Ärenden

Genom Ärenden kan du som konsult efterfråga dokument, dela material och kommunicera med dina kunder. Det finns ingen särskild behörighet för att se ärenden. Du kan se ärenden för de klienter du har åtkomst till. Om du har behörigheten Visa alla klienter via din byråpartnerlicens får du åtkomst till alla klienters ärenden. Det är bara du som konsult som kan skapa nya ärenden. Din kund kan ta emot och svara på de ärenden som du har skapat men inte skapa egna.

Du når ärenden för en klient genom att i menynunder fliken Vår byrå klicka på Ärenden, eller genom att klicka på Ärenden under Länkar när du befinner dig på klientinformationen för den aktuella klienten.

Om inget ärende är skapat möts du av av en vy där du får möjlighet att antingen skapa ett Nytt ärende eller skapa en Ärendemall.

Du kan för att hantera de ärenden som är mer återkommande skapa Ärendemallar. 

För att skapa en ny ärendemall klickar du på Ärendemallar under Ärenden i menyn till vänster.

Det du fyller i under Ämne är det som mallen kommer att heta. Skriv sedan en Beskrivning och bifoga eventuellt ett dokument. 

Du kan sedan använda mallen för att skapa ett ärende på följande sätt. 

• Klicka på namnet för mallen under Ärendemallar och därefter på Använd mall. 

• Klicka på de tre prickarna längst ut till höger för mallen under Ärendemallar och sedan på Använd mall.

För att använda en mall vid skapandet av ett Nytt ärende klickar du på de tre prickarna uppe till höger och väljer Använd mall.

Därefter väljer du den mall du vill använda under Ärendemall och klickar på Välj.

För att ta bort en mall går du till Ärendemallar. Klicka på de tre prickarna till höger på raden för den mall du vill ta bort och klicka på Ta bort. 

Om du väljer Nytt ärende skapar du det genom att fylla i följande:  

Till
Här väljer du vilken klient ärendet avser.

Deltagare
Vilka användare som ska ta del av ärendet, det kan vara deltagare både från byrån men även klienten som du väljer här, det beror på vilka du anser ska kunna ta del av ärendet.För att en kundanvändare ska vara valbar som deltagare behöver den ha behörigheter till Meddelanden genom Samarbete, Fortnox-ID kopplat till sin användare och varit inloggad i Fortnox. 

För att ge en användare behörighet till meddelande följer ni dessa steg: 

1. Gå till Administrera användare i kundabonnemanget.

2. Klicka på ikonen för Editera längst ut till höger på raden för användaren som ska få åtkomst.

3. Klicka på Samarbete.

4. Slå på reglaget vid Meddelande.

5. Klicka på Spara

Ämne
Skriv ett ämne för ärendet.

Beskrivning
Här beskriver du ditt ärende.

Deadline
Här anger du ett datum för deadline. Mottagaren får då information om att det är fram till det angivna datumet som du behöver få materialet som efterfrågas i ärendet

Bifoga dokument
Här kan du bifoga dokument till ärendet. Du gör det genom att antingen dra och släppa en fil i uppladdningsrutan, eller så klickar du på Välj fil och väljer en fil på din dator. Du har även möjlighet att här välja ett av de dokument som du redan laddat upp under antingen Byråns dokument, Interna eller delade dokument, för klienten ärendet avser, genom att klicka på Välj fil från arkiv.

Om ärendet avbryts innan det skickas kommer det att sparas under Utkast, och du kan när som helst fortsätta med ärendet genom att klicka in på det här under.

När du fyllt i ovan information och är redo att skicka ärendet gör du det genom att klicka på Skicka. 

Deltagarna på ärendet från kundabonnemanget kommer då få notiser om att de mottagit ett ärende beroende på vilka Inställningar de har för Inkorgen och sedan Samarbeten i sitt abonnemang.

Är notisen Fortnox påslaget kommer notiser att visas dels under klockan uppe till höger men även i inkorgen. Om notisen E-post också är påslagen får deltagaren även ett mejl med information om att ett nytt ärende har inkommit. I mejlet uppmanas användaren att logga in i sitt Fortnoxabonnemang för att ta del av ärendet.

