Dokument och Ärenden

I Byråns dokument som du finner genom att klicka på Vår byrå i Menyn i er Digitala byrå har du möjlighet att lagra alla de dokument som är viktiga för er egen verksamhet.

Det finns ingen specifik behörighet för att du ska kunna ladda upp eller se dokument under Byråns dokument utan det räcker att du åtkomst till Digital byrå genom en byråpartnerlicens. 

Du har här möjlighet att ladda upp dokument direkt men också skapa mappar för att organisera era dokument. Mappar går även att göra privata, genom att göra en mapp privat kan du själv välja vilka personer från er byrå som ska ha tillgång till att se och ladda upp dokument i den mappen. För att komma igång klickar du antingen på Ladda upp dokument eller Skapa mapp. 

Du laddar upp ett dokument genom att klicka på Ladda upp dokument. Därefter kan du antingen dra och släppa filen i uppladdningsrutan, eller klicka på Välj fil för att välja ett dokumentet från din dator. Klicka därefter på Ladda upp.

Om du väljer att skapa en mapp får du först namnge mappen. Du har även i detta läge möjlighet att göra mappen privat genom att bocka i rutan vid Privat mapp. En Privat mapp innebär att dess innehåll endast är synligt för dem som du väljer att bjuda in till den. En privat mapp kan inte göras synlig för alla efter att den skapats och på samma sätt kan inte en synlig mapp i efterhand göras privat. 

Efter att du har laddat upp ditt första dokument kan du skapa en mapp genom att klicka på de tre prickarna och sedan välja Skapa mapp.

När du laddat upp ett dokument eller skapat en mapp kommer du till översiktsytan för dokument. Du kan här se dels de uppladdade dokumenten och mapparna, men också vem dokumentet är Uppladdat av, när dokumentet eller mappen senast är Uppdaterad samt dokumentets Storlek. I översiktsvyn för dokument visas inte information för en mapp gällande Uppladdat av eller storlek utan detta visas istället när du går in i mappen. Du kan här också ladda upp fler dokument genom att klicka på Ladda upp dokument.

Genom att klicka på tre pilarna ute till höger på raderna för era dokument och mappar så får du alternativen, Redigera, Markera som läst,Kopiera, Duplicera, Flytta och Ta bort. 

Redigera
Klickar du på redigera har du möjlighet att ändra namn på dokumentet eller mappen. 

Markera som läst
För att lättare hålla koll på vilka dokument du redan har tagit del av kan du markera dem som lästa. Då visas en grön markering till vänster om dokumentet.

Kopiera
Ger dig möjlighet att kopiera både dokument och mappar. Du kan inte kopiera en privat mapp, men om du har behörighet till en privat mapp kan du kopiera och klistra in innehåll i den privata mappen.

När du har klickat på Kopiera och vill till exempel kopiera ett dokument från dokumentöversikten till en mapp, klickar du på den önskade mappen och väljer sedan Klistra in.

Duplicera
Genom att klicka på Duplicera skapas en kopia av dokumentet eller mappen i dokumentöversikten. Det går inte att duplicera en Privat mapp. 

Flytta
Genom Flytta har du möjlighet att både flytta in dokument till mappar men även mappar till andra mappar. Klicka på Flytta och välj sedan vart du vill flytta dokumentet eller mappen genom att klicka på mappen i rutan som öppnats. För att flytta ut ett dokument eller en mapp till översiktsvyn igen så klickar du på Dokument och sedan Flytta.

Ta bort
Väljer du att ta bort ett dokument eller mapp är det permanent och du har ingen möjlighet att ångra borttagningen. 

Hantera valda dokument och mappar
Du har möjlighet att masshantera flera dokument och mappar samtidigt genom att markera dem i listan och sedan klicka på Hantera valda dokument och mappar. Genom detta alternativ har du även möjlighet att exportera de valda dokumenten och mapparna. När du exporterat kommer en mapp laddas ned på din dator med de dokument och mappar du valt.

Genom att klicka på namnet på ett dokument antingen under Dokument eller inne i en Mapp öppnas dokumentet. Du har här möjlighet att se detaljer om dokumentet genom att klicka på informations-i:et uppe till höger i rutan som öppnas för dokumentet. Du har även möjlighet att kommentera dokumentet genom att klicka på ikonen som ser ut som en pratbubbla.

