Skicka in kvitton via Kvitto & Utlägg

Kvitto-ikonen rymmer många funktioner så beroende på vilka licenser du har samt vilka inställningar din användare har kommer du att få olika valmöjligheter. Kontakta administratören av ditt konto så hjälper de dig att få de alternativ du behöver.

Använd Fortnox App och ta bild på underlaget direkt i mobilen!

Gå in på App Store eller Google Play och ladda ned appen som heter “Fortnox”. 

Därefter kan du logga in med dina vanliga inloggningsuppgifter för att använda funktionen.

I Fortnox App finns möjligheten att ta en bild på det fysiska underlaget för att sedan skicka in det till Löneprogrammet eller Bokföringen. Genom att klicka på Plustecknet längst ner till höger kan du välja hur du vill skicka in underlaget, samt om det är ett Kvitto, Leverantörsfaktura eller Annat.

Gör så här för att skicka in underlag via Kvitto & utlägg i Fortnox app:

1. Klicka på Plustecknet nere till höger och sedan på Skanna.
   

   

   
   

2. Fota underlaget. När du ska fota underlaget så finns det ett antal knappval som är bra att känna till.
   

   

   
   1.) Knappvalet Auto avgör om “autoslutaren” är på eller av. Om det med text står “manuellt” så kommer inte appen att automatiskt hitta underlaget och beskära den åt dig. Om det däremot med text står “auto” så är det precis vad appen kommer att göra, autoslutaren är då aktiv. Automatiskt letas underlaget upp och beskärs via kameran.
   2.) Alla bilder du tar hamnar i den rutan nere till vänster tills du klickar på Spara. Där kan du förhandsgranska bilderna du tagit.
   Efter att du fotat underlaget och sparat kommer du till nästa steg där du ska välja Kvitto.
   
   

   

3. Om du bara vill skicka in ett dokument till Arkivplatsen för att till exempel göra det tillgängligt i Bokföring så använder du alternativet Annat. Om det istället är ett kvitto så väljer du Kvitto. När underlaget är skannat kommer frågan Hur betalade du?  att komma upp under Typ av underlag. Här väljer du om det är ett Utlägg med egna pengar eller ett köp med Företagets pengar. Beroende på vad du har för inställning på din användare så får du ovan val, om du endast har en av dem så kommer det istället att bli förvalt. Kontakta administratören av ditt konto så hjälper de dig att få de alternativ du behöver.
   

   

4. När du har gjort ditt val markerar du Tolka underlag, kvittot tolkas av appen och du kommer vidare till nästa steg.

1. Efter att du valt Utlägg med egna pengar och klickar på Tolka underlag så kommer bilden att tolkas automatiskt. Här finns det möjlighet att göra ändringar om det skulle behövas.

2. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms. Även kvittots övriga information tolkas och en utläggskategori föreslås. Du som användare bör skriva en anledning till utlägget innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Lön och efter lönekörningen är gjord, till bokföringen.
   

   

Representation

1. För att registrera ett köp med representation så slår du på detta i toggeln. Då dyker ett fält upp där du kan ange typ av representation.

2. Här väljer du om det är Måltid, Fika eller Övrigt. Samt kompletterar med eventuell alkoholhaltig dryck och dricks. Under Deltagare klickar du på Lägg till deltagare, det måste vara minst 2 deltagare för att det ska vara en giltig representation.

3. När du lagt till en deltagare och fyllt i för och efternamn, väljer du om det är en extern deltagare och klickar på Lägg till deltagare och sedan Spara.

4. När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen Skicka in. Skulle det krävas någon korrigering så kan du naturligtvis ändra alla uppgifterna som syns på skärmen innan du skickar in.

Observera. I fältet Varav moms kommer det synas ett preliminärt belopp som tolkats utefter kvittot. När du sedan skickar in kvittot kommer det korrekta beloppet utefter skatteverkets regler att bokföras.

