KPI och Variabler

Det finns ett par olika sätt att upprätta dessa nyckeltal för er verksamhet.

Att skapa en enskild KPI

Vid upprättandet av en enskild KPI rekommenderar vi dig att upprätta denna direkt i webbgränssnittet. Först så navigerar du in via Ekonomi ute till vänster, Datahantering och därefter KPI. Väl därinne använder du dig av Ny KPI.

Börja med att namnge KPI:n med det namn som ska användas i systemet. Det får inte innehålla mellanslag och bara tecken från a till z och _ (understreck).

OBS! Det får inte vara fler än 64 tecken när du skapar ett KPI-värde, oavsett om du gör det via Excel-mallen eller direkt i systemet.

Notera att fältet Namn inte går att ändra efter att du tryckt på Spara, då detta är ett fast datafält.

Sedan kan du skriva en beskrivning av nyckeltalet och ange enhet, om så önskas.

Ange typ av variabeldata:

• Resultat: Ett nytt värde måste anges på ett datum för att det ska räknas, det vill säga, om inget värde anges kommer inget värde att visas.

• Balans: Alla värden gäller tillsvidare, det vill säga, om du anger ett värde för ett datum så kommer det gälla för alla datum efter detta tills dess att ett nytt värde anges.

Vill du använda budgetformel ihop med KPI, så måste du skapa det som ett resultat, eftersom det inte går att ha budget på balansvärden.

En annan skillnad är att för balans-KPI kan inte värden ackumuleras. Detta betyder att det inte går att använda balans-KPI ihop med formler i komponenter som har "ackumulerat".

Nästa steg är att välja om KPI:n ska vara synlig i hela organisationen, eller privat, vilket innebär att endast den som skapat KPI-värdet kan se det.

Om KPI-värden registreras för flera affärsområden går det att kryssa i Summera affärsområden, så skapas en summering av värdena för hela organisationen. Detta förutsätter att affärsområden är skapade i systemet. Läs mer här: Hur skapar jag affärsområden

Tryck på Spara när informationen är rätt inlagd. Därefter kan du mata in data i fliken Variabeldata.

Ett exempel kan vara att man vill upprätta en månadsrapportering och då ange sista dagen i månaden med ett tillhörande värde. Viktigt att tänka på är att börja med den första månaden bakåt i tiden som du vill rapportera och ange värdet och därefter klickar man på Lägg till.

Därefter upprepar du denna process tills alla önskade värden är angivna.

Under den sparade variabeldatan kan du se en förhandsvisning av den data som du matat in, i form av en tabell och tillhörande graf.

Grundinställningen när du lägger in värdet är att de behandlas som Utfall, men det går även att definiera dem som Budget eller Prognos under fliken Variabeldata. Adderar du värden av denna typ så kommer systemet behandla datan likadant som om du hade lagt in bokföringsdata som Budget eller Prognos.

Om du skulle vilja radera en upprättad KPI så gör du det enklast genom att i översikten över dina KPI:er klicka in dig på den tilltänkta och sedan använda dig av de tre prickarna bredvid Spara-knappen och välja Ta bort.

Skillnaden mellan en KPI och en variabel är att KPI:er är datapunkter som inte kommer med från bokföringen, exempelvis antal anställda. En variabel är en formel som har upprättats och sparats, denna kan återanvändas för att underlätta återkommande beräkningar i rapport-tabeller eller diagram. För att kunna skapa en variabel behöver du ha tillgång till programmet Rapport & Analys Plus eller inneha programmet Digital byrå.

Om du vill skapa en variabel går du in under Ekonomi ute till vänster i menyn, därefter Datahantering och Variabler, sista steget är att klicka på Ny variabel.

Välj variabel
Antingen utgår du från formeln för en existerande variabel eller så skapar du en helt ny formel. Om du vill utgå från en existerande variabel så klickar du på Välj variabel och väljer den du vill utgå från. Formeln visas då i fältet Formel.

