalstiden bestäms av kollektivavtal. Den är samma varje månad oberoende av hur många dagar det är i perioden. Avtalstid är en faktor som används vid beräkning av timtillägg och timavdrag för anställda med fast månadslön.

Löneartsvariabler
Det finns möjlighet att skapa egna personvariabler som man sedan kan använda i beräkningar på lönearter. Läs mer här:
Skapa/kopiera löneartstabell ‍ 

Här gör ni era inställningar för semesterberäkningarna, det viktigt att du går igenom så att semesterinställningarna stämmer överens med det semesteravtal ni har för de anställda som är kopplade till detta avtalet. De inställningar vi beskriver i denna artikel avser avtalsmallarna för Arbetare och Tjänstemän. 

Beskrivningar för semesterinställningar för avtalsmallarna på Handels och Metall kan du läsa mer om här: 

Semester - Handels ‍ 
Semester - Metall‍ 

Här anges de generella semesterinställningarna som gäller för detta avtalet på ditt företag. Om en anställd avviker från de generella inställningarna kan du även göra specifika inställningar på den anställde i personalregistret under Register - Personal - Semester. 

Du behöver ange om ni tjänar in semesterdagarna enligt innevarande eller föregående semesterår. 

Innevarande intjänandeårbetyder att den anställde tjänar in semesterdagarna samma år som denne tar ut dagarna. Det innebär också att man kan ta ut betalda semesterdagar innan dessa har tjänats in. Det är därför viktigt att de anställda känner till vilka semesterregler som ert företag har eftersom man kan bli återbetalningsskyldig om man slutar under semesteråret och man har tagit ut semesterdagar som man inte hunnit tjäna in än. 

Föregående intjänandeårinnebär att den anställde kommer att tjäna in sina betalda semesterdagar under första semesteråret för att ta ut dessa som betalda semesterdagar året efter på det så kallade uttagsåret. Intjänandeår och uttagsår är olika perioder. 

Ange startdag för semesterår innebär att första dagen på semesteråret ska anges här. Vanligast är att semesteråret startar 1 april när man har Föregående semesterår och 1 januari när man har Innevarande semesterår. 

Semesterrätt i dagar, här fyller du i det antal dagar som är genomgående för majoriteten av de anställda.Detta kan även individanpassas på personalkortet under Register - Personal - Semester om det är någon anställd som har en semesterrätt på mer än 25 dagar på ett semesterår. 

Bra att känna till, Fortnox Lön beräknar semester enligt nettosemester. Det innebär att anställda som arbetar mindre än 5 dagar i veckan (intermittent deltid) får ett mindre antal semesterdagar men däremot anpassas värdet på semesterlönen efter antalet dagar så den anställde förlorar ingen semesterlön. Man använder en så kallad uttagsfaktor. Har den anställde intermittent deltid i samband med semesterårsavslutet så hanteras antalet dagar och värdet automatiskt. Sker denna förändring under pågående semesterår behöver dagarna korrigeras manuellt i personalregistret under Register - Personal - Semester. 

Endast hela semesterdagar.

Sätt Ja för att semesterfrånvaro som registreras av användare via Lön Personlig eller Fortnox Tid (med integration till Fortnox Lön aktiverad) automatiskt ska bli Heldag. För er som har kollektivavtal där timsemester är möjligt ska ha Nej på denna inställning för att man ska kunna registrera semester i timmar i Lön personlig.

Ange semestervillkor för månadsavslönad 
Sammalöneregeln innebär att den anställde har bibehållen månadslön vid uttag av semester och får ett tillägg för varje betald semesterdag. Semestertillägget per dag uppgår som lägst till 0,43% * månadslönen enligt semesterlagen.

Procentregeln innebär att den anställde få en semesterlön på 12 % av den sammanlagda intjänade lönen under intjänandeåret. Används t.ex när den anställde har en rörlig lön som är högre än själva månadslönen. 
För timavlönade tillämpas alltid procentregeln.