Skicka in kvitton via Kvitto & Utlägg

Registreringen av dina kvitton gör du snabbt och enkelt i Fortnox app.

Du hittar tjänsten genom att klicka på ikonen Kvitto när du öppnat menyn i plus-tecknet. Kvitto-ikonen rymmer många funktioner så beroende på vilka licenser du har samt vilka inställningar din användare har kommer du att få olika valmöjligheter. Kontakta administratören av ditt konto så hjälper de dig att få de alternativ du behöver.

Innan registreringen börjar behöver du välja vilken typ av dokument du vill rapportera in till Fortnox.

I det här hjälpavsnittet beskriver vi vad som händer när du klickar på Kvitto-ikonen, för att få reda på hur Leverantörsfakturor fungerar, läs mer här: Skicka in bilder på leverantörsfakturor ‍

Om du bara vill skicka in ett dokument till Arkivplatsen för att till exempel göra det tillgängligt i Bokföring så använder du alternativet Annat.

När du klickat på Kvitto-ikonen öppnas kameran automatiskt på din telefon, det är viktigt att hela kvittot kommer med på fotot och det är viktigt att säkerställa att ljuset är tillfredsställande för att kvaliteten på fotot blir bra, så att den automatiska kvittotolkningen fungerar.

När du är nöjd med bilden klickar du på knappen Fortsätt och därefter behöver du eventuellt välja om det är ett företagsköp eller privat utlägg du har gjort.

Beroende på vilka inställningar du har så ser kommande vyer lite olika ut.

Bilden du tagit på kvittot kommer nu att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering av informationen på kvittot.

Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms. Även kvittots övriga information tolkas och en utläggskategori föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till utlägget innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Lön och efter lönekörningen är gjord, till bokföringen.

Representation
För att registrera ett köp med represenation så slår du på representation i toggeln som på bilden. Då dyker ett fält upp där du kan ange typ av representation.

Välj sedan om det är en intern eller extern representation, samt även om det är enklare förtäring, lunch/middag eller kringkostnader som köpet gäller. Det måste även vara minst 2 deltagare för att det ska vara en giltig representation. När du är klar med registreringen så klickar du på Lägg till representation.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen Skicka in. Skulle det krävas någon korrigering så kan du naturligtvis ändra alla uppgifterna som syns på skärmen innan du skickar in.

När du klickat på Skicka in återfinns uppgifterna i kalendern i Fortnox Lön.

Beroende på vilka andra licenser och rättigheter du har i Fortnox så kan antingen du själv eller din administratör se de uppgifter du skickat in via appen i kalendern i Fortnox Lön. Här kan eventuella ändringar göras. När lönekörningen genomförs betalas ditt utlägg och övriga ersättningar ut på din lön.

I kolumnen Skapad av framgår det om registreringen är gjord via kalendern i Lön (KAL) eller via Fortnox Kvitto & Utlägg (RES).

Bilden du tagit på kvittot kommer nu att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms, även kvittots övriga information tolkas och ett bokföringskonto föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till inköpet innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Bokföring och hamnar på verifikatet.

Det är även viktigt att du väljer om du använt företagets kort alternativt kontanter eftersom detta kommer att skickas med till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen bokför, du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna, inklusive bokföringskonto.

När du klickat på Bokför får du en bekräftelse på att bokföringsverifikatet är skapat.

Om det finns användare som gör Företagsköp och registrerar sitt kvitto via appen (om de saknar behörighet att bokföra) så kommer kvittot inklusive bokföringsförslag att skickas till dig som administratör. När användaren skickar in kvittot så kommer det att dyka upp som ett kort på appens förstasida.

När du klickat på kortet kommer du till en lista på de kvitton som behöver hanteras.
På varje rad finns information såsom beskrivning samt tolkade uppgjfter som användaren har godkänt. Det kan även hända att användaren i fråga inte har all information som krävs för att bokföra och då måste den fyllas i innan du kan bokföra. Det framgår även vilken användare det som skickat in bokföringsförslaget.

Om du har behörighet för att granska kvitton kan du antingen granska dem i appen eller i webben under Meny - Kvitto.

Här kan du klicka fram fliken på kvittot och redigera informationen om du önskar. När allt ser bra ut klickar du på Bokför.

Bilden du tagit på kvittot kommer att tolkas automatiskt.

Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms. Även kvittots övriga information tolkas och ett bokföringskonto föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till inköpet innan du skickar in, då detta skickas med till den som ska bokföra.

Det är även viktigt att du väljer om du använt företagets kort alternativt kontanter eftersom detta kommer att skickas med till bokföringen.

När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen Skicka in. Du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna, inklusive bokföringskonto.

Om projekt och kostnadsställen är aktiverade och finns upplagda så kan de läggas till när kvittot bokförs eller skickas till Lön. I kontoplanen går det att ställa in föreslagna projekt eller kostnadsställen knutna till ett bokföringskonto, projektet eller kostnadsstället visas då direkt efter tolkningen, naturligtvis går det bra att ändra detta till ett mer passande projekt eller kostnadsställe vid behov.

Om du får dina kvitton digitalt till exempel till en digital brevlåda eller via mail, så kan du enkelt ladda ner kvittot och dela det med Kvitto & Utlägg i Fortnox app. Börja med att öppna pdf:en. Nästa steg kan sedan se lite olika ut beroende på vilken app som används för att titta på pdf:en, men det brukar finnas en ikon eller text “Dela”, “Skicka fil” eller liknande. När du klickar på någon av dessa och sedan väljer att dela/Skicka till Fortnox, så öppnas appen och du kan följa instruktionerna för att kvittot ska tolkas.

Om du även har licens för Arkivplats kommer du att hitta en ny mapp under inbox som heter Kvitto & Utlägg. I denna mapp ligger utläggskvitton i väntan på att nästa lönekörning ska göras. Det är även här en bild hamnar om den kopplas loss från ett verifikat, för att koppla bilden till ett annat verifikat (manuellt) så behöver den flyttas till inbox.verifikationer så blir den tillgänglig i Bokföring.