Kundkännedom

Tilldela behörighet 

Kundkännedom ingår i Byråpartner och man behöver därför inte beställa licens för att få tillgång till det. Du kommer däremot behöva tilldela behörigheter för kundkännedom till den eller de användare som ska ha möjlighet att arbeta med programmet. Det gör du genom att gå in under Administrera användare och klicka på licensikonen för Byråpartner. 

De behörigheter du kan ge användaren är: 

Skriva 

• Starta kundkännedom 

• Skicka ID-kontroll 

• Skicka kundkännedomsblankett

• Lägg till, ändra uppgifter på roller 

• Stänga notiser rörande: möjlig pep, möjlig sanktion, oväntad person som signerat kundkännedomsblanketten samt förändring i styrelse. 

Ange risk

• Sätta risk 

• Sätta risk vid omprövning 

Hantera inställningar

• Möjlighet att kunna skapa/ändra på mallar för utskick av kundkännedomsblankett

• Möjlighet att skapa/ändra mallar för checklistor gällande interna frågor som kontrolleras i samband med att man sätter risk

• Möjlighet att kunna sätta intervall för när omprövning ska göras baserat på risknivå som är satt. 

Allmän riskbedömning

Möjlighet att ladda upp och ta del av allmän riskbedömning

OBS! Du har inte möjlighet att upprätta en allmän riskbedömning genom Fortnox kundkännedom utan kan endast ladda upp er redan framtagna allmänna riskbedömning. 

När behörigheter är tilldelade de användare som ska arbeta med programmet så kommer du åt kundkännedom genom att under Meny i Digital byråöppna fliken Vår byrå och därefter klicka på Kundkännedom.

Hantera mallar

Om du har behörigheten att Hantera inställningar kan du genom Hantera mallar anpassa mallar för kundkännedomsblanketten som används för inhämtning av information från kund, men även skapa mallar för checklistor som används till interna frågor som kontrolleras i samband med riskbedömning. 

För att skapa en mall klickar du på Hantera mallar. Du får då upp alternativen att antingen skapa en mall för Checklista eller Kundkännedomsblankett. Det finns standardmallar men dessa är endast exempel på frågor som kan vara relevanta för dig att ställa till kunden. Det är viktigt att du anpassar mallarna eller skapar egna för att uppfylla er byrås behov av god kundkännedom. 

Skapa mall för kundkännedomsblankett
Efter att du har klickat på Hantera mallar så väljer du Kundkännedomsblankett. Du har då uppe till höger möjlighet att klicka på Skapa ny mall. Du kan välja vilket språk du vill använda i mallen uppe till höger. De språk som finns tillgängliga är svenska, engelska, norska samt danska. Därefter behöver du namnge mallen i rutan för Namn på mall. 

Genom att klicka på Lägg till ny fråga får du möjlighet att skriva frågor och under frågetyp väljer du vilken svarstyp frågan ska ha.  Alternativen Ja/Nej svar och Kryssruta under frågetyp ger dig möjlighet till att lägga till en underfråga till din ursprungsfråga. Du har även möjlighet att göra frågan obligatorisk genom att slå på reglaget för detta.
För att lägga till en ny sektion för frågor klickar du på Lägg till sektion. Frågornas ordning kan enkelt justeras genom att använda pilarna ovanför respektive fråga.
Du kan spara det arbete du gjort genom att klicka på Spara för att komma tillbaka och färdigställa mallen vid ett senare tillfälle. När du är färdiga med er mall klickar du på Publicera.
Du har möjlighet att radera en mall för kundkännedomsblankett genom att klicka in på mallen du vill radera och därefter klicka på soptunnan. En raderad mall för kundkännedom går inte att återställa. 

Skapa mall för Checklista
Efter att du har klickat på Hantera mallar så väljer du Checklista och därefter skapa ny checklista. De frågor du skapar ska formuleras som Ja/Nej frågor och där Ja svar behöver förklaras ytterligare. Du får först fylla i Namn på checklistan och därefter har du möjlighet att skriva en beskrivning.
Om du har lagt till fler frågor genom knappen Lägg till fråga kan du sortera ordningen på dessa genom att klicka på pilarna vid respektive fråga för att flytta upp och ned den. Du kan spara det arbete du gjort genom att klicka på Spara för att färdigställa checklistan senare.
När du är färdig med er checklista klickar du på Publicera för att göra checklistan tillgänglig i riskbedömningen.
Du kan ta bort en checklista genom att arkivera den. För att arkivera en checklista klickar du på de tre prickarna under åtgärder och sedan på Arkivera. Du ser dina arkiverade checklistor genom att slå på reglaget för Visa arkiverade checklistor. En arkiverad checklista går inte att använda igen. 

