Kom igång med Kvitto & Utlägg

Registrera dina kvitton och utlägg i Fortnox Kvitto & Utlägg, som kan användas tillsammans med både Fortnox Lön och Fortnox Bokföring. Licensen för Kvitto & Utlägg är kostnadsfri, du betalar endast 4,90 kr per registrerat kvitto.

• För att kunna registrera privata utlägg via Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du vara upplagd som anställd i Fortnox Lön och din användare måste vara kopplad mot denna under Administrera användare‍ .

• För att kunna registrera företagsköp så måste en verifikationsserie vara satt för Kvitton. Läs mer här: Verifikationsserie för kvitton

• Administratören som hanterar bokföringsförslag från en användare måste ha licensen för Kvitto & Utlägg samt behörighet att bokföra.

Fortnox Kvitto & Utlägg beställer du som är administratör‍ genom att klicka på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan Tilläggsbeställning.

Välj sedan Fortnox Kvitto & Utlägg och klicka på Beställ.

När du har beställt Fortnox Kvitto & Utlägg behöver du tilldela behörighet till tjänsten. Detta gör du genom att klicka på ditt företagsnamn längst upp till höger i programmet och väljer Administrera användare‍ .

Klicka på ikonen för Kvitto & Utlägg (Ku) i kolumnen Program/behörighet för att tilldela behörigheten. Det är de användare som har behörighet till Kvitto & Utlägg som kan registrera i Fortnox App.

För Fortnox Kvitto & Utlägg finns det flera möjligheter att ställa in vilka typer av kvitton du ska få lov att skicka in.

Registrera utlägg via app innebär att du har betalat med privata pengar och ska ha dessa återbetalda på kommande lön i Fortnox Lön. Kvittot kommer att kopplas till rätt anställd och blir inskickat direkt till kalendern.

Registrera företagsköp via app innebär att du har använt företagets pengar för inköpet och att kvittot ska bokföras.Här får du välja om en användare ska skicka sina kvitton för granskning eller kunna bokföra dem direkt.

Ta emot företagsköp för granskning innebär att du kan ställa in om användare ska kunna granska och bokföra de kvitton som skickas in. Användaren som har denna inställning kommer granska kvittona i Fortnox app eller via webben under Meny - Kvitto.

Skulle du varken ha licensen Fortnox Kvitto & Utlägg eller någon av inställningarna påslagna så kommer ikonen ändå att visas och fotot på kvittot kommer att skickas till Arkivplatsen så att det blir tillgängligt för manuell utläggshantering i Fortnox Bokföring.

När användaren tagit ett foto på sitt kvitto tolkas det och systemet föreslår en utläggskategori, dessa kategorier hämtas från Fortnox Lön så om någon av dessa behöver korrigeras görs detta under kugghjulet (inställningar) - Lön och alternativet Utlägg.

Vid företagsköp efterfrågas om kort eller kontanter använts vid inköpet. Detta är för att det korrekta kostnadskontot ska kunna användas vid bokföringen. Denna inställning görs under kugghjulet (inställningar) - Bokföring och Förvalda konton.

Betalsätt Kontant hämtas från fältet Kontantbetalning och betalsätt Kort hämtas från Kontantbet. via kontokort.

Om användaren har bokföringslicens och rättigheten att skapa verifikat så kommer kvittot att bokföras direkt från appen. Skulle användaren inte ha bokföringslicens eller rättighet att skapa verifikat så kommer underlaget att skickas som ett kort på förstasidan av appen till den användare som har dessa rättigheter.