Interna dokument är en plats där byrån kan samla dokument som rör en specifik klient, så att de medarbetare som arbetar med klienten får enkel tillgång till dem. Endast de konsulter som har åtkomst till klienten, eller som har behörigheten Visa alla klienter via sin byråpartnerlicens, kan ta del av klientens interna dokument. Vid en bortkoppling av klienten finns de uppladdade dokumenten kvar, och både byrån och klienten behåller tillgången till dem.

Du når Interna dokument för en klient genom att klicka på Dokument under Länkar när du befinner dig på klientinformationen för den aktuella klienten i er Digital Byrå.

För att läsa mer om hur du hanterar dokument och mappar under Interna dokument, klicka här: Ladda upp dokument

Delade dokument är en yta där du som konsult kan ladda upp dokument, och som sedan kundanvändaren på klienten kan ta del av. Endast de konsulter som har åtkomst till klienten, eller som har behörigheten Visa alla klienter via sin byråpartnerlicens, kan ta del av klientens interna dokument. 

Vid en bortkoppling av klienten finns de uppladdade dokumenten kvar, och både byrån och klienten behåller tillgången till dem.

Du når Delade dokument för en klient genom att klicka på Dokument under Länkar när du befinner dig på klientinformationen för den aktuella klienten i er Digital Byrå.

För att en kundanvändare ska kunna komma åt Delade dokument måste användaren finnas upplagd i kundabonnemanget och ha behörigheten Dokument aktiverad under Samarbete. För att aktivera denna behörighet:

1. Gå till Administrera användare i kundabonnemanget.

2. Klicka på editera-ikonen längst ut till höger på raden för den användare som ska få åtkomst.

3. Klicka på Samarbete.

4. Slå på reglaget vid Dokument.

Klicka på Spara.

När kundens användare fått behörighet till dokument kommer de åt det genom Meny och sedan Dokument. En kundanvändare har tillgång till, och kan ladda ned, de dokument som har laddats upp av konsult, men kan inte själv ladda upp nya dokument.

För att läsa mer om hur du hanterar dokument och mappar som konsult under Delade dokument, klicka här: Ladda upp dokument

Genom Ärenden kan du som konsult efterfråga dokument, dela material och kommunicera med dina kunder. Det finns ingen särskild behörighet för att se ärenden. Du kan se ärenden för de klienter du har åtkomst till. Om du har behörigheten Visa alla klienter via din byråpartnerlicens får du åtkomst till alla klienters ärenden. Det är bara du som konsult som kan skapa nya ärenden. Din kund kan ta emot och svara på de ärenden som du har skapat men inte skapa egna.

Du når Ärenden för en klient genom att klicka på Ärenden under Länkar när du befinner dig på klientinformationen för den aktuella klienten i er Digital Byrå.

Om inget ärende är skapat möts du av av en vy där du får möjlighet att antingen skapa ett Nytt ärende eller skapa en Ärendemall.

Du kan för att hantera de ärenden som är mer återkommande genom att skapa Ärendemallar. 

För att skapa en ny ärendemall klickar du på Ny ärendemall. Det du fyller i under Ämne är det som mallen kommer att heta. Skriv sedan en Beskrivning och bifoga eventuellt ett dokument. 

Du kan sedan använda mallen för att skapa ett ärende på följande sätt. 

• Klicka på namnet för mallen under Ärendemallar och därefter på Använd mall. 

• Klicka på de tre prickarna längst ut till höger för mallen under Ärendemallar och sedan på Använd mall.

För att använda en mall vid skapandet av ett Nytt ärende klickar du på de tre prickarna uppe till höger och väljer Använd mall.

Därefter väljer du den mall du vill använda under Ärendemall och klickar på Välj.

För att ta bort en mall går du till Ärendemallar. Klicka på de tre prickarna till höger på raden för den mall du vill ta bort och klicka på Ta bort. 

Om du väljer Nytt ärende skapar du det genom att fylla i följande:  

Till
Här väljer du vilken klient ärendet avser.

