Kom igång med Fortnox Tid

1. Gå igenom behörigheterna. Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och sedan Administrera användare. Användare som ska använda Tidrapporteringen behöver ligga upplagda som användare i abonnemanget samt ha en licens för Tid

2. Gå igenom inställningarna för Tid. Klicka på Inställningar uppe till höger och sedan Tid.

3. Lägg vid behov till kunder och artiklar under Register.

4. Lägg till projekt under Register - Projekt.

5. Registrera tid, frånvaro och övrigt under fliken Registrering.

6. Fakturera tid under fliken Debiterbar tid.

Fortnox Tid kan användas av alla på företaget, men med hjälp av behörigheter kan du styra så att alla inte får tillgång till allt i programmet.

Behörighetsinställningarna når du under företagsnamnet uppe till höger i programmet, där du sedan väljer Administrera användare.

Om du vill ha mer ingående information kring hur du tilldelar licensen på dig som användare för att nå Tid i programmet, kan du läsa mer om det här: Administrera användare

I Tid kan man anpassa behörigheter utifrån olika användare och vad man behöver för tillgångar i licensen.

Tid- och Övrigtregistrering
Alla användare behöver ha den översta rutan markerad.Någon eller några användare kanske också ska ha möjlighet att kontrollera eller registrera tid och övrigtregistreringar för sina kollegor, då ska även den bocken vara markerad.

Order-/fakturaunderlag
Dessa inställningar är för de användare som ska ha möjlighet att skapa order- eller fakturaunderlag från Fortnox Tid. Flikarna Debiterbar Tid och Fakturaunderlag läggs då till i programmet, samt fler flikar under Översikt.

Observera att oavsett vilken av dessa inställningar som väljs så kommer användaren att se registreringar utförda av kollegorna under Detaljerad översikt. Anledningen är att även om användaren enbart kan skapa kundfakturor för vissa kunder, så kan alla kollegor rapportera tid för dessa kunder. Därför är registreringarna synliga både på fakturaunderlagen och i statistiken.

Inställningar och Översikt
Som framgår av benämningen så styr denna inställning flera olika saker:

• Generella inställningar och registreringskoder gäller de inställningar som ska användas av samtliga användare. De nås under Inställningar - Tid

• Kostnader i Översikt handlar om huruvida kostnader för varor och tjänster ska visas under Översikt eller inte. Observera att det alltså inte räcker med en bock i rutan Kostnader för registerinställningarna under Administrera användare. Anledningen är att under Översikt visas den uppskattade kostnaden för respektive användare, vilket kan vara känslig information.

Läs mer om de olika behörighetsinställningarna i hjälpavsnittet Behörigheter i Fortnox Tid‍ .

Varje användare som ska registrera tid behöver ha en licens för programmet (även om någon annan sköter registreringarna åt den personen). Behöver ni fler licenser kan du läsa mer om detta i hjälpavsnittet här: Tilläggsbeställning‍ .

Film: Intro, behörigheter & behörighetsinställningar

När alla användare har rätt behörigheter är det dags att se över inställningarna i programmet. Klicka på Inställningar uppe till höger i programmet och välj Tid.

För en användare med behörighet att se allt är inställningarna uppdelade på olika flikar:

• Personliga inställningar

• Generella inställningar

• Registreringskod

• Rapporteringsansvar

• Prisgrupper

För övriga användare visas enbart den första fliken.

Mer information hittar du i hjälpavsnittet Inställningar i Fortnox Tid‍ .

Film: Inställningar

3. Lägg till artiklar och kunder

När du gör registreringar i Tid använder du dig av de kunder och artiklar som finns upplagda i Fortnox gemensamma register. För att lägga till nya kunder eller artiklar klickar du på Register uppe till höger i programmet och väljer rätt register, sedan klickar du på knappen +Skapa artikel eller +Skapa kund beroende på vilken flik du är under.

Obs! De artiklar du ger inställningen Tjänst blir synliga under tidregistreringar, medan artiklar med inställningen Vara används för övrigtregistreringar.

Om du har ett artikel- eller kundregister från ett annat program kan du importera detta i Fortnox. Läs mer i hjälpavsnitten Import av artikelregister‍ och Import av kundregister‍ .

Projekt hämtas också från Fortnox gemensamma register, Register - Projekt. Nya projekt läggs enkelt upp via knappen +Skapa projekt.

Under Inställningar för Tidregistrering kan du välja om alla, eller enbart vissa utvalda, tjänster ska vara valbara på projektet. Du väljer också vilka kunder projektet ska vara knutet till. Dessa inställningar påverkar vilka val som är möjliga när du gör din tidsregistrering.

Nu har du gjort de inställningar som behövs för att ni ska kunna arbeta på bästa sätt i Fortnox Tid!

På fliken Registrering registrerar ni den tid ni lägger hos kunderna samt eventuell frånvaro. Under knappen +Övrigt på samma flik kan ni även registrera exempelvis material, milersättning och utlägg som ska faktureras.

Mer information finns i hjälpavsnittet Att registrera tid, frånvaro och övrigt i Fortnox Tid‍ .

Ett tips för användare som inte sitter vid dator är att det går precis lika bra att göra registreringarna från Fortnox app!

De stora fördelarna med att ha de anställdas registreringar samlade i Fortnox Tid blir tydliga när det är dags att fakturera eller skapa order.

På fliken Debiterbar tid har du en bra översikt över det som ska faktureras. Härifrån omvandlar du enkelt alla användares registreringar till order- eller fakturaunderlag. På underlagen kan du sedan göra eventuella justeringar och med en knapptryckning skapar du sedan själva ordern eller fakturan.

Läs mer i hjälpavsnitten Debiterbar tid‍ och Faktura-/orderunderlag i Fortnox Tid .

Film: Debiterbar tid

Film: Fakturera tid

Slutligen vill vi slå ett slag för fliken Översikt där du alltid får en mycket god bild av läget genom olika diagram och beräkningar. Du kan också själv välja vilken statistik du vill ta fram och vilka frågor du vill ha svar på. Resultatet kan sedan exporteras till en CSV-fil om du vill arbeta vidare med uppgifterna i ett annat program.

Läs mer i hjälpavsnittet Översikten i Fortnox Tid .

Vi förstår att början på något nytt kan vara överväldigande.

För att du ska få bästa möjliga start i Fortnox har du möjlighet att boka in ett kom igång-möte med oss. Du får då en personlig guidning i programmet, samt möjligheten att i lugn och ro få svar på specifika frågor som du har.

Läs mer och boka här: Kom igång-samtal