Skanning av fysisk post

Använder du Fortnox Bokföring blir även dina leverantörsfakturor tolkade, det innebär att vi läser av uppgifterna på underlaget samt ger dig ett bokföringsförslag på hur fakturan kan bokföras. Detta ingår i priset för skanningstjänsten.

För att komma igång aktiverar du tjänsten och ger dina leverantörer din skanningsadress. I artikeln går vi igenom hur du beställer och aktiverar tjänsten, var du hittar din skanningsadress och hur du hanterar breven i Företagsbrevlådan.

Vill du använda dig av Skanning av fysisk post behöver du beställa tjänsten och koppla ihop din företagsbrevlåda hos Kivra med Fortnox. Du gör detta direkt i Företagsbrevlådan.

OBS! Du får endast alternativet att beställa skanning om du är inloggad som systemadministratör. Läs mer om hur du ändrar eller tilldelar behörigheter här: Administrera användare

Beställning av tjänsten

Du hittar till beställningen samt kopplingen av Kivra och Fortnox genom att klicka på Kugghjulet - Inkorgen - Företagsbrevlåda - Tjänster. Om du har aktiverat Fortnox myndighetspost behöver du pausa den och därefter aktivera Kivra.

När du har aktiverat tjänsten finns det två adresser som är viktiga att känna till för att posthanteringen ska fungera så smidigt som möjligt.

Din skanningsadress

För att din fysiska post ska skannas in i Fortnox behöver du dela din skanningsadress med de leverantörer som skickar fysisk post till dig. Du hittar din skanningsadress genom att klicka på Kugghjulet - Inkorgen - Företagsbrevlåda - Tjänster.

Din adress för eftersändning

Försändelser som inte kan skannas, till exempel paket eller bankkort, skickas vidare till den adress som är registrerad under företagsuppgifter. Du hittar och kontrollerar adressen för eftersändning via Mitt abonnemang eller genom att klicka på Kugghjulet - Inkorgen - Företagsbrevlåda - Tjänster.

Fysisk post via skanning

All post som inkommer till dig via fysisk skanning levereras direkt till din Företagsbrevlåda i Fortnox. Avser någon av breven en faktura skickas den automatiskt vidare för tolkning.

När tolkningen är klar hittar du din faktura här:

1. Klicka på Meny.

2. Välj Leverantörsfakturor.

3. Klicka på Inkomna fakturor.

4. Härifrån kan du enkelt kontrollera uppgifterna och skapa din leverantörsfaktura.

Digitalpost via Kivra

Observera att digital post som inkommer via Kivra som avser fakturor inte hanteras automatiskt påsamma sätt som fysiskt skannad post. För dessa brev har du två valmöjligheter:

Manuell hantering eller Automatisk sparning

• Läs mer om hur du hanterar brev i Företagsbrevlådan manuellt: Hantering av brev i Företagsbrevlådan

• Läs mer här om hur du aktiverar funktionen: Automatisk sparning

Om du vill avsluta tjänsten Skanning av fysisk post gör du det genom att klicka på Kugghjulet - Inkorgen - Företagsbrevlåda - Tjänster. Tjänsten avslutas även om du tar bort kopplingen till Kivra. 

OBS! Tänk på att du även behöver meddela dina leverantörer en ny adress för fysisk post i samband med att du avslutar tjänsten.

I dokumentet nedan finns ett brevförslag/mall att använda för att skicka till leverantörer för ändring av adress samt e-post.