Deltagare
Vilka användare som ska ta del av ärendet, det kan vara deltagare både från byrån men även klienten som du väljer här, det beror på vilka du anser ska kunna ta del av ärendet.

Ämne
Skriv ett ämne för ärendet.

Beskrivning
Här beskriver du ditt ärende.

Deadline
Här anger du ett datum för deadline. Mottagaren får då information om att det är fram till det angivna datumet som du behöver få materialet som efterfrågas i ärendet

Bifoga dokument
Här kan du bifoga dokument till ärendet. Du gör det genom att antingen dra och släppa en fil i uppladdningsrutan, eller så klickar du på Välj fil och väljer en fil på din dator. Du har även möjlighet att här välja ett av de dokument som du redan laddat upp under antingen Byråns dokument, Interna eller delade dokument, för klienten ärendet avser, genom att klicka på Välj fil från arkiv.

Om ärendet avbryts innan det skickas kommer det att sparas under Utkast, och du kan när som helst fortsätta med ärendet genom att klicka in på det här under.

När du fyllt i ovan information och är redo att skicka ärendet gör du det genom att klicka på Skicka. 

Deltagarna på ärendet från kundabonnemanget kommer då få notiser om att de mottagit ett ärende beroende på vilka Inställningar de har för Inkorgen och sedan Samarbeten i sitt abonnemang.

Är notisen Fortnox påslaget kommer notiser att visas dels under klockan uppe till höger men även i inkorgen. Om notisen E-post också är påslagen får deltagaren även ett mejl med information om att ett nytt ärende har inkommit. I mejlet uppmanas användaren att logga in i sitt Fortnoxabonnemang för att ta del av ärendet.

När ärendet är skickat kommer det att läggas under Öppna och det visas en Status på ärendet, vem ärendet är skickat Till, vilka Deltagare som är med i ärendet, Deadline samt senast Uppdaterad.

När kunden svarat på ärendet får du en notis om detta under Öppna i ärenden. Klicka på raden som avser ärendet för att se vad kunden svarat.

Du ser här vad kunden har svarat samt om de bifogat dokumentet du efterfrågat. Genom att klicka på Hantera Filer vid Bifogade dokument kan du enkelt Ladda ner dokumentet till din dator eller genom att klicka på Spara i dokumentarkiv välja att spara det under Byråns dokument, Delade eller Interna dokument.

För att svara kunden på ärendet skriver du ditt meddelande i textrutan under Svara på ärendet. 

Om du vill skriva en intern kommentar som bara deltagare från er byrå kan se, klickar du på Kommentera internt. 

För att skicka meddelandet kan du klicka på Skicka svar. Men du kan också klicka på pilen bredvid skicka svar för att få olika alternativ på vilken status ärenden ska få efter att det skickats. 

Du kan välja mellan dessa alternativ: 

• Skicka svar och markera som pågående 

• Skicka svar och markera som väntar på svar

• Skicka svar och markera som klart

Om inget av alternativen väljs utan du väljer att endast skicka svar kommer ärendet att få statusen Pågående. Du har möjlighet att välja status på ärendet själv genom att klicka i statusrutan ute till höger och välja den status du anser passar. Detta kan vara bra under tiden du arbetar med ett ärende, du kan då ändra dess status för att hålla ordning på arbetet.

Om du väljer statusen Klar eller Arkiverat kommer även kunden att kunna se det. Det påverkar dock inte statusen som kunden har på sin sida, istället visas det i meddelandet att du har markerat ärendet som klart eller arkiverat hos er.

De övriga statusarna är interna och syns bara för deltagarna från ert företag. De kan vara användbara när du vill hålla koll på ert eget arbete utan att byrån ser dessa uppdateringar.

Dessa statusar finns att välja på genom att klicka i statusrutan:

• Nytt

• Pågående

• Väntar på svar

• Pausat

• Klart

• Arkiverat

När ärendet klarmarkeras ändras statusen under Öppna till Klart. Genom att klicka in på ärendet har du möjlighet att fortsätta konversationen med kunden även om det är klarmarkerat. 

