Hantera dina fakturor via domarklubban

Varje faktura har en egen domarklubba. Du hittar den både från listan och inne på varje enskild faktura.

Klickar du på domarklubban och sedan Hantera fakturan får du upp följande alternativ:

• Pausa fakturan

• Jag har fått betalt på annat sätt

• Jag vill stå för kundens avgifter

• Jag vill avsluta Fortnox hantering av fakturan

• Skicka fakturan igen

I samband med att du skickar fakturan via Fakturatjänster så bokför vi den automatiskt, detta gör att du inte kan ändra förfallodatum efter att fordran är skickad. Du kan istället pausa fakturan så att din kund får längre tid på sig att betala.

Skulle du vilja pausa påminneslehanteringen av en faktura gör du så här:

Klicka på domarklubban.

Välj Hantera fakturan - Jag vill pausa fakturan.

I den nya rutan som öppnas kan du välja att pausa fakturan i upp till 60 dagar åt gången. Fyll i det datum då hanteringen av fakturan ska återupptas, och klicka på Pausa.  Du kan pausa fakturan på nytt när de 60 dagarna har passerat.
Så länge fakturan är pausad kommer inga nya krav skickas till din kund.
Notera dock att det inte fungerar att pausa en faktura om inkassokravet förfallit och du fått besked om att det är dags för vidare fakturahantering. Fakturan är pausad automatiskt fram till att du gör ett val om du vill driva fakturan vidare .

Grundtanken med en paus är att ge kunden anstånd med sin betalning. Om fakturan betalas under pausen, behöver de inte betala någon dröjsmålsränta för paustiden. Tar pausen slut utan att kunden betalat, skickas däremot nästa krav med dröjsmålsränta även för den tid fakturan varit pausad.

Tänk på att du inte kan pausa en såld faktura. Skulle du önska att pausa en såld faktura ber vi dig kontakta oss.

Har du fått betalt direkt till dig för en faktura skickad via fakturatjänsterna, eller ligger det kvar ett restbelopp som du vill skriva bort? Då är det viktigt att betalningen rapporteras till Fortnox. Detta för att undvika att din kund fortsätter få påminnelser och inkassokrav skickat till sig.

Skulle du vilja rapportera en inbetalning på en faktura gör du så här:

Klicka på domarklubban vid fakturan.

I rutan som öppnas väljer du Hantera Fakturan högst upp till höger och klickar sedan på Jag har fått betalt på annat sätt.

I den nya rutan som öppnas upp anger du vilket belopp som är betalt och ska avslutas. Har det hunnit tillkomma avgifter får du även besluta om du eller din kund ska stå för dessa. Väljer du att stå för tillkomna avgifter kommer dessa att dras och bokföras automatiskt via ditt Fortnox Betalkonto . Väljer du istället att din kund står för avgifterna kommer ett efterkrav skickas ut och skulden fortsätta drivas mot kunden.

Du kan även välja om vi ska hantera bokföringen av inbetalningen och mot vilket konto. Notera då att bokföringen sker per det datum rapporteringen görs, så har du fått inbetalningen tidigare kan du avvakta med att bokföra betalningen i detta steg och istället bokföra den på korrekt datum i efterhand.

När betalningen är rapporterad får du en bekräftelse samt att det kommer stå Rapporterad inbetalning under Finansiell historik.

Har det tillkommit avgifter på fakturan som du vill stå för? Då gör du så här:

Klicka på domarklubban vid fakturan.

Klicka sedan på Hantera fakturan och välj Jag vill stå för kundens avgifter.

Väljer du att stå för tillkomna avgifter kommer dessa att dras och bokföras automatiskt via ditt Fortnox Betalkonto.

Om du valt att du ska stå för din kunds tillkomna avgifter går det inte att ångra detta val. Har du däremot valt att din kund ska stå för avgifterna kan du ångra ditt val och istället välja att du själv ska stå för dem. Då går du bara tillbaka in på domarklubban - Hantera fakturan - Jag vill stå för kundens avgifter.

Om din kund redan betalt in kapitalbeloppet och du vill skriva av resterande del av fakturan, så kan du bokföra en bortskrivning.

Gå då till Inbetalningar som du hittar inne på fakturan. Ändra Betalt i sek till 0:- (eftersom 0:- blivit betalt), och klickar sedan på bokstaven B till höger om nollan.

I den nya rutan väljer du ett eller flera bokföringskonton du vill skriva bort fakturabeloppet mot, och klickar på Spara.

Därefter är det bara att klicka på Bokför, så är bortskrivningen bokförd.

Tänk på att avsluta fakturan i Fortnox Finans hantering via Domarklubban i samband med att du bokför en bortskrivning. Detta för att Fortnox Finans inte ska fortsätta driva in skulden.

Skulle du vilja avsluta Fortnox Finans hantering av din faktura? Då gör du så här:

Klicka på domarklubban vid fakturan.

Klicka sedan på Hantera fakturan och välj Jag vill avsluta Fortnox hantering av fakturan.

Har det inte tillkommit avgifter på fakturan får du upp följande ruta. Klicka på OK om du är säker på att du vill avsluta fakturan.

Har det tillkommit avgifter så får du möjlighet att välja om du ska stå för dessa eller om din kund ska göra det.

Väljer du att din kund står för avgifterna så avslutas fakturan i Fortnox Finans hantering och ett efterkrav skickas till din kund på kvarstående avgifter.

Väljer du själv att stå för avgifterna kommer dessa att dras automatiskt från ditt betalkonto kontoutdrag hos Fortnox .

När fakturan är avslutad kommer fakturan få status Stängd. Detta ser du under Fakturainformation inne på domarklubban.

Det kommer även stå Bortskrivning av kapitalbeloppet under Finansiell historik.

Tänk på att eventuell inbetalning som inkommer till Fortnox Finans inte kommer kunna betalas ut till dig om fakturan är avslutad. Det är viktigt att du meddelar din kund att inte betala fakturan du väljer att avsluta.

Om du skickat en faktura med Fakturaservice och vill skicka en kopia via mejl till din kund kan du antingen skicka den direkt i ditt Fortnox, eller tipsa din kund om att besöka vår fakturaportal för att själv hämta ner fakturakopian.

Vill du skicka fakturan direkt från ditt program gör du så här:

Gå in på fakturan och klicka på domarklubban i övre vänstra hörnet. I rutan som visas klickar du på Hantera fakturan och väljer därefter Skicka fakturan igen.

Fyll i e-postadress under Mottagare. Du kan välja ja eller nej på om du vill uppdatera e-post på fakturan och klicka sedan på Skicka.

Den faktura som då mejlas ut kommer att vara fakturaservice-versionen av fakturan, och alltså innehålla rätt information om bankgiro och OCR-nummer.

Har du valt att uppdatera e-postadressen på fakturan så kommer även kommande händelser att skickas till denna adress. Det är därför viktigt att bara uppdatera adressen på fakturan om du vet att kunden går att nå på den nya e-postadressen.

När du skickat en faktura med fakturaservice hamnar alla transaktioner inne på ditt betalkonto. Betalkontot hittar du under Meny - Betalkonto kontoutdrag, du kan även klicka dig direkt vidare till ditt Betalkonto genom att klicka på Visa i dialogrutan nere till vänster som kommer upp när du klickar på domarklubban.