Översikt

Första vyn som du möts av är Översikt. Här visas den allmänna riskbedömningen, om det finns uppladdat, för de användare som har behörighet att se den. En allmän riskbedömning kan inte skapas direkt i programmet. Däremot kan du ladda upp en redan framtagen riskbedömning och använda den som grund i ditt fortsatta arbete med kundkännedomen i Fortnox. 

För att ladda upp er allmänna riskbedömning klickar du på Ladda upp i rutan för Allmän riskbedömning. 

I samband med att du laddar upp er allmänna riskbedömning får du även ange datum för när omprövning av den allmänna riskbedömningen ska göras. Ange ett datum och klicka på Spara. 

När den allmänna riskbedömningen är uppladdad kan du genom att klicka på Historik få information om vem som laddat upp den, när uppladdningen utfördes samt när den ska omprövas. Du har även här möjlighet att Ta bort den uppladdade versionen av er allmänna riskbedömning genom att klicka på soptunnan när du står under historik.

Under Händelser får duinformation om det sker något på de kunder där kundkännedom är påbörjad som du behöver hantera. 

Möjlig avvikelse vid signering
Om någon annan än den utsedda personen har signerat kundkännedomsblanketten behöver du ta ställning till om signeringen ändå kan godkännas.

Träff på sanktionslista
Om ett företag eller en person under bevakning skulle upptäckas i en sanktionslista får du information om detta under träff på sanktionslistan.

Förändring i styrelsen
Skulle en Förändring i styrelsenske på ett företag kommer detta att informeras om under händelser. 

Träff på PEP-lista
Vid träff på att en person eventuellt kan vara PEP visas detta under händelser.  

Ompröva allmän riskbedömning
När det är dags att ompröva den allmänna riskbedömningen som du laddat upp kommer du få påminnelse om detta under händelser. Du släcker denna händelse genom att ladda upp en ny allmän riskbedömning.  

För att du ska få en bättre överblick över vilka klienter du har Bekräftat PEP och Bekräftat sanktion på, visar vi dessa under översikten. 

I rutan Aktiv kundkännedom visar vi hur många procent av era klienter där du påbörjat en kundkännedom. Genom att klicka på Klienter utan kundkännedom presenterar vi de klienter där kundkännedom i dagsläget inte är påbörjad. Under Risknivå ser du hur många klienter det är som du satt en risk på samt hur riskfördelningen är på dessa.  

Kundkännedomslista

Under kundkännedomslista visar vi era klienter i en listvy. Här får du informartion om gällande risknivå, när omprövning ska ske, vilken status klienten befinner sig i samt om det finns några händelser som du behöver hantera. Vi märker även upp på klienten om denna fått träff på PEP eller har fått träff i en sanktionslista. Du kan gå in i en klients kundkännedom genom att klicka på pilen längst ut till höger på raden som avser klienten. Har inte en kundkännedom påbörjats så kan du istället klicka på playtecknet längst ut till höger för att påbörja kundkännedom för klienten.

Arkiv

Under Arkiv visar vi era klienter där du avslutat kundkännedomen men också har arkiverat klienten i er byrå. Du får information om när det avslutades och kan genom att klicka på pilen längst ut till höger kommer åt arbetet som gjorts innan det avslutades. En avslutad kundkännedom går inte att återuppta utan du behöver i så fall påbörja en ny.

Vi kommer nu gå igenom arbetsflödet när du påbörjar en ny kundkännedom. En ny kundkännedom kan startas från följande platser.   

• När du skapar en Ny klient och då som ett steg i onboardingflödet.

• På klientkortet för befintlig klient.

• Genom att klicka på Ny kundkännedom när du står under Kundkännedom i Digital Byrå.

När du påbörjar en ny kundkännedom för en klient enligt ett av ovan alternativ så görs ett uppslag om företaget. Företagsinformation hämtas in automatiskt genom uppslag från olika källor. De personer som finns registrerade i styrelsen kommer att visas under Roller. Styrelsemedlemmar som har rollen Verklig huvudman, Styrleseledamot, VD eller Innehavare kommer bevakas per automatik när du startar kundkännedomen. En bevakning innebär att programmet dagligen kontrollerar så personen inte förekommer som PEP eller finns med på sanktionslistor. Skulle programmet få träff på PEP eller sanktion kommer du få notis om detta. Det skapas även upp AML-rapporter samt registerutdrag under Rapporter. Daglig bevakning av sanktionslistor och styrelseförändringar på företagsnivå startas också per automatik. Skulle det ske förändringar så kommer du få notiser om detta i Digital Byrå.

Skicka kundkännedomsblankett 

Nästa steg är att skicka ut en kundkännedomsblankett till er kund för att bekräfta samt komplettera inhämtad information. Under arbetsuppgifter och notiser finns nu en notis om att förbereda kundkännedomsblankett. Genom att klicka på raden kommer du in i verktyget där du kan förbereda de frågor som ska skickas ut till kunden. Du finner också möjligheten att förbereda kundkännedomen under Utskick. Om du har skapat en mall för kundkännedomsblankett kan du i detta steget använda dig av den.