När ärendet är skickat kommer det att läggas under Öppna och det visas en Status på ärendet, vem ärendet är skickat Till, vilka Deltagare som är med i ärendet, Deadline samt senast Uppdaterad.

När kunden svarat på ärendet får du en notis om detta under Öppna i ärenden. Klicka på raden som avser ärendet för att se vad kunden svarat.

Du ser här vad kunden har svarat samt om de bifogat dokumentet du efterfrågat. Genom att klicka på Hantera Filer vid Bifogade dokument kan du enkelt Ladda ner dokumentet till din dator eller genom att klicka på Spara i dokumentarkiv välja att spara det under Byråns dokument, Delade eller Interna dokument.

För att svara kunden på ärendet skriver du ditt meddelande i textrutan under Svara på ärendet. 

Om du vill skriva en intern kommentar som bara deltagare från er byrå kan se, klickar du på Kommentera internt. 

För att skicka meddelandet kan du klicka på Skicka svar. Men du kan också klicka på pilen bredvid skicka svar för att få olika alternativ på vilken status ärenden ska få efter att det skickats. 

Du kan välja mellan dessa alternativ: 

• Skicka svar och markera som pågående 

• Skicka svar och markera som väntar på svar

• Skicka svar och markera som klart

Om inget av alternativen väljs utan du väljer att endast skicka svar kommer ärendet att få statusen Pågående. Du har möjlighet att välja status på ärendet själv genom att klicka i statusrutan ute till höger och välja den status du anser passar. Detta kan vara bra under tiden du arbetar med ett ärende, du kan då ändra dess status för att hålla ordning på arbetet.

Om du väljer statusen Klar eller Arkiverat kommer även kunden att kunna se det. Det påverkar dock inte statusen som kunden har på sin sida, istället visas det i meddelandet att du har markerat ärendet som klart eller arkiverat hos er.

De övriga statusarna är interna och syns bara för deltagarna från er byrå. De kan vara användbara när du vill hålla koll på ert eget arbete utan att er klient ser dessa uppdateringar.

Dessa statusar finns att välja på genom att klicka i statusrutan:

• Nytt

• Pågående

• Väntar på svar

• Pausat

• Klart

• Arkiverat

När ärendet klarmarkeras ändras statusen under Öppna till Klart. Genom att klicka in på ärendet har du möjlighet att fortsätta konversationen med kunden även om det är klarmarkerat. 

När du känner att ärendet är klart ändrar du statusen till Klar. På detta sätt får även kunden information att du anser att ärendet är klart från ert håll. Även om du klarmarkerar ett ärende så kan du klicka in på det igen under Öppna och fortsätta skriva i det. Du har möjlighet att Arkivera ett ärende antingen genom att gå in på ärendet och ändra status till arkiverat i rutan för status eller genom att klicka på de tre prickarna längst ut till höger på ärenderaden under Öppna och sedan på Arkivera.

Om du ångrar att du har arkiverat ett ärende kan du enkelt flytta tillbaka det till Öppna. Gå till Arkiverade, öppna ärendet genom att klicka på det och ändra status till valfri annan än Arkiverat. 

Genom Ärenden kan konsulterna på den byrå som ert Fortnoxabonnemang är sammankopplat till enkelt be om och dela dokument med er. Det är endast byrån som kan skapa ett ärende, men du som användare kan enkelt svara och skicka de dokument som efterfrågas.

Du hittar dina ärenden genom att klicka Meny, Inkorgen och sedan på Byråsamarbete.

För att öppna ärendet klickar du på raden för det ärende du vill öppna. 

Du svarar på meddelandet genom att skriva ditt svar i meddelanderutan. Om du behöver bifoga ett underlag klickar du på Bifoga filer och väljer den fil som ska skickas med. När du är klar klickar du på Skicka.  

Du har möjlighet att få notiser om att ett ärende har inkommit. Du ställer in vilka notiser du får genom att klicka följande: Kugghjulet - Inkorgen - Aviseringar - Samarbeten.

Är notisen Fortnox påslaget kommer notiser att ett ärende har inkommit visas under dels klockan uppe till höger men även i inkorgen. Om notisen E-post också är påslagen får du även ett mejl med information om att ett nytt ärende har inkommit.