När du klickat på Skicka in återfinns uppgifterna i kalendern i Fortnox Lön.

Beroende på vilka andra licenser och rättigheter du har i Fortnox så kan antingen du själv eller din administratör se de uppgifter du skickat in via appen i kalendern i Fortnox Lön. Här kan eventuella ändringar göras. När lönekörningen genomförs betalas ditt utlägg och övriga ersättningar ut på din lön. Tänk på att det datum som är angivet på kvittot, är det datum som det landar på i kalendern. I sin tur är det löneperiodens avvikelseperiod som styr när kvittot betalas ut, kontrollera att kvittot ligger inom önskat datum.

I kolumnen Skapad av framgår det om registreringen är gjord via kalendern i Lön (KAL) eller via Fortnox Kvitto & Utlägg (RES).

1. Efter att du valt Företagets pengar och klickar på Tolka underlag så kommer bilden att tolkas automatiskt. Här finns det möjlighet att göra ändringar om det skulle behövas.

2. Så snart kvittot är tolkat och klart visas en summering. Informationen som hämtas automatiskt är datum, summa samt moms, även kvittots övriga information tolkas och ett bokföringskonto föreslås. Du som användare behöver skriva Inköpsställe innan du skickar in, då detta skickas med till Fortnox Bokföring och hamnar på verifikatet.

3. Du väljer därefter om köpet är gjort kontant eller med kort, detta kommer skickas med till bokföringen.

4. Längst ner har du möjlighet att klicka på Lägg till kommentar om detta önskas.

5. När du kontrollerat alla uppgifter klickar du på knappen Skicka in, du kan naturligtvis även ändra alla uppgifterna, inklusive bokföringskonto.

I webbläsaren

Om du har behörighet för att granska kvitton kan du antingen granska dem i appen eller i webben under Meny - Kvitto.

Under Meny - Kvitto kan du klicka fram fliken på kvittot och redigera informationen om du önskar. När allt ser bra ut klickar du på Bokför.

I appen

När användaren skickar in kvitton som ska granskas så kommer det att dyka upp som ett Todo-kort på appens förstasida.När du klickat på kortet kommer du till en lista på de kvitton som behöver hanteras.På varje rad finns information såsom beskrivning samt tolkade uppgifter som användaren har godkänt. Det kan även hända att användaren i fråga inte har all information som krävs för att bokföra och då måste den fyllas i innan du kan bokföra. Det framgår även vilken användare som skickat in kvittot.

Om projekt och kostnadsställen är aktiverade och finns upplagda så kan de läggas till när kvittot bokförs eller skickas till Lön. I kontoplanen går det att ställa in föreslagna projekt eller kostnadsställen knutna till ett bokföringskonto, projektet eller kostnadsstället visas då direkt efter tolkningen, naturligtvis går det bra att ändra detta till ett mer passande projekt eller kostnadsställe vid behov.

Om du får dina kvitton digitalt till exempel till en digital brevlåda eller via mail, så kan du enkelt ladda ner kvittot och dela det med Kvitto & Utlägg i Fortnox app. Börja med att öppna pdf:en. Nästa steg kan sedan se lite olika ut beroende på vilken app som används för att titta på pdf:en, men det brukar finnas en ikon eller text “Dela”, “Skicka fil” eller liknande. När du klickar på någon av dessa och sedan väljer att dela/Skicka till Fortnox, så öppnas appen och du kan följa instruktionerna för att kvittot ska tolkas.

Om du även har licens för Arkivplats kommer du att hitta en ny mapp under inbox som heter Kvitto & Utlägg. I denna mapp ligger utläggskvitton i väntan på att nästa lönekörning ska göras. Det är även här en bild hamnar om den kopplas loss från ett verifikat, för att koppla bilden till ett annat verifikat (manuellt) så behöver den flyttas till inbox.verifikationer så blir den tillgänglig i Bokföring.