Hantera betalansvar för klienters abonnemang

Betalansvar avgör om klienten själv eller byrån ska faktureras för kostnaden för en klients abonnemang. Klienter som saknar ett betalansvar behöver hanteras av dig som byrå då betalansvaret kommer hamna på byrån om inget val är gjort. Det i sin tur innebär att byrån kommer få fakturan för klientabonnemanget.

Som systemadministratör på byrån om en eller flera av dina klienter saknar betalansvar, visas en dialog enligt bild nedan när du loggar in i Digital byrå. Rutan visas en gång per dag fram till och med dagen innan faktureringsdatumet, men inte på själva faktureringsdatumet eller efter. Du får också en gul banner med information om att hantera betalansvar som visas i hela programmet. Om du inte aktivt väljer vem som ska ha betalansvaret senast datumet som visas i din byrå blir byrån betalansvarig för dessa klienter.

Du som systemadministratör på byrån hittar samma vy när som helst genom att i menyn klicka på klientadministration följt av Betalansvar eller i Mina klienter under knappen Administration uppe till höger följt av Hantera betalansvar.

I listan Hantera ej angivet betalansvar ser du samtliga klienter som saknar betalansvar, med kolumnerna Klient, Org.nummer, E-post för fakturering och Betalansvar. För varje klient väljer du om betalansvar ska vara på Klient eller Byrå genom att klicka på respektive knapp i raden.

Vill du sätta samma val för alla klienter i listan på en gång använder du knapparna Sätt alla till klient eller Sätt alla till byrån som du finner ovanför listan. Är listan lång kan du scrolla ner och klicka på Visa fler för att hantera resterande klienter.

Är du osäker på vilket betalansvar det ska vara på en enskild klient kan du istället klicka på Hantera senare, då flyttas klienten ur den aktuella omgången utan att något val sparas. Ändrar du dig går det bra att klicka på Ångra för att ta tillbaka möjligheten att välja betalansvar.

Innan du bekräftar dina val, klicka på Läs mer för att öppna rutan Viktigt att tänka på. Där påminns du om två saker:

• Kontakta klienter utan sysadmin – klienter som saknar en systemadministratör informeras inte automatiskt när betalansvaret ändras. Dessa behöver du kontakta manuellt, till exempel med hjälp av den färdiga mejlmallen under Verktygslådan i Byrånyheter. Du kommer till Verktygslådan genom att i menyn klicka på Byrånyheter och då finns Verktygslådan ute till höger. Du kan även under Mina klienter klicka på Alla nyheter i rutan för byrånyheter så visas verktygslådan på samma sätt.

• Kontrollera faktureringsuppgifter – byrån ansvarar för att faktureringsuppgifterna för fakturering är korrekta på klienten. Saknas e-postadress för fakturering tilldelas en adress automatiskt som gör att fakturan hamnar under inkomna dokument nere på klienten i Fortnox (inbox.lev.abonnemangsnr@arkivplats.se). Saknar klienten en postadress för fakturering hämtas den istället från Bolagsverket. Kontrollera i listan att e-postadresserna för fakturering. Stämmer inte adressen behöver du i dagsläget gå in på klienten och uppdatera uppgifterna, det är systemadministratör på klienten som har behörighet att göra detta. Du kan fortfarande sätta betalansvaret nu, men behöver uppdatera e-postadressen innan nästa faktura skickas ut så den kommer rätt.

När du är klar klickar du på Uppdatera betalansvar längst ner i listan. Du får då en sammanfattning som visar hur många klienter som kommer att få ett uppdaterat betalansvar och hur många som eventuellt återstår att hantera. Kom ihåg att meddela de klienter som får ett ändrat betalansvar, gärna med hjälp av mejlmallen under Byrånyheter – Verktygslådan.

När betalansvar på klienter återstår att hantera

När alla klienter har ett betalansvar satt efter bekräftelse

Vill du bekräfta, väljer du Bekräfta, annars Avbryt för att gå tillbaka och justera dina val.

Efter att du bekräftat visas sidan Uppdatering av betalansvar pågår. Du kan lämna sidan – du får en avisering i Fortnox när uppdateringen är klar. En ny masshantering kan påbörjas först när den pågående är slutförd. Klickar du på länken i notisen navigeras du vidare till Hantera betalansvar på nytt och hantera resterande klienter som saknar ett betalansvar

Medan du väntar på att uppdateringen ska bli klar visas ett tips om att bjuda in firmatecknare och bolagsföreträdare som användare i Fortnox. Klickar du dig vidare kommer du till en separat vy där du för varje klient ser hur många företrädare som redan är tillagda (till exempel 3/8 tillagda, Ej tillagd eller Uppgift saknas) och kan bjuda in dem som saknas. Du kan bara bjuda in företrädare för klienter där du själv är systemadministratör.

För att läsa mer om hur du bjuder inte Firmatecknare & Företrädare klicka här:Bjud in firmatecknare & företrädare | Fortnox

Datumet för när byrån automatiskt blir betalansvarig på klienter där betalansvar saknas styrs av byråns faktureringsdatum för nästa avtalsperiod. Du hittar detta datum på klientens abonnemangssida, under Aktuell period > Faktureringsdatum. Betalansvaret sätts automatiskt till byrån på natten detta datum, om inget aktivt val har gjorts.