När du känner att ärendet är klart ändrar du statusen till Klar. På detta sätt får även kunden information att du anser att ärendet är klart från ert håll. Även om du klarmarkerar ett ärende så kan du klicka in på det igen under Öppna och fortsätta skriva i det. Du har möjlighet att Arkivera ett ärende antingen genom att gå in på ärendet och ändra status till arkiverat i rutan för status eller genom att klicka på de tre prickarna längst ut till höger på ärenderaden under Öppna och sedan på Arkivera.

Om du ångrar att du har arkiverat ett ärende kan du enkelt flytta tillbaka det till Öppna. Gå till Arkiverade, öppna ärendet genom att klicka på det och ändra status till valfri annan än Arkiverat. 

Genom Ärenden kan konsulterna på den byrå som ert Fortnoxabonnemang är sammankopplat till enkelt be om och dela dokument med er.Det är endast byrån som kan skapa ett ärende, men du som användare kan enkelt svara och skicka de dokument som efterfrågas.

Du hittar dina ärenden genom att klicka på Inkorgen i menyn och sedan välja Samarbete.

Du har möjlighet att få notiser om att ett ärende har inkommit. Du ställer in vilka notiser du får genom att klicka följande: Kugghjulet -Inkorgen - Aviseringar - Samarbeten. 

Är notisen Fortnox påslaget kommer notiser att ett ärende har inkommit visas under dels klockan uppe till höger men även i inkorgen. Om notisen E-post också är påslagen får du även ett mejl med information om att ett nytt ärende har inkommit.

När ett ärende har inkommit och du ska besvara det gör du på följande sätt. Klicka Meny, Inkorgen och sedan på Samarbete. För att öppna ärendet klickar du på raden för det ärende du vill öppna.  

När du öppnar ärendet ser du en beskrivning av vad som efterfrågas och vem som har skickat det. Du kan även se om en deadline har satts, vilken status ärendet har och vilka deltagare som ingår.

För att svara byrån på ärendet skriver du ditt meddelande i textrutan under Svara på ärendet. 

Om du vill skriva en intern kommentar som bara deltagare från ert företag kan se, klickar du på Kommentera internt. 

Om byrån efterfrågat ett dokument kan du enkelt bifoga det genom att klicka på Dra och släpp filer här, eller klicka för att välja.

För att skicka meddelandet kan du klicka på Skicka svar. Men du kan också klicka på pilen bredvid skicka svar för att få olika alternativ på vilken status ärenden ska få efter att det skickats. 

Du kan välja mellan dessa alternativ: 

• Skicka svar och markera som pågående 

• Skicka svar och markera som väntar på svar

• Skicka svar och markera som klart

Om inget av alternativen väljs utan du väljer att endast skicka svar kommer ärendet att få statusen Pågående. 

Du har möjlighet att välja status på ärendet själv genom att klicka i statusrutan ute till höger och välja den status du anser passar. Detta kan vara bra under tiden du arbetar med ett ärende, du kan då  ändra dess status för att hålla ordning på arbetet.

Om du väljer statusen Klar eller Arkiverat kommer även byrån att kunna se det.Det påverkar dock inte statusen som byrån har på sin sida, istället visas det i meddelandet att du har markerat ärendet som klart eller arkiverat hos er.

De övriga statusarna är interna och syns bara för deltagarna från ert företag. De kan vara användbara när du vill hålla koll på ert eget arbete utan att byrån ser dessa uppdateringar.

Dessa statusar finns att välja på genom att klicka i rutan för status:

• Nytt

• Pågående

• Väntar på svar

• Pausat

• Klart

• Arkiverat

När du känner att ärendet är klart ändrar du statusen till Klar. På detta sätt får även byrån information att du anser att ärendet är klart från ert håll. Även om du klarmarkerar ett ärende så kan du klicka in på det igen under Öppna och fortsätta skriva i det. Du har möjlighet att Arkivera ett ärende antingen genom att gå in på ärendet och ändra status till arkiverat i rutan för status eller genom att klicka på de tre prickarna längst ut till höger på ärenderaden under Öppna och sedan på Arkivera.

Om du ångrar att du har arkiverat ett ärende kan du enkelt flytta tillbaka det till Öppna. Gå till Arkiverade, öppna ärendet genom att klicka på det och ändra status till valfri annan än Arkiverat.