Du behöver först välja vem som kundkännedomblanketten ska skickas till genom att lägga till den personen under Personer ansluta till detta uppdrag. De personer som är valbara att lägga till är de som hämtas upp i samband med uppslaget som gjordes när du startade kundkännedomen eller de som du manuellt lagt till under Roller. Genom att klicka på Redigera kontaktuppgifter kan du ändra eller lägga till uppgifter till mottagaren av blanketten.

Tänk på att det är e-postadressen som står här på användaren som kundkännedsomsblanketten kommer att skickas till.

Välj därefter vilken Mall samt vilket Språk du vill använda i kundkännedomsblanketten som skickas ut. Du har även möjlighet att skriva en hälsning till mottagaren av blanketten.

Genom att klicka på Redigera kundkännedomsblanketten har du möjlighet att själv lägga till den information du vet om kunden innan du skickar blanketten. Om mottagaren saknar Bank-ID finns alternativet att bocka i rutan Tillåt analog signering. Det innebär att i steget när mottagaren ska signera så kommer ett alternativ utöver Bank-ID finnas där personen kan signera genom att skriva sitt namn. Om alternativet Tillåt analog signering inte är ibockat kommer endast möjlighet att signera med Bank-ID finnas. När du känner dig redo att skicka kundkännedomsblanketten klickar du på Skicka blankett. Mottagaren kommer nu att få ett mejl och kan därifrån starta och besvara frågorna. 

När kundkännedomsblanketten har signerats uppdateras följande. Under fliken Roller bekräftas rollerna för de personer som ingick i det utskickade formuläret. Samtidigt skapas en rapport med frågesvaren och de uppgifter som kontaktpersonen har bekräftat. Denna rapport finns tillgänglig under fliken Rapporter. Eventuella svar om PEP som lämnats i formuläret visas direkt i listan över roller. Om du behöver uppdatera informationen kan detta göras genom att klicka på namnet för personen under Roller.

ID-kontroll

När kundkännedomsblanketten är signerad kommer du få en ny notiser om att det är dags att genomföra ID-kontroll. Om du anser att en ID-kontroll inte behöver utföras kan du kryssa ner notisen gällande ID-kontroll under Arbetsuppgifter & Notiser. En ID-kontroll kan du skicka antingen under Roller och då genom att först klicka på de tre prickarna ute till höger på raden för användaren och sedan på ID-kontroll. Du har också möjlighet att göra det under Utskick och då genom att klicka på Förbered ID-kontroll.

Om du startar ID-kontrollen via Utskick behöver du själv välja vem som ska genomföra kontrollen. Startar du däremot processen från Roller och en specifik användare, fylls den användaren i automatiskt. 

Det finns två sätt som användaren kan identifiera sig genom:

Skicka ID-kontroll med BankID
Med detta alternativ behöver användaren signera med BankID.

Hantera ID-kontroll manuellt
Manuell hantering innebär att du laddar upp en godkänd ID-handling genom att klicka på Ladda upp fil. Det filformat som stöds är PDF, JPG, JPEG samt PNG. Genom detta alternativ skickas inte kontrollen ut till kund. 

Om du har skickat ut en ID-kontroll för signering med BankID kan du avbryta den genom att gå till Utskick och klicka på Avbryt sändningen för den person du vill avbryta.

När ID-kontrollen har signerats så markeras personen under Roller med ID-bekräftat och statusen inväntar signering försvinner.  

Riskbedömning

Nästa notis att hantera är den för att genomföra riskbedömningen för klienten. Du kan nå riskbedömningen antingen genom notisen under Översikt eller via alternativet Riskbedömning.

Under riskbedömning presenterar vi de eventuella riskindikationer som tagits fram så du kan ta ställning till risksättningen. Du kan även här använda dig av checklistan som hjälper dig att hålla kvalitet samt dokumentera det som uppkommit i samband med kundkännedomsprocessen. Den ger dig även en hjälp att kontrollera så inget är missat i arbetet med kundkännedomen.Det är nu dags för riskbedömning. Du kan välja att antingen sätta Hög risk, Normal risk eller Låg risk. Oavsett vilken risk du sätter behöver du skriva en förklaring till risknivån. Du har därefter möjlighet att skriva en kommentar till risknivån men detta är inte tvingande. 

Du slutför riskbedömningen genom att klicka på Slutför. När du satt en risk på klienten skapas dokumentet Riskbedömning upp under Rapporter, denna rapport innehåller informationen som presenterades och som du fyllde i under Riskbedömning. Risknivån kommer att visas under riskbedömning men även under kundkännedomslistan i Digital Byrå. Baserat på vilken risk som valdes kommer ett datum att visas i Digital Byrå för när nästa kundkännedom ska utföras för kunden. 

