Dokument

Du laddar upp ett dokument genom att klicka på Ladda upp dokument. Därefter kan du antingen dra och släppa filen i uppladdningsrutan, eller klicka på Välj fil för att välja ett dokumentet från din dator. Klicka därefter på Ladda upp.

Om du väljer att skapa en mapp får du först namnge mappen. Du har i detta läge möjlighet att i Byråns dokument göra mappen privat genom att bocka i rutan vid Privat mapp. En privat mapp innebär att dess innehåll endast är synligt för dem som du valt att ge åtkomst in till den. En privat mapp kan inte göras synlig för alla efter att den skapats och på samma sätt kan inte en synlig mapp i efterhand göras privat. Det går inte att göra mappar privata under Interna och delade dokument. 

Du hanterar behörigheter för en privat mapp genom att klicka på de tre prickarna längst ut till höger på raden för mappen i översikten och därefter på hantera behörighet. Om du redan står i den privata mappen kan du antingen klicka i rutan för åtkomst, eller på de tre prickarna uppe till höger och därefter på Hantera behörighet.

Klicka på Lägg till personer, välj de personer som ska få åtkomst till mappen och klicka sedan på Dela.

Därefter väljer du vilken behörighet användaren ska ha för den privata mappen:

• Kan läsa – användaren kan se och öppna dokument som har laddats upp i mappen, men kan inte göra några ändringar.

• Kan redigera – användaren kan hantera dokumenten i mappen genom att exempelvis lägga till, redigera och ta bort dokument. En användare med behörigheten Kan redigera kan även hantera åtkomsten till mappen samt ändra behörigheter för de användare som har åtkomst till den.

När du laddat upp ett dokument eller skapat en mapp kommer du till en översiktsvy där du kan se dina dokument och mappar. Här kan du se vem dokumentet är Uppladdat av, när dokumentet eller mappen senast är Uppdaterad samt dokumentets Storlek. 

I översiktsvyn visas inte information för mapparna gällande uppladdat av eller storlek utan detta visas istället när du går in i mappen. 

Under översikten kan du ladda upp fler dokument genom att klicka på Ladda upp dokument eller skapa en ny mapp genom att klicka på Skapa mapp.

Du kan masshantera flera dokument eller mappar samtidigt genom att bocka i rutan till vänster om  dokumentet eller mappen. När du markerar ett dokument eller mapp får du möjlighet att kopiera, duplicera, flytta, exportera eller ta bort 

Redigera
Klickar du på redigera har du möjlighet att ändra namn på dokumentet eller mappen. 

Kopiera
Ger dig möjlighet att kopiera både dokument och mappar. Du kan inte kopiera en privat mapp, men om du har behörighet till en privat mapp kan du kopiera och klistra in innehåll i den privata mappen.

När du har klickat på Kopiera och vill till exempel kopiera dokumentet från översikten till en mapp, klickar du på den önskade mappen och väljer sedan Klistra in.

Duplicera
Genom att klicka på Duplicera skapas en kopia av dokumentet eller mappen i dokumentöversikten. Det går inte att duplicera en Privat mapp. 

Flytta
Genom Flytta har du möjlighet att både flytta in dokument till mappar men även mappar till andra mappar. Klicka på Flytta och välj sedan vart du vill flytta dokumentet eller mappen genom att klicka på mappen i rutan som öppnats. För att flytta ut ett dokument eller en mapp till översiktsvyn igen så klickar du på Dokument och sedan Flytta.

Exportera
Genom att välja Exportera laddar du ned det dokument eller den mapp som du har markerat till din dator.  

Ta bort
Väljer du att ta bort ett dokument eller mapp är det permanent och du har ingen möjlighet att ångra borttagningen.

Genom att klicka på namnet för ett dokument antingen under Dokument eller inne i en Mapp öppnas dokumentet. Du har här möjlighet att se detaljer om dokumentet genom att klicka på informations i:et uppe till höger i rutan som öppnas för dokumentet. Du har även möjlighet att kommentera dokumentet genom att klicka på ikonen för kommentar. Du kan i detta läget även ladda ned dokumenten genom att klicka på Ladda ner original.

Genom att klicka på tre prickarna ute till höger på raderna för era dokument och mappar så får du alternativen, Redigera, Kopiera, Duplicera, Flytta och Ta bort.

I Byråns dokument som du finner genom att klicka på Vår byrå i Menyn i er Digitala byrå har du möjlighet att lagra alla de dokument som är viktiga för er egen verksamhet.

Det finns ingen specifik behörighet för att du ska kunna ladda upp eller se dokument under Byråns dokument utan det räcker att du åtkomst till Digital byrå genom en byråpartnerlicens. 

Du har här möjlighet att ladda upp dokument direkt men du kan också skapa mappar för att organisera era dokument. Mappar går även att göra privata, genom att göra en mapp privat kan du själv välja vilka personer från er byrå som ska ha tillgång till att se och ladda upp dokument i den mappen. För att komma igång klickar du antingen på Ladda upp dokument eller Skapa mapp.

Interna dokument är en plats där byrån kan samla dokument som rör en specifik klient. Endast de konsulter från er byrå som har åtkomst till klienten, eller som har behörigheten Visa alla klienter via sin byråpartnerlicens, kan ta del av klientens interna dokument. Vid en bortkoppling av klienten finns de uppladdade interna dokumenten kvar för er byrå.

Vid bortkoppling av en klient finns de uppladdade interna dokumenten kvar, och ni som byrå behåller åtkomsten till dem. 

Du når Interna dokument för en klient genom att klicka på Dokument när du befinner dig under klientinformationen för den aktuella klienten i er Digital Byrå. Om du laddat upp dokument i den tidigare dokumentvyn når du dessa genom att klicka på Visa äldre dokument.

Delade dokument är en yta där du som konsult kan ladda upp dokument, och som sedan kundanvändaren på klienten kan ta del av. Endast de konsulter som har åtkomst till klienten, eller som har behörigheten Visa alla klienter via sin byråpartnerlicens, kan ta del av klientens delade dokument. 

Vid en bortkoppling av klienten finns de uppladdade Delade dokumenten kvar, och både byrån och klienten behåller åtkomst till dem. 

Du når Delade dokument för en klient genom att klicka på Dokument när du befinner dig på klientinformationen för den aktuella klienten i er Digital Byrå. Om du laddat upp dokument i den tidigare dokument vyn når du dessa genom att klicka på Visa äldre dokument.

För att en kundanvändare ska kunna komma åt Delade dokument måste användaren ha Fortnox-ID kopplat till sin användare samtha behörigheten Dokument aktiverad under Samarbete. 

Steg för att aktivera denna behörighet:

1. Gå till Administrera användare i kundabonnemanget.

2. Klicka på ikonen för Editera längst ut till höger på raden för den användare som ska få åtkomst.

3. Klicka på Samarbete.

4. Slå på reglaget vid Dokument.

5. Klicka på Spara.

När kundens användare fått behörighet till dokument kommer de åt det genom Meny och sedan Dokument. En kundanvändare har tillgång till, och kan ladda ned, de dokument som har laddats upp av konsult, men kan inte själv ladda upp nya dokument.