Definiera variabel
Oavsett om du utgår från en existerande variabel eller skapar en ny så anger du sedan namn, beskrivning och enhet. Klickar du i Privat är du den enda användaren som kan se variabeln.
(OBS! namnet får endast innehålla bokstäver mellan a-z och _, dvs inte å ä ö eller mellanslag)

Formel
Klicka i fältet under rubriken Formel för att ange formel. Precis som när grafer och tabeller skapas så kan du använda de vanliga räknesätten och andra variabler när du skapar din nya variabel. Läs mer här: Introduktion till formler

Under fältet Formel visas den data som formeln ger. När du är klar klickar du på Spara så sparas variabeln.

Nu kan du använda variabeln när du skapar grafer och tabeller!

Exempel: Skapa en variabel som innehåller alla intäktskonton

• Namn: alla_intakter

• Formel: -{3000-3999}

Förklaring: intäktskonton är normalt kontona mellan 3000 och 3999, genom att ange intervallet 3000-3999 så summeras alla intäktskonton. Måsvingeparentes {} används för att visa förändring respektive månad. Intäkter lagras som negativa värden i sie4-filen men oftast vill man ha dem som positiva värden, därför behöver man sätta minustecken först. Läs mer här: Introduktion till formler

När du har skapat din variabel och sparat den kan du använda denna i era komponenter. Detta görs genom att du i formelfältet i denna komponent skriver in namnet på variabeln som ni skapat. Läs mer här: Egen kolumnformel

OBS! Vi har inte stöd för ackumulerade kolumner i kombination med variabler som innehåller division. 

Innan en KPI-mall tas ut, rekommenderar vi att du först skapar respektive KPI och anger ett värde för en period, eftersom de då följer med vid exporten och förenklar arbetet med att fylla i respektive period och värde. För att ta ut en KPI-mall så går du via Ekonomi ute till vänster och sedan Datahantering och KPI, därefter väljer du KPI-mall. 

Då dyker en ruta upp som låter dig reglera inställningarna för denna mall. Välj period på tidsaxeln, vilka kolumner som ska skrivas ut samt KPI:er som ska följa med. De KPI:er som listas är de som redan finns registrerade.Tryck på Exportera för att ladda ner filen.

Om det redan finns KPI:er inlagda kommer dessa med enligt valen ovan. Om det inte finns några, kommer endast första och andra raden att ha värden.

Här är ett exempel på hur en mall kan se ut.

I den översta raden ska du endast ändra datumen (H och framåt i exemplet ovan, endast månader är tillgängliga som tidsintervall. Ange sista dagen i de månader du vill ha med i samma format som ovan (ÅÅÅÅ-MM-DD).

På den andra raden finns en beskrivningstext. Den kan du ta bort eller låta stå kvar, men ingen data skall anges på denna rad.

På resterande rader visas den information som redan finns i systemet.

I kolumn A anges KPI:n så som systemet ska läsa in den, det innebär att namnet bara får innehålla stora och små bokstäver mellan a till z samt understreck. Denna kolumn motsvarar Namn vid manuell registrering.

OBS! Det får inte vara fler än 64 tecken när du skapar ett KPI-värde, oavsett om du gör det via Excel-mallen eller direkt i systemet.

I kolumn B kan du namnge KPI:n och här är alla tecken tillåtna och det är detta Namnet som kommer att synas under KPI-namnet i översikten. Samma sak i kolumn C, där du kan ange en längre beskrivning. Kolumn C motsvarar Beskrivning vid manuell registrering. 

I resterande kolumner fylls KPI-värden i.

Kolumn D: för varje ny KPI måste du fylla i Typ som antingen RESULT eller BALANCE.

Kolumnerna E till G kan innehålla antingen Budget, Enhet eller Affärsområde beroende på vilka kolumner som valts vid exporten. Om du vill använda dig av budget- eller prognosvärden, så är det antingen BUDGET eller FORECAST som ska anges i kolumnen Budget.

Om inget av dessa valdes, börjar det från kolumn E och framåt fylla på med KPI-värden, motsvarande det datum som står på rad 1.

Värdena som fylls i får endast innehålla siffror och decimaltecken.

Om en ny KPI ska registreras, så måste åtminstone ett värde anges i en av datumkolumnerna, annars kommer inte KPI-namnet att läsas in.

När alla värden är ifyllda, spara filen, gå tillbaka till programmet och välj Ladda upp KPI.