Kom igång med Kvitto & Utlägg

Registrera dina kvitton och utlägg i Fortnox Kvitto & Utlägg, som kan användas tillsammans med både Fortnox Lön och Fortnox Bokföring. Licensen för Kvitto & Utlägg är kostnadsfri, du betalar istället per registrerat kvitto. Se prislista.

• För att kunna registrera privata utlägg via Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du vara upplagd som anställd i Fortnox Lön och din användare måste vara kopplad mot denna under Administrera användare‍ .

• För att kunna registrera företagsköp så måste en verifikationsserie vara satt för Kvitton.

• Administratören som hanterar bokföringsförslag från en användare måste ha licensen för Kvitto & Utlägg samt behörighet att bokföra.

Fortnox Kvitto & Utlägg beställer du som är administratör‍ genom att klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan Tilläggsbeställning.

Välj sedan Fortnox Kvitto & Utlägg och klicka på Beställ.

När du har beställt Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du tilldela behörighet till tjänsten. Detta gör du genom att klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och väljer Administrera användare‍ .

Klicka på ikonen för Kvitto & Utlägg (Ku) i kolumnen Program/behörighet för att tilldela behörigheten. Det är de användare som har behörighet till Kvitto & Utlägg som kan registrera i Fortnox App.

För Fortnox Kvitto & Utlägg finns det flera möjligheter att ställa in vilka typer av kvitton du ska få lov att skicka in.

Administrera företagskort innebär att man ska kunna administrera företagskortet via webben. Med att ställa in inställningar, beställa företagskort med mera. Ha åtkomst med att administrera denna typ av tjänst. 

Övriga köp innebär om man ska kunna skicka in utlägg/privata köp till lön. När den anställda gör detta så hamnar dessa utläggen som en post i deras kalender i Fortnox Lön eller Enkel Lön (beroende på vilket program man har). 

Skicka in egna Företagsköp innebär att man kan skicka in kvitton som företagsköp (utan företagskort) direkt till bokföringen. 

Se andras kvitton innebär mer en administrations inställning för att kunna se alla användares kvitton som har skickats in och bokförts. Ska man enbart kunna se sina egna så ska man ha denna urbockad.

Skulle du varken ha licensen Fortnox Kvitto & Utlägg eller någon av inställningarna påslagna så kommer ikonen ändå att visas och fotot på kvittot kommer att skickas till Arkivplatsen så att det blir tillgängligt för manuell utläggshantering i Fortnox Bokföring.

När användaren tagit ett foto på sitt kvitto tolkas det och systemet föreslår en utläggskategori, dessa kategorier hämtas från Fortnox Lön så om någon av dessa behöver korrigeras görs detta under kugghjulet (inställningar) - Lön och alternativet Utlägg.

Vid företagsköp efterfrågas om kort eller kontanter använts vid inköpet. Detta är för att det korrekta kostnadskontot ska kunna användas vid bokföringen. Denna inställning görs under kugghjulet (inställningar) - Bokföring och Förvalda konton.

Betalsätt Kontant hämtas från fältet Kontantbetalning och betalsätt Kort hämtas från Kontantbet. via kontokort.

Om användaren har bokföringslicens och rättigheten att skapa verifikat så kommer kvittot att bokföras direkt från appen. Skulle användaren inte ha bokföringslicens eller rättighet att skapa verifikat så kommer underlaget att skickas som ett kort på förstasidan av appen till den användare som har dessa rättigheter.