Behörigheter i Fortnox Tid

Vilka behörigheter en användare har i Fortnox Tid styrs under Administrera användare . Dels under inställningarna för Register/övrigt och dels under programbehörigheterna för själva Tid.

Under Register/övrigt är det inställningen för artikelregistret, samt bockrutan för kostnader, som är intressanta för Tid (inställningarna här berör dock alla Fortnox-program). Här följer en förklaring av de tre olika alternativ som kan väljas:

1. Användare med behörighet att se kostnad och pris

Med inställningen Artiklar PÅ har användaren tillgång till artikelregistret under Register - Artiklar och ser där (liksom på andra ställen) artiklarnas pris. För att även se kostnader behövs också en bock i rutan Kostnader.

Med dessa inställningar ser det ut så här när användaren gör en övrigt registrering:

2. Användare med behörighet att se pris, men inte kostnad

Användare som har behörighet att se pris men inte kostnad, ska ha denna inställning:

I övrigtregistreringen ser det då ut så här:

3. Användare utan behörighet att se kostnad och pris

Slutligen har vi användare som ska kunna registrera artiklar i Fortnox Tid, men som inte ska kunna se kostnader eller priser. Dessa användare har inte heller tillgång till artikelregistret under Register - Artiklar. Följande inställning gäller för dem:

I övrigtregistreringen döljs både kostnad och pris:

När kostnad eller pris saknas

Om kostnad och/eller pris inte är angivet i artikelregistret så visas en röd ram runt fältet. Även om användaren saknar behörighet att se kostnad/pris så kan personen ändå lägga in ett värde. Om någon annan skulle redigera detta värde senare så blir dock fältet dolt igen.

Observera att dessa behörighetsinställningar inte gäller i Behandlingshistoriken, där skrivs kostnad och pris ut för alla användare som har behörighet för denna. (Inställningen görs under Administrera användare - Rapporter.)

De specifika inställningarna för Tid är uppdelade i tre delar:

1. Tidregistrering

Alla användare behöver ha bock i den översta rutan. Någon eller några användare kanske också ska ha möjlighet att kontrollera och / eller registrera tid och övrigtregistreringar för sina kollegor, då ska även den bocken vara i kryssad.

2. Order-/fakturaunderlag

Dessa inställningar är för de användare som ska ha möjlighet att skapa order- eller fakturaunderlag från Fortnox Tid. Flikarna Debiterbar Tid och Fakturaunderlag läggs då till i programmet, samt fler flikar under Översikt.

Observera att oavsett vilken av dessa inställningar som väljs så kommer användaren att se registreringar utförda av kollegorna under Detaljerad översikt. Anledningen är att även om användaren enbart kan skapa kundfakturor för vissa kunder, så kan alla kollegor rapportera tid för dessa kunder. Därför är registreringarna synliga både på fakturaunderlagen och i statistiken.

3. Generella inställningar, registreringskoder samt kostnader i Översikt

Som framgår av benämningen så styr denna inställning flera olika saker:

• Generella inställningar och registreringskoder gäller de inställningar som ska användas av samtliga användare. De nås under Inställningar - Tid

• Kostnader i Översikt handlar om huruvida kostnader för varor och tjänster ska visas under Översikt eller inte. Observera att det alltså inte räcker med en bock i rutan Kostnader under registerinställningarna. Anledningen är att under Översikt visas även den uppskattade kostnaden för respektive användare, vilket kan vara känslig information.