Låg risk - 12 månader

Normal Risk - 12 månader 

Hög risk - 6 månader 

Under Översikt visas företagsinformation som hämtades in genom uppslaget när du påbörjade kundkännedomen för klienten. 

Om företaget skulle ha en registrerad SNI-kod som anses vara en förhöjd riskbranch kommer SNI-koden att rödmarkeras. Genom att hålla musmarkören på SNI-koden får du information om vilka källor som den förhöjda risken baseras på. 

Likadant om postadressen ligger i ett utsatt område. Då kommer även postadressen att rödmarkeras på samma sätt som SNI-koden och genom att hålla musmarkören på raden får du information om vilka källor det baseras på.    

Historik
Historik under översikten fungerar som en behandlingshistorik och visar när åtgärder har utförts samt av vem.

Under roller visar vi de personer som hämtats in och tillhör styrelsen för kunden. Om förändringar av styrelsen inte hunnit registrerats innan vi gör uppslaget kan du själv komplettera listan genom att klicka på Lägg till person. Fyll i information om personen du vill lägga till och klicka sedan på Lägg till person så kommer denna sedan att visas under Roller. 

Namn
Genom att klicka på en persons namn i listan under Roller öppnas dennes personenuppgifter. Du har här möjlighet att redigera uppgifter så som PEP-status, sanktionstatus samt roller kopplat till personen. Om du redigerar en PEP eller sanktionsstatus behöver du skriva en förklaring till varför ändringen görs. 

Märkning
I listan för roller finner vi som sagt de personer som hämtats in i uppslaget men även de du manuellt lagt upp. Skulle personen vara PEP, sanktionerad eller registrerad på en postadress som tillhör ett utsatt område kommer detta märkas upp på raden som avser personen. Genom att hålla musmarkören på märkningen Geo får du även information om källan för den förhöjda riskindikationen.  

Bevakning
Personer under roller som har rollen Verklig huvudman, Styrleseledamot, VD eller Innehavare kommer bevakas per automatik, men du har även möjlighet att slå på bevakning av en person som saknar någon av dessa roller genom att klicka på reglaget under bevakning för den person du vill bevaka. En bevakning innebär att programmet dagligen kontrollerar så personen inte förekommer som PEP eller finns med på sanktionslistor samt är registrerad i ett område med förhöjd risk. 

Roller
Här ser du de roller som är kopplade till personen. Det kan vara att dessa är hämtade i uppslaget som gjordes när kundkännedomen påbörjades  men det kan också vara roller som är manuellt tillagda mot personen. 

Status
Under status kan följande statusindikationer visas, Roller bekräftade, ID bekräftat samt ID-kontroll pågår. 

Under de tre prickarna längst ut till höger på respektive rad under Roller kan du starta ID-kontroll samt välja personen som kontaktperson. 

Under Utskick har du möjlighet att förbereda och skicka kundkännedomsblankett samt ID-kontroll. Du får här information om Status på både Kundkännedomblanketten samt ID-kontroll om dessa är skickade. Om du skickat iväg antingen Kundkännedom blanketten eller ID-kontrollen men dessa inte är besvarade har du möjlighet att avbryta sändningen genom att klicka på de tre prickarna ute till höger på respektive rad och därefter på Avbryt sändningen.

Genom att klicka på pilen längst ut till höger får du information såsom mottagare av utskicket, vilken e-post det skickats till samt när det skickades och av vem. Skulle mottagaren inte svara på den utskickade Kundkännedomen eller ID-kontrollen skickas det ut tre automatiska påminnelser med sju dagars mellanrum. Det går inte i dagsläget att skicka ut en påminnelse manuellt.    

Under Rapporter samlar vi de olika rapporter som skapas genom programmet och du har härigenom möjlighet att både öppna och se rapporterna men även ladda ned dem genom att klicka på ikonen under Ladda ned ute till höger. Du har även här under möjlighet att ladda upp egna dokument som du vill ha sparat kopplat till klienten i arbetet med kundkännedomen. Du laddar upp dokument genom att klicka på Ladda upp dokument. 

Under Riskbedömning kan du sätta risk på er klient genom att klicka på Sätt risk. Du kommer här under också få information om riskindikatorer såsom om det finns personer som är PEP och eller sanktionerade kopplat till företaget. Även om företaget i sig är sanktionerat visas detta som en riskindikator. 

Du kommer även här få information om det redan gjorts en riskbedömning, information om motivering till den nuvarande riskbedömningen, vem som gjorde bedömningen av risken och när risken sattes. Det kommer också visas när den nuvarande riskbedömningen behöver omprövas. 

Under Tidigare riskbedömningar kan du se de historiska riskerna som gjorts och även här samma information om motivering, vem som bedömt risken och när det gjordes.